E-Fatura Nedir? Elektronik Fatura Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Herhangi bir muhasebe yazılımında en yaygın olarak oluşturulan belge olan faturalar, tüm işletmeler için defter tutmanın temelidir. Bir mal ve hizmet satın alındığında veya satıldığında; bir fatura düzenlenir. Bir satış faturası, müşterilerinize size ne kadar borçlu olduklarını ve ödemenin ne zaman yapılacağını söyler. Faturalar, şirketlere ürün ve hizmetleri için ödeme yapılmasını sağladığı için hem alıcı hem de satıcı için kritik belgelerdir.

Peki, artık kağıt fatura yerine kullanılmaya başlayan e-fatura nedir?

Elektronik fatura yani e-fatura, belirli belge formatları kullanılarak elektronik olarak düzenlenen, iletilen, alınan, işlenen ve saklanan dijital faturadır. Alıcı ve satıcıya Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden iletilir ve kağıt fatura yerine kullanılır. Kağıt faturalarda yer alan tüm bilgilerin e-fatura’da da yer alması zorunludur.

E-fatura, verimliliği artırmak, manuel hataları en aza indirmek ve işletmelerin e-fatura mevzuatına uymasına yardımcı olmak için manuel görevleri otomatik iş kuralları ve eylemlerle değiştirmeye yardımcı olur.

E-fatura Zorunlu Mu? Kimler E-Fatura Mükellefidir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-fatura’ya zorunlu geçişler başlatıldı. 397 sıra no.lu VUK tebliğine göre, 2018 veya 2019 yıllarında cirosu en az 5 milyon TL olan şirketlerin en geç 1 Temmuz 2020 tarihine kadar e-fatura’ya geçiş yapması zorunlu hale getirildi. 01 Temmuz 2020’den sonra e-fatura mükellefi olan firmaların da, 1 Ocak 2021 tarihinde itibaren e-defter uygulamasına geçiş yapması zorunlu kılındı.

E-fatura zorunluluğu olan firmalar:

2018 hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan vergi mükellefleri,
2018 veya 2019 hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
2020 veya takip eden hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 Milyon ve üzeri olan mükellefler,
Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu üzerinden lisans alan mükellefler,
Hizmet Sağlayıcılar,
Komisyonculuk veya Tüccarlık yaparak sebze, meyve ticareti yapan vergi mükellefleri,
İnternet ortamında gerçek ve tüzel kişilere yönelik araç, gayrimenkul satılmasına veya kiralanmasına yönelik ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri ve işletmecileri,
İnternet ortamında reklam yayınlanmasına aracılık eden firmalar.

E-fatura’ya Nasıl Geçilir?

E-fatura’ya geçmek için öncelikle mali mühre ihtiyacınız var. Mali mühür olmadan e-fatura kesemezsiniz. Peki mali mühür için nereye başvurmam gerekiyor diyorsanız, TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezi internet sitesi üzerinden başvurunuzu yapabilirsiniz.

Daha sonra Gelir İdaresi Başkanlığ’nın sunduğu e-Fatura canlı ortam başvuru formunu doldurarak e-fatura’ya geçmek istediğinizi bildirmeniz gerekir.

Bu iki aşamayı hallettiyseniz, e-fatura oluşturmak, göndermek ve almak için hesabınızı aktive etmeniz gerekiyor. Aktivasyon aşamasından sonra, artık e-Fatura sistemi kullanabilirsiniz.

Nasıl E-fatura Kesebilirim?

Keseceğiniz fatura adedi çok değilse, www.efatura.gov.tr adresinden e-Fatura Portalı aracılığıyla ücretsiz e-fatura hazırlamanız mümkündür. Bu portal üzerinde oluşturulup kesilen faturaların saklanma süresi sadece 6 aydır. 6. aydan sonra faturaların saklanması yükümlülüğü mükellefe aittir.

