Açmayı, okumayı ve yanıtlamayı unuttuğunuz birçok iş e-posta’sı alıyorsanız, kesinlikle yalnız değilsiniz. Statista’ya göre, 2018’de her gün yaklaşık 281 milyar e-posta gönderildi ve alındı. Bu rakamın 2023 yılına kadar 347 milyardan fazla günlük e-posta’ya yükselmesi bekleniyor.
Milyarlarca e-posta’nın gönderildiği bir dünyada, e-posta’larınızın okunmasını sağlamak için elinizden gelen her şeyi yapmanız gerekir.
E-mail’lerinizin Fark Edilmesi Gerekiyor
Müşterileriniz, meslektaşlarınız veya yöneticileriniz e-mail’lerinizi görmezden gelirse, işiniz durma noktasına gelebilir. Bu yüzden e-mail yazarken işlerinizin aksamaması için mesajınızı ön plana çıkaracak hamlelerde bulunmanız gerekir.
Neyse ki, bu tahmin edebileceğinizden daha kolay bir süreçtir. Tek yapmanız gereken, herkesin benimseyebileceği birkaç basit strateji… Bu stratejileri halihazırda kullanmıyorsanız, aşağıda vereceğimiz ipuçlarından yararlanarak çalışma hayatınızda yarattığı farkı görebilirsiniz.
E-mail Gönderirken Nelere Dikkat Etmeniz Gerekir?
Profesyonel bir e-mail girişinden özen gösterilmiş bir e-mail biçimine kadar, e-mail yazarken dikkat edilmesi gereken birçok nokta vardır.
Şimdi tek tek bu ipuçlarına değinelim.
1. Konu Satırınızı Açık Bir Şekilde Yazın
E-posta’nıza, alıcının mesajın gerçekte ne hakkında olduğunu hemen anlayacağı şekilde başlık verin. Örneğin, bir iş arkadaşınıza belirli bir toplantı hakkında bilgi vermek için e-posta gönderiyorsanız, e-posta’nıza “Bütçe toplantısı hakkında bilgi” gibi bir başlık verebilirsiniz. Bir iş arkadaşınıza hazırlıksız bir toplantı hakkında bilgi vermek için bir e-posta gönderiyorsanız, e-posta’ya “Konferans odasında saat 14: 00’te buluşma” gibi bir başlık verebilirsiniz. Sonuç olarak, başlığınızda hemen konuya girmeniz gerekir.
2. Profesyonel Bir E-posta Adresi Kullanın
Kişisel bir e-posta adresi yerine iş e-posta adresinizden e-posta gönderin. Kişisel bir e-posta adresini ticari amaçlarla kullanmak, özellikle gizli konuları tartışıyorsanız, bazıları tarafından profesyonelce görülmeyebilir. Ayrıca, işinizle kişisel e-posta’nızı ayrı tutarak; istenmeyen e-posta’lar, pazarlama mesajları ve diğer kişisel iletişimler arasında acil hiçbir şeyin kaybolmamasını da sağlayabilirsiniz.
Şirketinizi temsil eden bir alan adınız varsa ve kurumsal bir e-posta hizmetine ihtiyaç duyuyorsanız, Uzman Posta kurumsal e-posta hizmeti, ücretsiz e-posta veya herhangi bir hosting firmasının sunduğu e-posta servislerinin aksine, gelişmiş e-posta yönetimi çözümleriyle çalışmanızı sağlar ve size birçok avantaj sunar.
3. Profesyonel E-posta Selamları Kullanın
İş yerindeki arkadaşlarınıza ve arkadaşlarınıza e-posta gönderirken gayri resmi selamlar kullanmak cazip gelse de, iş yazışmaları yaparken profesyonel selamlamaları kullanmanız gerekir.
Kullanabileceğiniz selamlama örnekleri aşağıdakileri içerir:
- Sayın [İsim],
- Selamlar,
- Merhaba [İsim],
- Merhaba,
- Günaydın,
- Tünaydın,
- Nasılsınız?
