Harika iş e-posta’ları yazmak çok fazla metin yazarlığı bilgisi gerektirir, fakat hızlı geri dönüş almak istiyorsanız, e-posta yazarken uyulması gereken bütün kurallara uymamız gerekir.
Örneğin, kötü yazılmış bir e-posta, büyük bir iş anlaşmasını kapatma şansınızı mahvedebilir. Örneğimizdeki gibi durumlarla karşı karşıya kalmak istemiyor ve bu hatalardan kaçınmak istiyorsanız, uygulamanız gereken birçok püf noktası vardır.
Etkili İş E-postası İletişiminin Önemi
Doğru ve profesyonelce kullanıldığında, e-posta inanılmaz derecede güçlü bir iletişim aracı olabilir. Hızlı ve verimli bilgi alışverişine olanak tanıyarak modern iş operasyonlarının vazgeçilmez bir parçası haline gelir. Etkili e-posta iletişimi çeşitli nedenlerden dolayı gereklidir:
1. Profesyonel İlişkiler Kurmak
Tıpkı yüz yüze iletişimde olduğu gibi e-posta yoluyla yazılı iletişiminiz de profesyonel imajınızı şekillendirir ve güvenilirliğinizi oluşturmanıza yardımcı olur.
İyi yazılmış bir e-posta ayrıca ayrıntılara verdiğiniz önemi, organizasyon becerilerinizi ve görevleri verimli bir şekilde yönetme yeteneğinizi de gösterebilir. Öte yandan, kötü yazılmış bir e-posta olumsuz bir izlenim bırakabilir ve potansiyel olarak verimli iş ilişkilerinin gelişmesini engelleyebilir.
E-posta yoluyla profesyonel ilişkiler kurmak, yalnızca mesajlarınızın içeriğiyle ilgili değildir. E-postalarınızın tonu ve tarzı da başkalarının sizi nasıl algıladığını önemli ölçüde etkileyebilir.
Örneğin, aşırı resmi bir dil veya aşırı gündelik bir dil kullanmak farklı kitleler için itici olabilir. Doğru dengeyi bulmak, güçlü profesyonel ilişkiler kurmanın anahtarıdır.
2. Açık ve Net Mesajlaşma Sağlama
İş dünyasında zaman değerlidir. Olası yanlış anlamaları önlerken alıcılara zaman kazandırmak için mesajınızın açık ve net bir şekilde ifade edilmesini sağlamak çok önemlidir. Etkili iş e-postası iletişimi, açıklama yapma ihtiyacını en aza indirir ve karar alma süreçlerini hızlandırır.
Açık ve net mesajlaşmayı sağlamanın en önemli yolu, karmaşık bilgileri kolayca sindirilebilir parçalara ayırmak için madde işaretleri veya numaralandırılmış listeler kullanmaktır. Bu, mesajınızın hızlı ve verimli bir şekilde alınmasını ve anlaşılmasını sağlamaya yardımcı olur.
Açık ve net mesaj vermenin bir diğer önemli yönü de tüm alıcıların aşina olmayabileceği teknik jargon veya kısaltmalar kullanmaktan kaçınmaktır. Teknik bir dil kullanmanız gerekiyorsa, hedef kitleniz için belirsiz olabilecek terimleri tanımlamak için zaman ayırmanız gerekir.
3. Yanlış Anlamaları ve Çatışmaları Önleme
Kötü yazılmış e-postalar kolayca yanlış anlamalara ve çatışmalara yol açabilir, bu da profesyonel ilişkilerinizi ve genel iş operasyonlarınızı olumsuz etkileyebilir. Yaygın iş e-postası hatalarından kaçınarak ve etkili e-posta iletişim stratejileri benimseyerek gereksiz çatışmaları önleyebilir ve daha olumlu ve üretken bir çalışma ortamını teşvik edebilirsiniz.
Kaçınılması gereken yaygın hatalardan biri, duygu yüklü e-postalar göndermektir. Kendinizi sinirli veya üzgün hissediyorsanız, en iyi yol bir mola vermek ve mesajınızı daha sonra tekrar gözden geçirmektir.
Ayrıca, e-posta’larınızı yazım hataları, dilbilgisi hataları ve mesajınızın nasıl alındığını etkileyebilecek diğer hatalara karşı düzeltmek için de zaman ayırmanız gerekir.
İş E-postalarında Sıklıkla Yapılan Hatalar
E-posta, kullanımı en kolay kurumsal iletişim araçlarından biridir. Ancak, etkili e-posta göndermek için dikkatli bir değerlendirme gerektirir. Bu noktada mesajınızın başarısını doğrudan etkileyebilecek yaygın hatalardan kaçınmak çok önemlidir.
Gönder butonuna basmadan önce aşağıdaki ipuçlarına aşina olmak, mesajınızın net, ilgi çekici ve etkili olmasını sağlayacaktır.
