Ofiste çalışan çoğu kişi günlerinin büyük bir bölümünü gelen e-posta’larına göz atarak ve e-posta yazarak geçirir. Bu yüzden e-posta yazarken dikkat edilmesi gereken birçok görgü kuralına dikkat etmek gerekir.
Peki bu e-posta görgü kuralları nelerdir? Aşağıda sizin için listeledik:
1. Doğrudan bir konu satırı kullanın
Çoğu durumda, insanlar sadece konu satırlarına göre e-posta’larını açmaya karar verir. Bu noktada e-posta’nızın açılmasını istiyorsanız, güçlü konu satırlarına sahip olmanız gerekir. Güçlü konu satırları kısa, açıklayıcı ve mümkün olduğunca eylem odaklıdır. Örneğin, ”Yönetim Kurulu Toplantısı 01.21.11 gününe ertelendi”, ”Toplantı tarihi değişti”den daha güçlü bir konu satırıdır.
Özellikle e-posta doğrudan pazarlama amacıyla kullanılıyorsa, güçlü bir konu satırına sahip olmak daha da önemlidir. Bu yüzden her zaman alıcının iş sorunlarını veya diğer endişelerini ele aldığınızı bilmesini sağlayacak bir konu satırı seçmeniz gerekir.
2. Profesyonel bir e-posta adresi kullanın
Bir işletmeyi temsil ediyorsanız, her zaman işletmenizin size sağladığı e-posta adresini kullanmanız gerekir. Bu, daha güvenilir görünmenizi sağlar ve e-posta teslim edilebilirliğini önemli ölçüde artırır. Ancak, özel bir e-posta adresi kullanıyorsanız, kullanıcı adınızı seçerken gerçekten dikkatli olmanız gerekir.
3. “Tümünü yanıtla” butonunu dikkatli kullanın
Hiç kimse kendisiyle, departmanıyla veya bireysel sorumluluklarıyla ilgisi olmayan e-posta’ları açmaktan veya okumaktan hoşlanmaz. Fakat alakasız e-posta’ları görmezden gelmek oldukça zor olabilir ve başka görevlere odaklanmaya çalışıyorsanız tekrarlayan uyarılar sizi rahatsız edebilir. Bu yüzden listede yer alan herkesin gerçekten yanıtı alması gerektiğini bilmiyorsanız, “tümünü yanıtla” butonuna basmaktan kaçının.
4. Profesyonel bir e-posta imzası ekleyin
Profesyonel e-posta imzaları daha yüksek yatırım getirisi oranları sağlayabilir. Çünkü e-posta alıcınıza siz veya şirketiniz hakkında ek bilgi verir. Genellikle bir e-posta imzası, tam adınızı, unvanınızı, şirket adınızı ve iletişim bilgilerinizi içermelidir.
5. Profesyonel bir selamlama kullanın
E-posta’nızı yazarken “Merhaba” veya “Herkese merhaba” gibi gündelik selamlamaları kullanırken dikkatli olun. Pek çok e-posta türünde rahat ve samimi selamlar uygun olsa da, ne tür bir kitleye hitap ettiğinizi bildiğinizden emin olduğunuzda bu selamlamaları kullanın.
6. Aşırı ünlem işaretlerine karşı dikkatli olun
Ünlem işareti kullanma alışkanlığınız varsa, coşkunuzu veya heyecanınızı ifade ederken bunları sınırlamaya dikkat edin. Bazı insanlar bu noktalama işaretini aşırı kullanma eğilimindedir ve birkaç cümle içinde birkaç ünlem işareti kullanır. Bu, e-posta’yı yazan kişinin aşırı istekli ve hatta amatör görünmesine neden olabilir. Bu yüzden ünlemi dikkatli bir şekilde ve sadece gerçekten uygun olduğunda kullanın.
7. Mizah kullanırken dikkatli olun
Yüz ifadeleri ve ses tonu olmadan, e-posta’da kullanılan herhangi bir mizah ya da şaka metinde kolayca kaybolabilir. Bu yüzden alıcıyı çok iyi tanımadığınız sürece her türlü mizahı profesyonel e-posta iletişiminden uzak tutmanız gerekir.
Ayrıca, kişisel olarak komik bulduğunuz bir şey, başka birine uzaktan eğlenceli gelmeyebilir. Bazı durumlarda, bir mizah kaba veya incitici bile görünebilir.
