Geri Dönen veya Reddedilen E-posta ve Çözümleri

E-posta mesajları, Simple Mail Transfer Protocol – Basit Posta Aktarım Protokolü (SMTP) adı verilen bir prosedür kullanılarak posta sunucuları arasında gönderilir. İletim sırasında bir hata varsa, “geri dönen ileti” olarak da bilinen bir teslim durumu bildirimi (DSN), iletinin neden teslim edilmediğini açıklar.

İçindekiler Gizle

Soft Bounce ve Hard Bounce Nedir?

Geri Dönen veya Reddedilen E-posta ve Çözümleri

Geri Dönen E-posta’ları Silmeli Miyim?

Kısaca, geri dönen veya reddedilen e-posta, bir posta sunucusu tarafından reddedilen bir e-posta iletisidir. Bir e-posta geri döndüğünde, herhangi bir nedenle amaçlanan hedefe ulaşamamıştır. Geri dönen bir e-posta (bounced email), soft ve hard olarak tanımlanır.

Soft Bounce ve Hard Bounce Nedir?

Bir e-posta, alıcının gelen kutusuna teslim edilemediğinde, e-posta geri dönmeleri (email bounces) meydana gelir. Bu durum meydana geldiğinde, genellikle teslim başarısızlığının nedenini veren otomatik bir yanıt alırsınız.

E-posta gönderirken karşılaşabileceğiniz iki tür bounce vardır: Hard bounce ve soft bounce.

Hard bounce, e-posta adresinin kalıcı olarak kapatıldığı ve elektronik posta almadığı anlamına gelir. Yapacağınız hiçbir şey bu geri dönüşü değiştirmeyecektir, bu nedenle bu e-posta adreslerini listenizden çıkarabilirsiniz. Çoğu email servis sağlayıcısı, ilk denemeden sonra hard bounce mesajları gönderme girişimini durdurur.

Soft bounce ise, geçicidir ve sunucu kesintilerinden veya dolu bir gelen kutusundan kaynaklanabilir. Çoğu email servis sağlayıcısı, koşulların değişmesi durumunda birkaç kez daha teslimatı deneyecek ve birkaç denemeden sonra duracaktır (Çoğu e-posta servis sağlayıcısı, üç başarısız gönderimden sonra sofa bounce’yi hard bounce olarak belirler).

Geri Dönen veya Reddedilen E-posta ve Çözümleri

Uzmanlara göre geçen yıl dünya genelindeki ticari e-postaların beşte birinden fazlasının hedeflenen alıcıya ulaşmadığı söylense de, bu durum tahmin ettiğinizden çok daha fazla gerçekleşmektedir. Kurum olarak siz de bu grubun içinde olmamak için e-posta gönderiminizin tam olarak nerede yanlış gittiğini teşhis etmeniz gereklidir. Çünkü çoğu zaman, e-posta’larınızın geri dönme nedenleri kolayca düzeltebileceğiniz bir şeyden kaynaklanır.

Şimdi aşağıdaki listede bu sorunları adım adım inceleyelim:

1. Geçersiz veya var olmayan e-posta adresleri (Sert/Yumuşak geri dönüş)

Var olmayan veya yanlış biçimlendirilmiş bir e-posta adresine gönderim yapmak hard bounce’un başlıca nedenlerinden biridir, ancak bazı posta sunucuları bunun yerine soft bounce gönderebilir. Bu genellikle aşağıdaki nedenlerden kaynaklanır:

E-posta toplama işlemi sırasında yazım hataları (örneğin, isim@gmail.com yerine isim@gmail.cm)
Alıcıların kasıtlı olarak sahte veya tek kullanımlık e-posta adresleri sağlaması
Kullanılmayan veya devre dışı bırakılmış e-posta hesapları

Çözüm

Geçersiz adreslerin neden olduğu geri dönüşleri en aza indirmek için yeni abonelerin geçerli kişiler sağladıklarından emin olmak amacıyla çift katılım süreci uygulayın. Ayrıca, geçersiz veya etkin olmayan adresleri kaldırarak listenizi düzenli olarak temizleyin.