4. Gerektiğinde “Tümünü Yanıtla” Seçeneğinden Kaçının
Profesyonel e-posta’lar gönderirken “tümünü yanıtla” seçeneğini tercih etme eğiliminden vazgeçmek genellikle iyi bir fikirdir. E-posta görgü kuralları bir yana, mesajın diğer kullanıcılarla hiçbir ilgisi yoksa, insanların bir grup e-posta’sına dahil edilmesi oldukça can sıkıcı olabilir. Bu nedenle, düşünceli olun ve yalnızca mesaj tüm alıcıların ilgisini çekecekse “tümünü yanıtla” yı tıklayın.
5. İmla ve Dilbilgisi Kurallarına Dikkat Edin
Bazen insanlar e-posta yazarken, imla ve dilbilgisi kurallarını daha az dikkat eder. Ancak, doğru yazım ve dilbilgisi sanal dünyada bile hala önemlidir. Bu yüzden e-posta’nızı yazdıktan sonra, herhangi bir hata olmadığından emin olmak için mesajınızı tekrar tekrar okuyun.
6. Mesajınızı Kısa Tutun
İş e-posta’ları söz konusu olduğunda, mesajınız ne kadar kısa olursa o kadar iyi olur. E-posta’larınızı kısa ve öz tutmak, yalnızca e-posta’nızı hazırlamak için daha az zaman harcamanıza değil, aynı zamanda e-posta gönderdiğiniz kişiden zamanında yanıt almanız anlamına gelir. Bu kurala mutlaka uyun, çünkü kimse gelen kutusunda bir roman kadar uzun mesaj okumak istemez.
7. Büyük Harf Kullanmaktan Kaçının
Yazılı iletişimde büyük harf kullanmak, yüz yüze konuşmada bağırmak gibidir. Bu nedenle, mesajınızı iletmek için büyük harf kullanmak genellikle uygun bir e-posta görgü kuralları değildir.
8. Ekleri Eklerken Özenli Davranın
Büyük ekler göndermeniz gerektiğinde, öncelikle hedeflenen alıcıya bunu yapmanın uygun olup olmadığını sormalısınız. Devam ettiğinizi varsayarsak, eki sıkıştırmak için bir program kullanabilirsiniz. Böylece ekiniz alıcının e-posta gelen kutusunda daha az yer kaplar. Ayrıca eki ne zaman göndermeyi planladığınızı alıcıya bildirmeniz de iyi bir fikirdir.
Ekleri e-posta’ya eklemek yerine ,Google Drive veya Dropbox gibi bulut depolama araçları kullanarak da dosyalarınızı bağlantı şeklinde gönderebilirsiniz. Bu araçları kullanmak, eklerinizin daha az yer kaplamasını sağlamak kalmaz, aynı zamanda birden fazla dosyayı barındırmanıza ve düzenli kalmanıza da olanak tanır. E-posta’larda gezinmek ve doğru ekleri bulmak yerine, siz ve iş arkadaşlarınız her şeyi tek bir yerde toplayabilirsiniz. Çoğu bulut depolama sağlayıcısı belirli bir GB’ye kadar ücretsizdir.
9. E-posta Adresini İki Kez Kontrol Edin
İş e-posta’ları söz konusu olduğunda, isteyeceğiniz son şey yanlış kişiye e-posta göndermektir. Bu nedenle, “gönder” düğmesine basmadan önce alıcının bilgilerini iki kez kontrol etmelisiniz. Alıcının bilgilerini doğrulamayı alışkanlık haline getirirseniz, herhangi bir hatadan kaçınabilirsiniz.
10. Mesajınızın Sonunda İmza Kullanın
Kurumsal kimliğinizin bir bileşeni olarak bir e-posta imzasına sahip olmanız gerekir. Bu, e-posta’larınızın daha meşru ve profesyonel görünmesini sağlayacaktır. Aslında, e-posta imzanıza kartvizitinizin dijital eşdeğeri olarak bakabilirsiniz.
Eğer bir e-posta imzanız yoksa, mesajınızı profesyonel bir imza ile kapatmanız gerekir.
Profesyonel e-posta imzalama örnekleri aşağıdakileri içerir:
- Saygılarımla
- Cevabınızı bekliyorum
- Teşekkür ederim
- Tekrar teşekkürler
Gördüğünüz gibi email göndermeden önce düşünmeniz gereken birçok kural var. Fakat bu kuralların çokluğu kafanızı karıştırmasın. Tüm bu kuralları uygulayarak teslim edilebilirliği artıracağınızdan emin olabilirsiniz.
