Kurumsal e-posta iletişiminde, özellikle de KOBİ’ler söz konusu olduğunda, e-posta arşivlemesinin önemi son yıllarda daha çok anlaşılmaya başladı. Elektronik ortamda teklif, satış ve faturalandırma yapan kuruluşlar ve çoğu kamu kuruluşu için yasal zorunluluk haline de gelen e-posta arşivleme, geçmiş e-postalarınızı güvenli olarak saklamanın dışında, ‘e-posta yedeklemesi’nden farkı olarak, akıllı yazılım çözümleriyle verimli ve kolay şekilde tarama yapıp istediğiniz raporlamayı hızla elde etmenizi de sağlar. Maliyetten güvenliğe pek açıdan avantajlar sağlayan bulutta e-mail arşivlemenin önemine ilişkin 6 neden sıralayabiliriz.
Veri güvenliği ve saklanmasına ilişkin bugün hemen hemen her ülkede bağlayıcı yasalar bulunuyor. Özellikle dijital ortamda iş yapan bir kuruluşsanız, müşterileriniz, tedarikçileriniz ve devlet kurumlarıyla yazışmalarınızın mutlaka saklanması gerektiğini bilirsiniz. Otomatik yedekleme yapan akıllı e-posta arşivleme sistemleri sayesinde e-posta belgelerinizi (örneğin e-faturaları), kendi orijinal formatlarında, hızlı ve güvenilir şekilde geri çağırıp kullanabilirsiniz. Her hangi bir yasal işlemle karşı karşıya kalındığında da gereken belgeleri hızlı şekilde resmi mercilere ulaştırabilirsiniz.
İşletmenizin yazışmaları, en azından büyük kısmı, ticari sır niteliğindedir. Bulutta e-posta hizmeti aldığınız servis sağlayınızın, bu e-postaların güvenliğini sağladığından emin olmalısınız. Bulutta e-posta arşivlemesi sunabilecek donanım, deneyim ve referanslara sahip şirketlerle çalıştığınızda, geçmişteki e-postalarınızın yanlışlıkla veya izinsiz silinme, değiştirilme, çoğaltılma girişimleri karşısında güvende olduğunu bilirsiniz.
Arşivlemenin en büyük avantajlarından biri de yazışmalarınızın her hangi bir ek işlem yapmanıza gerek kalmadan anında yedeklenmesi ve sınıflandırılmasıdır. Akıllı yazılım çözümleriyle yazışmanızın bir kopyası anlık olarak arşiv kaldırılır, arşive dilediğiniz yerde ve zamanda hemen ulaşabilirsiniz.
Kullandığınız bulut e-posta arşivleme servisinin avantajlarından biri de, zamanla işletmenize ait dev bir veri kaynağı oluşturmasıdır. Akıllı yazılımlarla bu verileri periyodik olarak işleyip operasyonlarınız hakkında istatistikler ve öngörüler oluşturabilirsiniz. Bu veriler özellikle CRM sistemleri kullanan işletmelerde ayrı önem kazanabilmektedir.
Buluttaki dev bir veri kaynağına dönüşen e-posta arşiviniz, aynı zamanda işletmenizin kurumsal hafızasıdır. Şirketinizi büyütürken ekibe katılacak arkadaşlarınız, sorumluluk alanlarına ilişkin önceki faaliyet ve kayıtları akıllı e-posta arşivleme sayesinde hızlı şekilde tarama ve inceleme şansına kavuşur. Bu da elbette oryantasyon ve adaptasyon sürelerini kısaltır, verimliliği artırır.
Buluttaki e-posta arşivleme servisiniz, size depolama, güvenlik ve işletim maliyetlerinde ciddi tasarruf sağlar. Gelişmiş, arama, sınıflama, çağırma, dosyalama ve diğer verimlilik sistemlerini size sunan servis sağlayıcınız, aynı zamanda sistemlerin barındırılması ve güvenliğinden de sorumlu olduğundan zaman, iş gücü ve paradan tasarruf edersiniz. Ayrıca yasal anlaşmazlıklar sırasında gereken belgelere hızlı ve kolay şekilde ulaşılabildiği için hukuki danışmanlık ve temsil giderleri azalır.
Bulutta e-posta arşivlemesinin e-posta yedeklemesinden çok farklı olduğunu unutmamak gerekiyor. Bulutta e-posta arşivleme sistemlerini temin ettiğiniz servis sağlayıcıların yeterli donanım ve deneyime sahip olduğundan emin olun.
Mecidiyeköy Mah, Oğuz Sk.
Barbaros Apartmanı No:11/7
34387 Şişli/İstanbul
