E-Arşiv Fatura Nedir? E-Arşiv Fatura Mail ile Nasıl Gönderilir?

E-Arşiv sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlar çerçevesinde, işletmelerin fatura oluşturmak, göndermek ve takip etmek için kullanabilecekleri çevrimiçi bir platformdur. Bu sistem, faturalama sürecini otomatikleştirerek işletmelere zaman ve para tasarrufu sağlayabilir. Ek olarak, e-Arşiv sistemleri, işletmelerin ödemeleri takip etmelerine, mali durumlarını yönetmelerine ve muhasebe süreçlerini kolaylaştırmalarına yardımcı olabilir.

İçindekiler Gizle

e-Arşiv Fatura Kullanımı Kimlere Zorunludur?

E-Arşiv Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?

E-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv Faturanın Dezavantajları Nelerdir?

e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-Arşiv Fatura Mail ile Nasıl Gönderilir?

e-Arşiv Faturanın e-fatura’dan Farkı Nedir?

E-Arşiv Fatura İle İlgili En Çok Sorulan Sorular

e-Arşiv Fatura Kullanımı Kimlere Zorunludur?

e-Arşiv faturadan faydalanmak isteyen mükelleflerin öncelikle elektronik fatura kullanıcısı olması gerekir.

GİB’in yayınladığı tebliğe göre; 2022 yılında cirosu 3 milyon TL ve üstü olan işletmelerin 1 Temmuz 2023’e kadar e-arşiv ve e-fatura’ya geçişleri zorunludur.

Fakat e-arşiv’e kendi isteğinizle de geçebilirsiniz. Eğer isteğe bağlı olarak elektronik fatura kullanıcısı olmak istiyorsanız, herhangi bir zamanda elektronik fatura sistemine geçiş yapabilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Sistemi Nasıl Çalışır?

E-Arşiv sistemi, faturaları göndermenin ve takip etmenin kağıtsız bir yoludur. Bir e-arşiv sistemi ile işletmeler, kağıt faturaları yazdırma, doldurma ve postalama ihtiyacını ortadan kaldırarak zamandan ve paradan tasarruf edebilir. E-arşiv fatura ayrıca faturaların kaybolması veya yanlış yere konması riskini azaltır ve ödemelerin takibini kolaylaştırır.

E-arşiv fatura göndermek için işletmelerin fatura bilgilerini e-arşiv sistemine girmeleri yeterlidir. Sistem daha sonra müşteriye e-posta’yla gönderilen faturanın bir PDF’sini oluşturur. Müşteriler faturalarını çevrimiçi olarak görüntüleyebilir ve ödeyebilir ve işletmeler ödemelerin ne zaman yapıldığını takip edebilir.

İşletmeler operasyonlarını düzene sokmanın ve paradan tasarruf etmenin yollarını aradıkça, e-Arşiv sistemleri giderek daha popüler hale gelmektedir. Pek çok muhasebe yazılımı programı artık e-arşiv yetenekleri sunarak işletmelerin bu kağıtsız faturalandırma yöntemini kullanmaya başlamalarını kolaylaştırır.

E-Arşiv Faturanın Avantajları Nelerdir?

E-Arşiv sistemini kullanmanın birçok faydası vardır. Bunlar aşağıdaki şekildedir:

1. Artan verimlilik

E-Arşiv, geleneksel kağıt faturalamaya göre çok daha hızlı ve verimlidir. E-Arşiv fatura ile işletmeler faturalama süreçlerinde zamandan tasarruf ederek diğer görevler için kaynak ayırabilir.

2. Düşük maliyetler

E-arşiv fatura, işletmelerin kağıt faturalarla ilişkili baskı ve kargo maliyetlerinden tasarruf etmesine yardımcı olabilir. Ayrıca işletmeler e-arşiv sistemi kullanarak geç ödeme ücretlerinden kurtulabilir.

3. Geliştirilmiş doğruluk

E-arşiv faturanın kağıt faturalara göre hata içerme olasılığı daha düşüktür. Bu iyileştirilmiş doğruluk, daha iyi karar vermeye ve müşterilerle daha iyi ilişkilere yol açabilir.