2. Email boyutunun sunucu sınırlarını aşması

Birçok e-posta sunucusunun gelen e-mail boyutu üzerinde kısıtlamaları vardır. Örneğin, Gmail ve Yahoo’nun ileti başına maksimum 25 MB boyut sınırı varken, Outlook’un ileti başına maksimum 20 MB boyut sınırı vardır. E-postanız, özellikle de büyük resimler veya ekler içeren bir e-posta bu sınırları aşarsa, alıcının posta sunucusu tarafından reddedilebilir.

Çözüm

Boyut sınırlarının aşılmasını önlemek için görüntüleri sıkıştırın ve büyük ekler içeren e-postalar göndermekten kaçının. Büyük dosyaları indirmeleri için bağlantıları eklemeyi düşünün.

3. Dolu e-posta kutusu

Dolu bir gelen kutusu, alıcının ek e-posta almasını engelleyerek soft bounce’a neden olur. Bu sorun geçici olsa da, kullanıcının artık yönetmediği etkin olmayan hesaplarda sık sık ortaya çıkabilir. E-posta kutusunun dolu olması nedeniyle e-postalar sürekli olarak geri dönüyorsa, bu durum hesabın artık kullanılmadığının bir işareti olabilir. Bu durumda adresi listenizden kaldırmayı düşünebilirsiniz.

Çözüm

Sorun devam ederse, tekrarlanan geri dönüşlerden sonra adresi listenizden kaldırmak iyi olabilir.

4. Kimlik doğrulama hataları

E-postalar SPF, DKIM veya DMARC gibi kimlik doğrulama protokollerini geçemediğinde geri dönebilir. Bu protokoller e-postanın meşru olduğunu ve aktarım sırasında tahrif edilmediğini doğrulamak için gereklidir. Alan adınızın kimliği düzgün bir şekilde doğrulanmazsa, alıcının sunucusu güvenlik önlemi olarak e-postanızı reddedebilir ve bu da zor bir geri dönüşle sonuçlanabilir.

SPF (Sender Policy Framework), e-postayı gönderen IP adresinin alan adınız adına gönderme yetkisine sahip olup olmadığını doğrular.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) e-postalarınıza dijital bir imza ekleyerek içeriğin değiştirilmediğini doğrular.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), SPF ve DKIM kontrollerinde başarısız olan e-postaların reddedilmesini veya spam olarak işaretlenmesini sağlamak için bir ilke sağlar.

Çözüm

SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarınızın doğru yapılandırıldığından emin olun. Bu doğrulamalar, kimlik doğrulama hatalarını önlemeye ve güvenlik endişelerinden kaynaklanan geri dönme riskini azaltmaya yardımcı olacaktır.

5. Geçici sunucu sorunları

Bazen, alıcının posta sunucusu geçici kesintiler veya bağlantı sorunları yaşayabilir ve bu da soft bounces’a yol açabilir. Bu sorunlar genellikle hızlı bir şekilde çözülür ve sunucu tekrar çevrimiçi olduğunda e-posta teslim edilebilir. Geri dönme modellerini izlemek, sunucu sorunlarının kalıcı mı olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

Çözüm

Geçici sunucu sorunlarının neden olduğu soft bounce için:

Yeniden deneme mekanizmaları uygulayın: Birçok e-posta hizmet sağlayıcısı (ESP), soft bounce ile sonuçlanan e-postaları göndermeyi otomatik olarak yeniden dener. Bu noktada ESP’nizin belirli bir süre içinde birden fazla kez teslimatı deneyecek şekilde yapılandırıldığından emin olun. Genellikle bu yeniden denemeler aralıklarla gerçekleşir (örneğin, birkaç saatte bir) ve 72 saate kadar sürebilir.
Hemen çıkma raporlarını izleyin: Belirli alan adları veya sunucularla ilgili yinelenen bir sorun fark ederseniz, modeli izleyin. Kalıcı sunucu sorunları, alıcı tarafında daha büyük bir sorun olduğunu gösterebilir. Bu gibi durumlarda, alan adı yöneticisiyle iletişime geçmeyi deneyebilir veya alıcıya alternatif iletişim yöntemleriyle ulaşmayı düşünebilirsiniz.
Soft bounces’ı segmentlere ayırın: Geçici bir sunucu sorunu ortaya çıkarsa, alıcıyı hemen listenizden çıkarmayın. Bunun yerine beklenmedik şekilde geri dönen adresleri segmentlere ayırın ve birkaç kampanya boyunca izleyin. Sorun zaman içinde devam ederse, bu kişileri aktif listenizden çıkarmayı düşünmeniz gerekebilir.

