Radicati Group, dünya çapında günlük gönderilen ve alınan e-mail’lerin 2019’da 293,6 milyardan 2023’te 347,3 milyara yükselmesiyle, gelecekte e-mail kullanımının devam edeceğini öngörüyor. Bu yüzden e-mail, iş iletişimindeki en temel unsur olarak görülüyor ve yakın gelecekte iş dünyasında kullanılmaya devam edecek.
İş dünyasında durum böyle…
Peki bireysel kullanıcılarda durum nasıl?
Campaign Monitor tarafından yayınlanan e-posta istatistiklerine göre, ortalama bir işletme kullanıcısı günde yaklaşık 121 e-posta gönderiyor ve alıyor. Bu, alıcının dikkatini çekmek için ciddi bir rekabet demek.
Peki bu rekabetten tam olarak nasıl ön plana çıkacaksınız?
Kurumsal e-mail yazarken hassasiyet göstererek…
Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır?
Kurumsal e-mail, birçok yönden gayri resmi e-mail’den farklıdır. Sizin ve arkadaşlarınızın birbirinize gönderdiği e-mail’lerden daha profesyonel bir üslupla ve belirli bir formatta yazılır. İyi bir profesyonel e-mail formatı, güvenilir ve profesyonel görünmenizi sağlar.
Aşağıda kurumsal e-mail’in nasıl yazılacağına dair bazı ipuçlarını bulabilirsiniz:
1. Konu Satırı
İyi bir kurumsal e-posta formatı konu satırıyla başlar. E-posta’nın ne hakkında olduğunun bir önizlemesidir. Yalnızca birkaç kelime kullanarak, mesajınızın getirdiği değeri iletmenize yarar. Bu nedenle, konu satırınızı tıklama uyandıracak kadar dikkat çekici hale getirmeniz gerekir.
OptinMonster tarafından derlenen istatistiklere göre:
- Her üç alıcıdan biri e-posta’ları konu satırları akılda kalıcı olduğu için açıyor.
- İnsanların neredeyse %70’i e-posta’ları yalnızca konu satırına göre spam olarak bildiriyor.
Yukarıdaki istatistiklerden anlayacağınız gibi konu satırı iyi bir iş e-posta’sı formatının önemli bir parçasıdır. Bu yüzden konu satırı yazarken bazı şeylere dikkat etmeniz gerekir.
- Kısa ve öz tutun
Konu satırlarınızın 50 karakterden kısa olması gerekir. Bundan daha uzun bir konu satırı yazdığınızda, özellikle mobil e-posta istemcilerinde önizleyen kişiler, büyük olasılıkla konu satırınızı bütünüyle göremezler.
- Akılda kalıcı hale getirin
Aciliyet, gizem, güncellik, alaka düzeyi vb. çağrışımlar yapan kelimeler kullanarak okuyucunun ilgisini çekin. Örneğin, “hemen harekete geçin” ve “ücretsiz” vb. kelimeler kullanabilirsiniz.
- En iyi konu satırını bulmak için A / B testi yapın
Konu satırlarınızı, her zaman ilk seferde hedefe ulaştıramazsınız. Bu yüzden en iyi dönüşüm oranlarını sağlayan konu satırlarını bulmak için A / B testini kullanın.
2. Selamlama
Selamla sözcüğünüz, insanların e-posta’nızı okuduklarında gördükleri ilk şeylerden biridir, bu nedenle bu mesajını doğru şekilde anlamak çok önemlidir. Selamlama sözcüğü e-posta’nın tonunu belirler.
- Uygun bir selamlama kullanın
Bir e-posta yazmaya başlarken kullandığınız selamlama, genellikle sizinle alıcı arasındaki yakınlık düzeyine bağlıdır. Kişiyi ne kadar iyi tanırsanız, selamlama o kadar az resmi olur.
- Selamlamalarınızı kısa ve öz tutun
Alıcı hakkında çok fazla bilgiye sahip değilseniz, selamlarınızı kısa tutmak en iyisidir. Örneğin, “Sevgili İşe Alım Direktörü” yerine “Merhaba” kullanın.
Merhaba [Ad]: Halihazırda profesyonel bir ilişkiniz olan kişilere gönderilen e-posta’lar için uygundur.
Herkese merhaba: E-posta’larınızı kişiselleştirmek ve alıcıların adlarını kullanmak her zaman iyi bir uygulama olsa da, bir grup kişiye hitap etmek için kullanılabilir.
Merhaba: Genellikle gönderen alıcının adını bilmediğinde kullanılır.
Sayın [İsim]: Resmi görünmek istediğinizde kullanılır. Birine ilk kez e-posta gönderirken, resmi e-postalar için ve güçlü bir konumdaki insanlara hitap etmek için uygundur.
3. Gövde Metni
Dostane ve cana yakın bir ton, soğuk ve uzak bir tondan daha iyi olsa da, iş e-posta’ları hava durumu veya en sevdiğiniz hobiler hakkında konuşulacak yer değildir. Bu yüzden, e-posta formatınızda profesyonelliğinizi korurken, mesajınızı açık ve doğrudan bir şekilde iletin.