4. Artırılmış güvenlik

E-arşiv faturanın taşıma sırasında kaybolmaları veya çalınmaları mümkün olmadığından kağıt faturalardan daha güvenlidir. Ayrıca işletmeler, hassas bilgileri daha fazla korumak için e-Arşiv şifreleyebilir.

e-Arşiv Faturanın Dezavantajları Nelerdir?

E-arşiv faturaların başlıca dezavantajları aşağıdaki şekildedir:

Elektronik faturalara geçiş süreci karmaşık olabilir.
Elektronik fatura sisteminden çıkamazsınız. Eğer elektronik fatura kullanmaya başladıysanız, tekrar kağıt fatura kullanamazsınız.
Bütün faturalar maliye tarafından takip edilebilir.
7 günden daha eski işlemler için fatura kesilemez.

e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Arşiv Fatura başvurusu yapmak için izleyebileceğiniz 2 farklı yol vardır. İsterseniz direkt Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mükelleflere sunduğu e-Arşiv Fatura başvuru ekranı aracılığıyla tüm işlemleri gerçekleştirebilir, isterseniz özel entegratör aracılığı ile başvuru yapabilirsiniz.

Özel entegratörler aracılığı ile yapacağınız başvuru seçeceğiniz entegratörün arayüzüne bağlı olarak farklılık gösterebilse de, aşamalar genellikle benzerdir. Fakat başvuru sırasında GİB tarafından belirtilen bankalardan ödeme yapılarak mali mühür ücretinin yatırılması gerekir. Ücreti yatırdıktan sonra mali mühür uygulamasını bilgisayarınıza indirip kurarak başvuru sürecinin diğer aşamalarına geçebilirsiniz.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

Aşağıdaki adımları izleyerek E-Arşiv Portal üzerinden faturanızı kesebilirsiniz:

Linke tıklayarak E-Arşiv Portal’a giriş yapın.
Açılan ekranda ”Modül Seçiniz” yazan alandan “e-Arşiv Portal”ı seçin.
Soldaki menüden ”Belge İşlemleri”, ”e-Arşiv Fatura (İnteraktif) Oluştur”a tıklayın.
Açılan sayfada ”Vergi kimlik numarası, Unvan, Vergi Dairesi, Ülke, Adres, Mal Hizmet Bilgileri” gibi gerekli alanları doldurun ve ”Oluştur”a tıklayın.
Yine soldaki menüden ”Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif)”e tıklayın ve açılan ekranda ”Sorgula”ya tıklayın.
Sayfada bir önceki adımda bilgilerini doldurduğunuz faturayı göreceksiniz fakat imzasız şekilde.
Son kontrolleri sağlayın ve ”GİB İmza”ya tıklayın.
Son adım olarak cep telefonunuza gelen kodu ekranda gerekli yere alana girin.

E-Arşiv Fatura Mail ile Nasıl Gönderilir?

E-Arşiv faturanızı mail ile göndermenin 2 yolu vardır: manuel olarak gönderme ve entegratör üzerinden gönderme.

1. Manuel Olarak Gönderme

e-Arşiv Fatura ekranında soldaki menüden ”Düzenlenen Belgeler e-Arşiv Fatura (İnteraktif)”e tıklayın ve açılan ekranda tarih seçip ”Sorgula”ya tıklayın.
Seçmek istediğiniz faturayı seçin ve ”İndir”e tıklayın.
İndirdiğiniz dosyayı açın ve html uzantılı belgeye tıklayın.
Açılan ekranda faturanızın üzerinde sağa tıklayın ve ”Yazdır”a tıklayın.
”Kaydet” diyerek faturanızı PDF olarak kaydedin ve isimlendirin.
Son olarak belgenizi göndermek istediğiniz kişiye ya da şirkete mail adresiniz üzerinden gönderin.