8. Tüm e-posta’larınızı yanıtlayın
Aldığınız her e-posta’yı yanıtlamak zordur, ancak en azından yanıtlayabileceğiniz kadar e-posta’yı yanıtlamak bir e-posta görgü kuralıdır. Bu, size yanlışlıkla gönderilen e-posta’ları bile içerir.
9. Gönder tuşuna basmadan önce her zaman düşünün
E-posta alıcılarınız muhtemelen hataları fark eder, ama bu sağlayıcılar her zaman yüzde 100 çalışmaz. Ara sıra yazım hatası herkesin başına gelebilse de, tekrarlanan yazım hataları özensiz görünmenize sebep olabilir.
10. E-posta oluşturduktan sonra e-posta adresini ekleyin
E-posta’yı yazmayı ve düzeltmeyi bitirmeden yanlışlıkla bir e-posta göndermekten kaçınmak mı istiyorsunuz? Bu yüzden önce e-posta’nızı yazmak, ardından mesajı göndermeye hazır olduğunuzda alıcının e-posta adresini eklemek iyi bir uygulamadır.
11. Alıcı adreslerini iki kez kontrol edin
“Kime” satırına kişiler listenizden bir isim yazarken özellikle dikkat edin. Yanlış adı seçmek ne yazık ki çok kolaydır, bu da sizin ve e-posta’yı yanlışlıkla alan kişi için farklı sorunlara sebep olabilir. Ayrıca, konuşma karmaşasını önlemek için e-posta’da CC ve BCC’yi de akıllıca kullanmanız gerekir.
12. Her zaman kültürel farklılıkların iletişiminizi nasıl etkileyebileceğini düşünün
E-posta pazarlama, geniş bir kitleye ulaşmanın en uygun maliyetli yollarından biridir ve kurulumu oldukça kolaydır. Ancak, özellikle e-posta alıcınız yüz ifadenizi veya beden dilinizi göremediğinde, kültürel farklılıklar nedeniyle çok kolay bir şekilde yanlış iletişime yol açabilir.
Mümkünse, e-posta’nızı seçtiğiniz alıcının kültürel bağlamına göre özelleştirmek iyi bir fikirdir.
13. Yazı tiplerinizi basit ve klasik tutun
Her yazı tipinin kendi yeri ve zamanı vardır, ancak iş iletişimi söz konusu olduğunda, yazı tiplerinizi ve renklerini basit ve klasik tutmak daha iyidir. Bu noktada en önemli kural, e-posta mesaj içeriğinizin okunmasının kolay olmasıdır. Genellikle 11 punto veya 12 punto yazı tipi boyutu ve Calibri, Helvetica veya Arial gibi okunması kolay bir sans serif seçmek en iyi uygulamadır. Sıkıcı görünebilir, ancak renk söz konusu olduğunda da siyah en güvenli ve okunması en kolay seçimdir.
Ayrıca metnin vurgulanması için kalın, italik ve alt çizgi kullanımını da minimumda tutmaya çalışmanız gerekir. Bu vurgular önemli bilgilerin öne çıkmasına yardımcı olabilir, ancak çok sık kullanıldığında kaotik görünebilir.
14. İletişiminizi bölümlere ayırın
İletişimlerinizi kişiselleştirmenin en iyi yollarından biri, başlangıçta e-posta listenizi bölümlere ayırmaktır. Segmentasyon özelliği, kullandığınız herhangi bir e-posta pazarlama aracıyla birlikte gelmesi gereken bir özelliktir.
E-posta listelerinizi segmentlere ayırmak, kampanyalarınızı müşteri gruplarınıza göre hedeflemenizi kolaylaştırır ve bu da mesajlarınızı alıcılarınıza daha uygun hale getirmenize olanak tanır.
15. Tonunuzu düşünün
Tıpkı mizahın yanlış yorumlanabileceği gibi yazı tonunuz da yanlış anlaşılabilir. Bu yüzden e-posta’nızı göndermeden önce yüksek sesle okuyun. Size olumsuz ya da kaba geliyorsa okuyucu tarafından da kesinlikle öyle algılanacaktır. Bu yüzden olumlu sonuçlar almak istiyorsanız, temel görgü kurallarınızı hatırlayın: “lütfen” ve “teşekkür ederim” vb. kelimeler kullanın ve aşırı olumsuz veya dramatik kelimeler kullanmamaya çalışın.