- Kendinizi tanıtın
Alıcının sizi tanımaması veya hatırlamaması ihtimali varsa bunu yapın. Diğer kişiye kendinizden bahsederken adınızı, pozisyonunuzu, nasıl tanıştığınızı, sizi kimin tanıştırdığını ve diğer ilgili ayrıntıları belirtin. Sizi tanıyan kişilere e-posta gönderiyorsanız bu bölümü atlayın. İş arkadaşlarınızın tanımayabileceği yeni bir e-posta adresi kullanırken kendinizi tanıtmanız da gerekebilir.
- Kısa tutun
Daha uzun mesajlara geri dönüş daha uzun sürer. Daha kısa mesajlar daha hızlı taranabileceği için yanıt süreleri kısalır.
- E-mail’in amacı konusunda net olun
E-mail’inizin amacını açıkça ve doğrudan belirtin. Okunabilirlik için önemli bilgileri numaralandırarak madde işaretleri kullanın. Bir e-mail’i nasıl biçimlendirdiğiniz, yapısal olarak etkinliğinize katkıda bulunur.
- Çok fazla bilgi vermeyin
Özellikle söylenecek çok şey olduğunda cazip gelebilir, ancak çok fazla ayrıntı içeren e-posta’lardan kaçının. Bunun yerine, temel bilgileri verin, gerekirse ek bir belge ekleyin veya isterlerse belgeyi takip e-posta’sıyla onlara gönderin.
- İşleri profesyonel tutun
Ünlem işaretlerine dikkat edin, büyük harf kullanımını yalnızca gerektiğinde kullanın.
4. Kapanış
Bir e-mail’i nasıl sonlandıracağınız, onu başlatmak kadar önemlidir. Çünkü alıcınızda yanlış izlenim bırakmak istemezsiniz. Örneğin, kişiyi iyi tanımadığınızda “Sevgiler, [AD]” kullanmak kötü bir tavsiyedir. “Sevgiler” uygun bir iş e-posta formatı kapanışı değildir.
Peki nasıl yapılması gerekir?
- Okuyucuyu harekete geçirin
Harekete geçirme ifadeniz doğrudan e-posta’nızın niyetiyle bağlantılıdır. Örneğin, okuyucunuzun ücretsiz bir yazılım demosu için tercih ettikleri tarih ve saatle yanıt vermesini istiyorsanız, sonucunuz şöyle bir şey içerebilir: “Hızlı bir arama için uygun olduğunuzda bana haber verin.”
- Uygun bir e-posta imzası kullanın
Selamlamanızda olduğu gibi, e-posta kapanışı da alıcıya ne kadar aşina olduğunuza bağlıdır. Siz ve alıcı zaten birkaç e-posta gönderiminde bulunduysanız, kapanışı nasıl yaptığınız sorun olmaz.
Kullanılacak e-posta kapanış örnekleri aşağıdaki şekildedir:
- Saygılarımla
- Sevgilerimle
- İçtenlikle
- En iyi dileklerimle
- Şimdiden teşekkürler
- Teşekkürler
5. İmza
E-mail imzası, kim olduğunuzu, insanların size nasıl ulaşabileceğini ve insanların siz, işletmeniz veya şu anda üzerinde çalıştığınız projeler hakkında nasıl daha fazla bilgi edinebileceğini netleştirmek için iyi bir fırsattır. İyi biçimlendirilmiş bir kurumsal e-mail, aşağıdaki öğeleri içeren bir imzaya sahiptir:
- Adınız ve ünvanınız
- İletişim bilgileri: E-mail adresi, web sitesi, telefon numarası vb.
- Sosyal medya profillerinize bağlantılar
- Varsa takvim bağlantısı (böylece insanlar size e-posta imzanız aracılığıyla toplantı isteği gönderebilir)
- Profesyonel bir fotoğraf ya da tasarım
- Basit tutun
E-mail imzasında süslü yazı tiplerine veya karmaşık tasarımlara gerek yoktur. İmzanızın profesyonel göründüğünden ve mobil cihazlarda bile okunabilir olduğundan emin olun yeter.
- İletişim bilgilerinizi gerektiği gibi güncelleyin
Bu, kişilerin veya kuruluşların sizinle kolayca iletişim kurabilmesi için gereklidir.
Tüm bu işlemlerden sonra bir yazım hatası yaptığınızı, e-posta’yı gönderdikten sonra fark etmemek için e-posta’nızı yazmayı bitirdikten sonra gerekli kontrolleri yapın.
Şimdi kurumsal e-mail nasıl yazılır özetleyelim.
- Konu satırı: 50 karakterden kısa tutulmalı.
- Selamlama: Dostça ama yine de profesyonel olmalı.
- Gövde: Mesaj açık ve net olmalı. Ayrıca, önemli noktaları listelemek için madde işaretleri kullanılarak uygun şekilde biçimlendirilmeli.
- Kapanış: Arkadaş canlısı ama profesyonel olmalı.
- İmza: Gerekli tüm unsurları içermeli.
Her gün dünyanın dört bir yanında milyarlarca e-posta alışverişi yapılıyor, bu nedenle profesyonel bir e-posta formatını nasıl kullanacağınızı anlamanız, e-posta mesajınızı kısa tutmanız ve amacınızı hedef alıcılarınıza açıkça iletmeniz çok önemlidir.