1. Yanlış bir ton kullanmak
Bir iş e-posta’sı yazarken, soğuk veya kişiliksiz görünmenin önüne geçmek için üslubu göz önünde bulundurmanız çok önemlidir. Bu yaygın e-posta hatasından kaçınmak için özellikle ilk kez iletişim kurarken kullandığınız dile ve alıcıya hitap etme şeklinize çok dikkat edin. İstenilen profesyonellik düzeyini yansıtmanıza engel olacak argo veya aşırı gayri resmi bir dilden kaçınarak profesyonel ve kibar bir ton tutturun.
Ayrıca, e-posta’nızın hatasız olduğundan emin olmak için göndermeden önce son kez düzeltme okuması yapmayı unutmayın. Bu ekstra adımları atarak, mesajınızın nasıl algılandığı konusunda önemli bir fark yaratabilirsiniz.
2. Konu satırı üzerinde düşünmemek
Güçlü bir konu satırına sahip olmak, yüksek e-posta etkileşimi elde etmek için çok önemlidir. Çalışanların her gün çok sayıda e-posta aldığı düşünüldüğünde, zayıf bir konu satırı kolayca fark edilmeyebilir.
Bu yaygın e-posta pazarlama hatasından kaçınmak için konu satırınızı e-posta’nın içeriğini doğru yansıtacak şekilde kısa ve bilgilendirici şekilde oluşturun. Genel konu satırları kullanmaktan kaçının, çünkü bu tür satırlar özgüllükten yoksundur ve dikkat çekmeyi başaramaz. Bunun yerine, dikkat çekmek için teşvik edici bir dil kullanın.
3. Alıcıya ismiyle hitap etmemek
E-posta hazırlarken, genel selamlamalardan uzak durun. Bunun yerine alıcının adını kullanarak selamınızı kişiselleştirin. Bu küçük dokunuş, etkileşimi önemli ölçüde artırabilir ve daha güçlü bir bağlantı sağlayabilir.
Kişinin adını bilmiyorsanız, öncelikle isimlerini öğrenin. Bu onlara değer verdiğinizi ve kişisel bir bağ kurmak istediğinizi gösterir. Alıcıya ismiyle hitap etmek, ilgi çekici bir iletişim için zemin hazırlar.
4. Büyük harf ve ünlem işaretlerini aşırı kullanmak
Aşırı büyük harf kullanımı veya ünlem işaretleri agresif, kaba veya çaresiz bir ton iletebilir. Bu, özellikle olumsuz geri bildirim veya acil talepler içeren e-postalar gönderirken çok önemlidir. Bunun yerine sadece noktalama işaretlerine güvenmek yerine mesajınızı iletmek için uygun bir dil ve etkili bir ton kullanın.
5. Çok uzun bir e-posta yazmak
E-posta, hızlı ve kullanışlı bir iletişim biçimidir. Ancak, bazı kişiler alıcıyı bunaltabilecek, uzun ve ayrıntılı e-postalar yazma eğilimindedir. Ortalama bir çalışanın günde 121 e-posta aldığı düşünüldüğünde, uzun e-posta metinleri yazmak, e-posta’nızın okunmamasına neden olacaktır.
Bu e-posta hatasından kaçınmak için mesajınızı basit tutun ve aşırı bilgi vermekten kaçının. Bunun yerine, netliği koruyarak doğrudan ana noktaya gelin. Alıcının meşgul olduğunu varsayarak metni olabildiğince kısa ve anlaşılır hale getirin. Gereksiz ifadeleri kaldırın, cümleleri basitleştirin ve gerekirse madde işaretleri kullanın.
6. Öfkeli veya duygusal olduğunuzda e-posta göndermek
Anın heyecanına kapılıp öfkeli veya duygusal bir e-posta göndermek kolaydır, ancak bunun ciddi sonuçları olabilir. Bu yüzden duygularınızın sizi ele geçirmesine izin vermek yerine yanıt vermeden önce derin bir nefes alıp sakinleşin.
Hassas bir konuyu ele almanız gerekiyorsa, tarafsız bir dil kullanmaya çalışın ve alıcıyı suçlamaktan kaçının. Unutmayın, e-postalar başkalarına iletilebilir ve paylaşılabilir, bu nedenle sözlerinizin potansiyel etkisini göz önünde bulundurmanız gerekir.
7. Biçimlendirmeyi göz ardı etmek
E-posta’nızın görünümü, okunabilirliğini ve genel etkinliğini büyük ölçüde etkileyebilir. Bu yüzden paragraflar, madde işaretleri veya kalınlaştırılmış metinler gibi temel biçimlendirmeleri göz ardı etmeyin.
E-posta’nızı görsel olarak çekici ve gezinmesi kolay hale getirmek için uygun biçimlendirme tekniklerini kullandığınızdan emin olun. Bu, alıcının ana noktaları hızla kavramasına ve mesajınızı daha iyi anlamasına yardımcı olacaktır.
8. E-posta’yı düzenlememek
Aceleyle e-posta göndermek, e-posta iletişimi söz konusu olduğunda en yaygın hatalardan biridir. Bunu önlemek için e-postanızı göndermeden önce düzenleyin. Yazım ve dilbilgisi hatalarının yanı sıra eksik bilgi veya yanlış ifadeler olup olmadığını dikkatlice gözden geçirin. Düzeltme yapmak için zaman ayırarak mesajınızı açık, basit ve profesyonel hale getirin.
