E-ticaret siteleri başta olmak üzere üyelik ve kullanıcıyla bilgi alışverişi gerektiren tüm web siteleri transactional, yani işlem bildiren, e-posta mesajlaşmasını kullanmak zorundadır. Günümüzün rekabetçi dijital ortamında kullanıcı/müşteriye anında ve sürekli bildirimde bulunmak pazarlama başarısı ve hatta yasal açıdan bir gereklilik.
Pazarlama sürecinin bir parçası olan transaction (işlem) bildirimleri, kullanıcı/müşteriye otomatik olarak gönderilen bilgilendirme mesajlarıdır. Bir siteye üye olurken veya şifre oluştururken e-posta adresinize gelen doğrulama maillerinden sipariş onay maillerine, sosyal medyada verdiğiniz reklamlar için gelen onaylardan alışveriş ertesinde gönderilen müşteri memnuniyeti anketlerine kadar ‘işlem’ içeren her e-posta gönderimi, transactional mail kapsamındadır. Bugün sunucuları ister özel ister bulut paylaşımlı olsun, e-posta servis sağlayıcısı deneyimli ve köklü şirketler transactional mail entegrasyonu sağlamaktadır.
Peki doğru içerikli bir bildirim mailiyle doğru zamanda doğru kişiye hızlıca ulaşabilmek ve pazarlama başarısını artırmak için bu bilgilendirme mesajları düzenlenirken nelere dikkat etmeliyiz?
Transactional yani işlem amaçlı mailler ‘tanıtım’ maili değildir, mutlaka sade olmalıdır. Çünkü temelde tek amacı vardır, bir işlemin sonucunu bildirmek veya bir işlem yapmaya davet etmek. Mailde logoyla birlikte görsel ve metin dengesi karmaşık olmamalı, mailin gönderildiği kişi içeriği hemen kavrayıp aksiyon alabilmelidir. Maili görsellerle ve butonlarla doldurursanız, kullanıcı mailin amacını veya bir aksiyonda bulunup bulunmaması gerektiğini anlamayabilir.
Yukarıdaki maddeye paralel olarak, işlem mailimizin metin içeriğini de az ve öz tutmalıyız. Mailin amacını oluşturan işlem bildirimi veya çağrısı dışında kafa karıştırıcı tanıtım metinleri eklememeli, metni anlaşılabilir bir dille ve okunaklı bir font ve renkte yazmalıyız. Mailde pazarlama amacıyla küçük bir yan veya alt alan açıyorsak bir iki sözcükle ve öne çıkmayan bir link butonuyla sınırlı tutmalıyız. Transactional mailin konu satırında da sadece işlemin nedenini ya da amacını kısaca yazmalı, uzun cümle kullanmamalıyız.
Yukarıda bahsettiğimiz gibi transactional (işlemsel) maillerde de pazarlama amaçlı bir takım gereçleri, asıl bildirim amacının önüne geçmemesine dikkat ederek, kullanmak mümkün. Bunların başında da CTA (call to action) buton veya bölümleri geliyor. İşlem maillerinin genellikle sonundaki sosyal medya hesaplarını takibe davet eden butonlar veya bildirimin konusuyla alakalı bir değerlendirmeye katılıma yönlendiren linkler bunlara örnektir. Benzer şekilde, bir e-ticaret sitesiyseniz ve müşteriye fatura gönderiyorsanız onun satın aldığı ürünle alakalı yeni ürün önerilerini gösterebilir, incelemeye davet edebilirsiniz.
İşlem bildirimleri mutlaka hızlı yapılmalı ve geri dönüşleri de hızlı işleme konmalıdır. Bir siteye üye olduğunuzda e-posta adresi doğrulama için 1-2 gün bekleten bir web sitesi o kullanıcıyı büyük olasılıkla kaçıracaktır. Daha da önemlisi, yasal zorunluluk nedeniyle gönderilecek, fatura veya parasal işlem bilgisi gibi bildirimlerde yavaşlık ve yanlışlıklar, ciddi hukuki sorunlar doğurabilir. Dolayısıyla transactional mailing hızınız ve içeriğiniz kadar, gönderimini sağ salim yapılmasını sağlayacak servis sağlayıcılarla çalışıyor olduğunuzda emin olmalısınız.
Artık tüm mail gönderimleri için genel kabul gören bir kural olsa da tekrar edelim. İşlem maillerinizi bahane edip alıcıya tekrarlı bildirimler yapmak yarardan çok zarar getirir. Örneğin bir e-posta doğrulaması yaptıktan veya bir sipariş onayı gönderdikten sonra ayrı maillerde “isterseniz bu seçeneklerimiz de var” ya da “şuna da bir baksanız” türünde art arda CTA gönderimleri yaparsanız, bunaltıcı olursunuz. Aynı risk zorunlu resmi işlem mailleri için de geçerli.
Yine malumun ilamı olacak ancak hatırlatmaktan zarar gelmez. Bugün e-postaların büyük kısmı (yaklaşık yüzde 60’ı) mobil cihazlar üzerinden okunuyor. Dahası mobilde doğru, düzenli ve anlaşılır şekilde görünmeyen mailler ortalama üç saniyede siliniyor! Dolayısıyla transactional mailinizin kullanıcıya ulaşması ve işleme alınması sizin için önemliyse mutlaka mailinizi, aslında tüm diğer mail operasyonlarında olması gerektiği gibi, mobil için optimize edilmiş olması şarttır.
Mecidiyeköy Mah, Oğuz Sk.
Barbaros Apartmanı No:11/7
34387 Şişli/İstanbul