6. İçerik filtreleri ve anti-spam kuralları

Bazı durumlarda, alıcının adresi geçerli ve teslim edilebilir olsa bile, bir e-posta yalnızca mesajın içeriği nedeniyle geri dönebilir. Birçok e-posta sunucusu, e-postanın metin, resim veya bağlantı gibi içeriğini değerlendiren ve şüpheli görünen veya spam olarak işaretlenen iletileri engelleyen gelişmiş anti-spam filtreleri kullanır.

İçerik filtrelerini tetikleyebilecek faktörler aşağıdakileri içerir:

Spam içerikli dil: Aşırı tanıtım dili, ünlem işaretlerinin aşırı kullanımı veya belirli işaretli anahtar kelimeler içeren e-postalar spam filtreleri tarafından reddedilebilir.
Şüpheli bağlantılar veya ekler: Kara listeye alınmış web sitelerine bağlantılar veya zararlı dosyalar içeren ekler e-postanızın geri dönmesine neden olabilir.
Yanlış biçimlendirilmiş HTML: Kötü yapılandırılmış HTML e-postaları veya gizli metin içeren mesajlar içerik filtrelerini tetikleyebilir.

Çözüm

E-posta içeriği için en iyi uygulamaları takip edin, aşırı ünlem işareti kullanımı veya yanıltıcı konu satırları gibi spam içeren dilden kaçının. HTML’nizin temiz ve iyi yapılandırılmış olduğundan emin olun ve spam olarak işaretlenme riskini azaltmak için uygun şekilde doğrulanmış bağlantılar kullanın. E-postalarınızı göndermeden önce popüler spam filtrelerine karşı test etmek de olası sorunları yakalamanıza yardımcı olabilir.

7. Antivirüs engelleme

Spam filtrelerine ek olarak birçok posta sunucusu gelen e-postaları kötü amaçlı yazılım, virüs veya diğer zararlı içeriklere karşı taramak için antivirüs yazılımı kullanır. E-postanız antivirüs sistemi tarafından işaretlenen ekler veya bağlantılar içeriyorsa, daha alıcının gelen kutusuna ulaşmadan reddedilebilir. Bu, algılanan tehdidin ciddiyetine bağlı olarak soft veya hard bir geri dönüşe neden olabilir.

Çözüm

E-postanızdaki tüm eklerin ve bağlantıların zararlı içerik içermediğinden emin olun. Harici bağlantılar için güvenilir kaynaklar kullanın ve çalıştırılabilir dosyalar veya diğer potansiyel olarak tehlikeli ekleri göndermekten kaçının.

8. E-posta adresi alıcının sunucusu tarafından engellendi

E-posta sunucuları genellikle kötü itibara sahip göndericilerden veya alan adlarında gelen iletileri engeller. E-posta servis sağlayıcınız spam kaynağı olarak işaretlendiyse veya gönderen alan adınız kara listeye alındıysa, e-postalarınız otomatik olarak engellenebilir. Bunun soft ve hard bounce ile sonuçlanması, belirli sunucunun yapılandırmasına bağlıdır.

Çözüm

Bunu önlemek için güçlü bir gönderici itibarını korumak ve doğrulanmamış listelere e-posta göndermek veya aldatıcı konu satırları kullanmak gibi kara listeye alınmaya yol açabilecek davranışlardan kaçınmak çok önemlidir.

9. Süresi dolan alan adı

Alan adının süresinin dolması, alan adının artık etkin olmadığı ve onunla ilişkili tüm e-posta adreslerinin geçersiz olacağı anlamına gelir. Var olmayan bir alan adına e-posta göndermenin bir yolu olmadığından, bu genellikle zor bir geri dönüşle sonuçlanır.

Çözüm

Listenizdeki e-posta adreslerini düzenli olarak doğrulayın.