9. Önemli dosyaları eklemeyi unutmak
Bu e-posta hatasından kaçınmak için, göndermeden önce gerekli tüm ekleri iki kez kontrol ettiğinizden ve onayladığınızdan emin olun. Bu ekstra adımı atmak sizi takip e-postası gönderme zorunluluğundan kurtarır ve ayrıntılara önem verdiğinizi gösterir.
10. Alıcının dikkatini çekmek için acil e-posta işaretlerini kullanmak
“Acil” veya “önemli” gibi e-posta işaretleri genellikle aşırı kullanılır, bu yüzden etkilerini kaybedebilir. Hatta çok sık kullanıldıklarında manipülatif veya talepkar olarak görülebilir. Bir e-posta gönderirken “yüksek öncelik” işareti eklemek, alıcının talebinizi hemen işleme koyacağı anlamına gelmez. Çoğu durumda, rahatsızlığa neden olabilecek yanlış bir aciliyet duygusu yaratır.
Bu yüzden bu işaretlere güvenmek yerine doğrudan iletişimi tercih edin ve yanıt süreleri için net beklentiler oluşturun. Bu şekilde, acil talepleriniz talepkar görünmeden ciddiye alınacaktır.
11. To, CC ve BCC alanlarının nasıl kullanılacağını bilmemek
Birden fazla alıcıya e-posta gönderdiğinizde, doğru kişi alanını kullanmanız önemlidir:
- To: Bunlar doğrudan e-posta gönderdiğiniz kişilerdir. Bu alandaki her alıcının adresini herkesin görebilir.
- CC: “Carbon copy” olarak bilinen bu alan, e-postanın yalnızca bilgilendirme amaçlı olduğunu belirtir. Genellikle insanlara doğrudan hitap etmeden onları bilgilendirmek için kullanılır.
- BCC: “Blind carbon copy”nın kısaltması olan bu alan “CC:” alanına benzer şekilde çalışır. Temel fark, tüm alıcıların e-posta adreslerinin herkese açık olmamasıdır. Bu alanı idareli bir şekilde ve yalnızca birbirini tanımayan birden fazla alıcı için kullanmanız gerekir.
12. E-posta düzenlemelerini ve en iyi uygulamaları göz ardı etmek
E-posta düzenlemeleri ve en iyi uygulamalar konusunda güncel kalmak önemlidir. Buna veri gizliliği yasaları, spam yönergeleri ve uygun e-posta görgü kuralları hakkında bilgi sahibi olmak da dahildir.
KVKK, FISMA ve HIPAA’dan CASL ve GDPR’ye kadar, gönderdiğiniz her e-postanın alıcının ülke yasalarına uygun olması çok önemlidir. Burada tek bir e-posta hatası önemli mali cezalara yol açabilir. Bu yüzden e-postalarınıza uygun bir feragatname ekleyin.
Kuzey Amerika ve Avrupa’daki bazı ülkelerde e-posta feragatnameleri kanunen zorunludur. Örneğin, Birleşik Krallık’ta kayıtlı limited şirketler kurumsal e-postalarında sicil numaralarını, adreslerini ve varsa KDV numaralarını belirtmek zorundadır.
13. Gerektiğinde e-posta’ları takip etmemek
Bazen e-postalar yoğun bir gelen kutusunda kaybolabilir veya tamamen gözden kaçabilir. Bu yüzden mesajınızın dikkate alındığından emin olmak için makul bir süre içinde yanıt almadıysanız bir takip e-postası göndermeniz önemlidir.
Kibar bir hatırlatma e-postası, mesajınızın fark edilmesi ve dikkate alınması konusunda büyük fark yaratabilir. Ayrıca, etkili iletişim konusunda kararlı olduğunuzu gösterir. Fakat takip e-postanızda ısrarcı veya agresif olmaktan kaçındığınızdan emin olun, çünkü bu tam tersi bir etki yaratabilir.
14. Kendi tasarladığınız bir e-posta imzasını kullanmak
Çok az işletme, e-posta imzaları da dahil olmak üzere marka uyumluluğu için çalışanlarına güvenir. Çalışanların neyin profesyonel ve markaya uygun olduğuna dair algısı, şirketinizin marka yönergeleriyle uyumlu olmayabilir. Bu nedenle şirketlerin bir e-posta imza yönetimi çözümü kullanarak merkezi kontrole sahip olması gerekir. Bu şekilde, marka uyumluluğu konusunda endişelenmeden yalnızca e-postanın içeriğine ve gönderimine odaklanabilirsiniz.
Sonuç olarak, e-posta göndermek göründüğünden daha karmaşıktır. Doğru planlama yapılmazsa, e-postanız göz ardı edilebilir veya itibarınıza zarar verebilir. Bu yaygın e-posta hatalarından kaçındığınızda e-postalarınız daha profesyonel olur ve istediğiniz sonuca ulaşır.
