E-posta mesajları, Simple Mail Transfer Protocol – Basit Posta Aktarım Protokolü (SMTP) adı verilen bir prosedür kullanılarak posta sunucuları arasında gönderilir. İletim sırasında bir hata varsa, “geri dönen ileti” olarak da bilinen bir teslim durumu bildirimi (DSN), iletinin neden teslim edilmediğini açıklar.
Kısaca, geri dönen veya reddedilen e-posta, bir posta sunucusu tarafından reddedilen bir e-posta iletisidir. Bir e-posta geri döndüğünde, herhangi bir nedenle amaçlanan hedefe ulaşamamıştır. Geri dönen bir e-posta (bounced email), soft ve hard olarak tanımlanır.
Soft Bounce ve Hard Bounce Nedir?
Bir e-posta, alıcının gelen kutusuna teslim edilemediğinde, e-posta geri dönmeleri (email bounces) meydana gelir. Bu durum meydana geldiğinde, genellikle teslim başarısızlığının nedenini veren otomatik bir yanıt alırsınız.
E-posta gönderirken karşılaşabileceğiniz iki tür bounce vardır: Hard bounce ve soft bounce.
Hard bounce, e-posta adresinin kalıcı olarak kapatıldığı ve elektronik posta almadığı anlamına gelir. Yapacağınız hiçbir şey bu geri dönüşü değiştirmeyecektir, bu nedenle bu e-posta adreslerini listenizden çıkarabilirsiniz. Çoğu email servis sağlayıcısı, ilk denemeden sonra hard bounce mesajları gönderme girişimini durdurur.
Soft bounce ise, geçicidir ve sunucu kesintilerinden veya dolu bir gelen kutusundan kaynaklanabilir. Çoğu email servis sağlayıcısı, koşulların değişmesi durumunda birkaç kez daha teslimatı deneyecek ve birkaç denemeden sonra duracaktır (Çoğu e-posta servis sağlayıcısı, üç başarısız gönderimden sonra sofa bounce’yi hard bounce olarak belirler).
E-posta Neden Geri Döner?
Geçen yıl dünya genelinde ticari e-posta’ların beşte birinden fazlasının hedeflenen alıcıya asla ulaşmadığı düşünülürse, bu durum tahmin ettiğinizden çok daha fazla gerçekleşiyor. Bu yüzden, bu hatalarla daha fazla karşılaşmamak için işlemin tam olarak nerede yanlış gittiğini teşhis etmeniz gerekli. Çoğu zaman, e-posta’larınızın geri dönme nedenleri kolayca düzeltebileceğiniz bir şeyden kaynaklanır.
Şimdi aşağıdaki listede bu sorunları adım adım inceleyelim:
1. E-posta Adresi Hataları
Bazen e-posta adresindeki bir yazım yanlışı bile e-posta’larınızın geri dönmesine sebep olur. Bu yüzden e-posta yollamadan önce kişi listenizi kontrol etmeye çalışın ve e-posta adreslerinizi her zaman kontrol ettiğinizden emin olun.
2. Dolu E-posta Kutusu
E-posta gönderdiğiniz kişinin gelen kutusunda artık e-posta alamayacak kadar çok e-mail varsa, e-posta’larınız onlar için yer açılana kadar geri döner. Belki de hedeflediğiniz alıcı, sağlayıcısı tarafından belirlenen depolama alanını aşmış olabilir. Bu yüzden e-posta’nızı farklı bir e-posta adresine göndermeyi deneyebilir ya da alternatif bir iletişim seçeceği kullanabilirsiniz.
İşlenemeyecek kadar büyük bir ek gönderiyorsanız, göndermeden önce bununla ilgili karşı tarafı bilgilendirilmenizde fayda var.
Mümkünse dosya boyutunu küçültmeyi de deneyebilir ya da Dropbox gibi bir bulut depolama aracını kullanabilirsiniz.
Ancak bazen, çözülmesi daha fazla zaman alabilen, daha karmaşık sorunlar vardır.
3. Permission Denied
Bu, alıcının e-posta sunucusunun sizin spam veya kötü amaçlı yazılım olduğunuzu düşündüğü ve içeriğinizi kabul etmeyi reddederek kendisini koruduğu anlamına gelir. Bunu çözmek için, e-posta sunucunuzu yöneten veya e-posta adresinizi barındıran kişiyle iletişime geçmeniz gerekir.
4. Teslim Edilemeyen E-posta
Geri dönen e-posta’lar, ”Teslim Edilemez” kategorisindeyse, bu, alıcı e-posta sunucusunun geçici olarak kullanılamadığı, aşırı yüklenmiş olduğu veya bulunamadığı anlamına gelir.
Bulunamayan bir sunucu çökmüş veya bakım altında olabilir, bu yüzden e-posta’nın adrese tekrar gönderilmesini beklemeniz gerekebilir. Ancak, bu e-posta adresi birden çok e-posta’da sürekli olarak geri dönüyorsa, bu, sunucunun tamamen kullanılmadığı anlamına da gelebilir.
5. Tatil / Otomatik Yanıt
Birisi tatile giderse veya e-posta’larını kontrol edemezse, ona giden e-posta’larınız geri döner.
Diğer geri dönme kategorilerinden farklı olarak, bu tür bir geri dönmenin, e-posta’nızın gelen kutusuna başarıyla teslim edildiği anlamına geldiğini unutmayın.
Geri Dönen E-posta’ları Silmeli Miyim?
Bir kişinin, geçersiz e-posta (veya engellenen e-posta adresi) nedeniyle sürekli olarak e-posta’ları geri dönüyorsa, bu kişi e-posta listenizden çıkarılmalıdır. İkisi de geçerli değilse, ancak e-posta’nız geri dönmeye devam ederse, büyük olasılıkla etkin olmayan bir e-posta adresi olduğu için onları listenizden kaldırın.
Umarız artık e-posta geri dönüşleriyle nasıl başa çıkabileceğiniz konusunda bir fikriniz vardır. Bu arada son zamanlarda çok sayıda e-posta geri dönüşü yaşıyorsanız, başka bir e-posta servis sağlayıcıya geçmeyi düşünebilirsiniz.
Profesyonel bir e-posta hizmeti arıyorsanız, Uzman Posta web sitesine gelin, 45 günlük ücretsiz deneme sürümümüzü deneyimleyerek, tam bir ay boyunca Uzman Posta’nın kesintisiz e-posta servisini deneyimleyin.