10. E-posta yönlendirme sorunları

E-posta yönlendirme, özellikle ileten sunucunun sorun yaşaması veya yönlendirme zincirinin kopması durumunda e-posta teslim sürecinde sorunlara yol açabilir. Bazı yönlendirme kurulumları doğru yapılandırılmadığından, geçersiz veya etkin olmayan bir posta kutusuna yönlendirildiklerinden e-postaların geri dönmesine neden olur.

Çözüm

Bir alıcının e-posta yönlendirme kullandığını biliyorsanız, hedef adresin etkin olduğundan ve doğru yapılandırıldığından emin olun. Mümkünse, olası yönlendirme sorunlarını önlemek için e-posta yönlendirme kullanan alıcıları birincil e-posta adreslerini güncellemeye teşvik edin.

11. Yanlış DNS ayarları

Bazen, alıcının tarafındaki yanlış DNS ayarları nedeniyle bir e-posta geri dönebilir. Bu sorunlar, alıcının alan adı yanlış yapılandırıldığında ortaya çıkabilir ve e-postanın amaçlanan posta kutusuna düzgün bir şekilde yönlendirilmemesiyle sonuçlanabilir.

Çözüm

Alıcının DNS yapılandırmasını kontrol edemeseniz de, DNS sorunlarının ne zaman sorunlara neden olduğunu anlamak için geri dönüş verilerini kullanabilirsiniz. Bazen, alıcı sunucular DNS sorunlarını belirten belirli hata kodları içerir (örneğin, “DNS çözümlemesi başarısız oldu” veya “MX kaydı bulunamadı”). Belirli bir alan adında sık sık geri dönüşlerle karşılaşırsanız, DNS yanlış yapılandırmalarını bildirmek için alan adının yöneticisiyle iletişime geçmeniz faydalı olabilir. Ek olarak, geçici DNS sorunları nedeniyle oluşan soft bounce için yeniden deneme politikalarının uygulanması, bazen alıcı DNS sorunlarını çözdükten sonra başarılı bir teslimatla sonuçlanabilir.

Geri Dönen E-posta’ları Silmeli Miyim?

Bir kişinin, geçersiz e-posta (veya engellenen e-posta adresi) nedeniyle sürekli olarak e-posta’ları geri dönüyorsa, bu kişi e-posta listenizden çıkarılmalıdır. İkisi de geçerli değilse, ancak e-posta’nız geri dönmeye devam ederse, büyük olasılıkla etkin olmayan bir e-posta adresi olduğu için onları listenizden kaldırın.

Umarız artık e-posta geri dönüşleriyle nasıl başa çıkabileceğiniz konusunda bir fikriniz vardır. Bu arada son zamanlarda çok sayıda e-posta geri dönüşü yaşıyorsanız, başka bir e-posta servis sağlayıcıya geçmeyi düşünebilirsiniz.

Profesyonel bir e-posta hizmeti arıyorsanız, Uzman Posta web sitesine gelin, 45 günlük ücretsiz deneme sürümümüzü deneyimleyerek, tam bir ay boyunca Uzman Posta’nın kesintisiz e-posta servisini deneyimleyin.

İlgili İçerikler:

Outlook Nedir? MS. Outlook Kurulumu ve Mail Hesabı Oluşturma

Outlook E-Mail Geri Çekme, Yanlışlıkla Gönderilen E-Postayı Geri Çekme

Outlook Mail İmza Ekleme Nasıl Yapılır? İletilere İmza Oluşturma ve Ekleme

Microsoft Exchange Bağlantısı Kullanılamıyor Hatası ve Çözümü

Exchange Mail Nedir? Exchange Mail Kurulumu Nasıl Yapılır?

Gelen Bir E-postayı Başka Bir E-mail Adresine Yönlendirme

İstenmeyen E-Posta Nedir? İstenmeyen Mailleri Engelleme

Outlook E-Mail Geri Çekme, Yanlışlıkla Gönderilen E-Postayı Geri Çekme

E-mail İmza Oluşturma, Mail İmza Örnekleri

Mail Engelleme, Gelen E-Postalar Nasıl Engellenir?

Otomatik Yanıt Maili Nasıl Yazılır? Ofis Dışında Veya Tatilde Yanıtı Mail Örnekleri