2. Entegratör üzerinden gönderme

Eğer bir entegratör üzerinden e-arşiv fatura gönderecekseniz, süreç aşağıdaki şekilde ilerler:

e-Arşiv başvurusu ve aktivasyonun tamamlanmasından sonra elektronik fatura için hesabınız aktive edilir.
Aktivasyon tarihi sonrasında oluşturduğunuz yeni satış faturalarını entegratör üzerinden elektronik olarak göndermeye başlayabilirsiniz.

e-Arşiv Faturanın e-fatura’dan Farkı Nedir?

Aşağıdaki tabloda e-Arşiv ve e-fatura’nın farklarını bulabilirsiniz:

e-Arşiv	e-fatura
e-Arşiv fatura göndericilerin e-Fatura, alıcıların ise kağıt fatura kullanması halinde düzenlenir. e-Fatura kullanıcısı olmayan tüm kişi ve kuruluşlara e-Arşiv Fatura düzenlenir.	e-Fatura mükellefleri arasında kesilir ve gönderilir.
e-Arşiv Fatura, GİB’e sadece ay sonlarında bir rapor ile iletilir.	e-Fatura’da tüm faturalar önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. GİB ise e-faturayı kestiğiniz firmaya iletir.
e-Arşiv Fatura ‘de ise hem elektronik ortamda gönderim yapılabilir, hem de kağıt fatura çıktısı alınabilir.	e-Fatura uygulamasında faturalar, elektronik bir ortamda alıcıya iletilir. Kağıt olarak çıktı almanıza gerek yoktur.
Arşiv Fatura’da serbest format kullanılır.	e-Fatura’nın formatı zorunludur.
Zaman damgası vardır.	Zaman damgası yoktur.

E-Arşiv Fatura İle İlgili En Çok Sorulan Sorular

1. İmzasız e-arşiv fatura geçerli mi?

Hayır geçerli değildir. Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre, GİB imza olmadan fatura geçersiz sayılır. GİB imza firma sahibinin telefonuna gelen SMS’teki kodu sisteme girdiğinizde geçerli olur.

2. e-Arşiv Portal uygulamasına nasıl giriş yapabilirim?

Linke tıklayarak kullanıcı adı ve şifrenizle E-arşiv portal uygulamasına girebilirsiniz.

3. e-Arşiv Portal uygulamasında geriye dönük fatura düzenleyebilir miyim?

e-arşiv Faturanızı hizmetin verildiği anda kesilmesi gerekir. Ancak, ürün satışı yapan işletmelerde durum biraz farklılık gösterir. Böyle bir durumda e-arşiv Fatura düzenleme işlemi, ürünün tesliminden itibaren 7 gün içerisinde gerçekleştirilmesi gerekir.

VUK, 7 günü aşan şekilde geriye dönük fatura kesilirse, bunu usulsüzlük olarak tanımlar ve %10 oranında ‘’Özel Usulsüzlük Cezası’’ kesilir.

4. e-Arşiv fatura kaç gün içinde iptal edilebilir?

e-Arşiv fatura 7 gün içinde iptal edilebilir. Ancak 7 gün geçtiyse, e-arşiv faturayı iptal etmemeniz gerekir. Bu gibi bir durumda müşterinizin işletmenize iade faturası kesmesi gerekir.

5. e-Arşiv Fatura nasıl gönderilir?

e-Arşiv Faturanızı gerekli bilgilerle doldurup GİB imza ile onayladıktan sonra faturanızı e-posta ile müşterilerine gönderebilirsiniz. İsterseniz kağıt çıktı olarak da alarak kargo yolu ile iletmeniz de mümkündür.

6. e-Arşiv ve e-Fatura aynı anda kullanılabilir mi?

Evet, e-Arşiv fatura ve e-Fatura’yı aynı anda kullanılabilirsiniz. Her iki fatura türü de, aynı anda kullanılarak alıcıya elektronik olarak iletilebilir. Hem e-Arşiv fatura hem de e-Fatura, elektronik ortamda depolanır. Ayrıca bu veriler analiz ve raporlama amacıyla kullanılabilir.

7. e-Arşiv fatura kime kesilir?

Kâğıt fatura kullanan firmalara e-Arşiv Fatura kesilebilir. Ayrıca e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara da e-Arşiv Fatura gönderilebilirsiniz.