Keseceğiniz fatura adedi çok yüksekse, şirketinizin bilgi işlem sistemi ile GİB’i birbirine entegre ederek e-fatura’larınızı kesebilirsiniz. Bu yöntem ek yazılım ve donanım maliyeti gerektirir.

Yukarıdaki yöntemlerin dışında, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan özel entegratörler aracılığıyla da e-fatura’larınızı hazırlayabilirsiniz.

E-fatura’nın Avantajları Nelerdir?

E-fatura, faturaların tek bir standart elektronik formatta kolayca oluşturulmasını ve paylaşılmasını sağlar. Faturaların dışa aktarılması, fatura doğrulaması, faturaların e-posta ile gönderilmesi, faturalar için manuel veri girişi için harcanan zamanı ve çabayı önemli ölçüde azaltır.

E-fatura finans personelinin yaptığı veri girişi hatalarını ortadan kaldırır. Fatura verilerinin elektronik formatta gönderilmesine izin vererek hatalı girişleri en aza indirir. Süreçte yapılan hataların takibi ve düzeltilmesi için harcanan zamanı ve çabayı önemli ölçüde azaltır.

E-fatura, şirketlerin fatura yazdırmada tasarruf etmelerine olanak tanır. Faturaları standart elektronik formatta göndererek basılı kopyaları ortadan kaldırabilirsiniz.

Elektronik faturalar, fatura paylaşımı ve ödeme sürecinin tamamını hızlandırır. Satıcıların parayı daha hızlı almasını ve daha öngörülebilir bir nakit akışına sahip olmasını sağlar.

Vergi makamlarının da gerçek zamanlı olarak verilere erişimi olacağı için dolandırıcılık sayısında azalma sağlanır ve vergi beyannamesi verme sürecinin daha iyi yönetilmesine yardımcı olur.

E-Arşiv Nedir?

Bir elektronik fatura türü olan e-Arşiv, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize fatura hazırlayıp göndermenizi sağlayan bir uygulamadır. Sadece tüzel kişilere değil, son kullanıcıya da bir e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.

İsteyen tüm firmalar e-arşiv fatura kullanabilir, fakat e-arşiv fatura kullanmak için e-fatura sistemine de dahil olmanız gerekir.

E-arşiv fatura mükellefleri, 433 sıra numaralı VUK Genel Tebliği kapsamında belirtilen şartları taşıyan kurumlardır.

E-arşiv faturanızı, Gelir İdaresi Başkanlığı portalı üzerinden ya da özel entegratörler aracılığıyla kesebilirsiniz.

E-fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

1. E-fatura yazdırılabilir mi?

Evet, bir tedarikçi ve alıcı, imzalı e-fatura’yı yazdırabilir.

2. Hem e-fatura hem de kağıt fatura düzenlenebilir mi?

Eğer e-fatura kullanıyorsanız, kağıt fatura düzenleyemezsiniz.

3. E-fatura ne zaman yürürlüğe girmiştir?

E-fatura, 397 sıra nolu VUK tebliğiyle 5 Mart 2010 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.

4. Bir firmanın e-fatura kullanıp kullanmadığını anlamak mümkün mü?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesinde yer alan e-fatura’ya kayıtlı kullanıcılar listesine göz atarak, bir firmanın e-fatura kullanıp kullanmadığını anlayabilirsiniz.

5. E-fatura iptal edilebilir mi?

E-fatura’yı gönderen taraf iptal edemez. E-fatura sadece faturanın gönderildiği işletme ya da kurum tarafından iptal edilebilir. İptal için yasal süre 7 gündür.

6. Mali mühürü kaç sene kullanabilirim?

Mali mühür üç sene geçerlidir.

7. Fatura gönderilen kişinin de e-fatura kullanıcısı olması gerekiyor mu?

Hayır gerekmez. Siz e-fatura’nızı hazırlayıp karşınızdaki (gerçek ya da tüzel) kişiye gönderebilirsiniz. Fatura karşınızdaki (gerçek ya da tüzel) kişiye e-arşiv olarak gider.