7. e-Arşiv fatura kısmi olarak iptal edilebilir mi?

Hayır, e-Arşiv faturalar kısmi olarak iptal edilemez. Fakat fatura iptali yapıp saha sonra, tekrar istenilen tutarda fatura kesebilirsiniz.

8. e-Arşiv fatura için hangi bilgilere ihtiyaç vardır?

e-Arşiv fatura göndermek için alıcı ve satıcıya ait T.C. kimlik numarası veya vergi numarası gibi bilgilere ihtiyaç vardır. Ayrıca fatura detayları, miktarlar, vergi oranları gibi işlem bilgilerini de doğru ve eksiksiz olarak girmeniz gerekmektedir.

9. Özel bir entegratör ile e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

Özel bir entegratör aracılığı ile e-Arşiv fatura oluşturmak için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış bir e-Fatura entegratörü ile anlaşma yapmanız gerekmektedir. Ardından entegratörün sağladığı yazılım veya portal aracılığıyla fatura bilgilerini girerek e-Arşiv fatura oluşturabilirsiniz.

10. e-Arşiv fatura ile kağıt fatura arasındaki farklar nelerdir?

e-Arşiv ve kağıt fatura arasındaki temel fark, e-Arşiv faturanın dijital ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanmasıdır. Kağıt fatura basılı bir belge iken, e-Arşiv faura elektronik bir formatta gönderilir. e-Arşiv, iş süreçlerini hızlandırır, kağıt ve posta maliyetlerini azaltır, hata payını düşürür, ayrıca çevre dostudur.

11. e-Arşiv fatura nasıl saklanır ve muhafaza edilir?

e-Arşiv fatura elektronik bir formatta olduğu için dijital ortamda saklanabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen süreler boyunca elektronik ortamda muhafaza edilmelidir. Ayrıca güvenli bir sunucu veya bulut tabanlı hizmetler kullanarak e-Arşiv fatura verilerini saklayabilirsiniz.

12. e-Arşiv fatura kullanırken nelere dikkat etmek gerekir?

e-Arşiv fatura kullanırken dikkat etmeniz gereken bazı noktalar aşağıdaki şekildedir:

Fatura bilgilerini doğru ve eksiksiz girmek önemlidir. Yanlış veya eksik bilgiler hatalara ve sorunlara yol açabilir.
e-Arşiv fatura gönderimi için belirlenen süreleri takip etmek önemlidir. Süresi geçmiş faturaların gönderimi kabul edilmeyebilir.
Güvenlik önlemlerini ihmal etmemeniz gerekir. e-Fatura verilerinin korunması için gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen mevzuat değişikliklerini ve güncellemeleri takip etmek önemlidir. Yeni düzenlemelere uyum sağlamak gerekmektedir.
Eğer özel bir entegratör kullanıyorsanız, iletişim halinde olmak ve teknik destek alabilmek için gerekli iletişim kanallarını kullanmak önemlidir.

İlgili İçerikler:

Tevkifat Nedir? Tevkifatlı Fatura Nedir, Kimler Tevkifat Yapar ve Tevkifat Nasıl Hesaplanır?

E-Fatura Nedir? Elektronik Fatura Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Mail Order Nedir? Ne İşe Yarar?

Şirket Nedir, Nasıl Kurulur? Şirket Kurmak Hakkında Bilinmesi Gerekenler

Şahıs Şirketi Nedir, Nasıl Kurulur? Vergi Oranları

E-ticaret Nasıl Yapılır? 9 Adımda E-ticarete Nasıl Başlanır?

ERP Nedir? İşletmeler İçin Kurumsal Kaynak Planlama ve İş Süreçlerini Başarılı Yönetme

İmza Sirküsü Nedir Ve Nasıl Alınır? İmza Sirküsü Geçerlilik Süresi Ve Almak İçin Gerekli Belgeler

Patent Nedir? Marka Tescili Nasıl Yapılır?

İşlemsel E-Posta Servisi İle WordPress İşlemsel E-posta Gönderimi

Mail Order Nedir? Ne İşe Yarar?