Takip E-postası (Follow-up Email) Nedir? Etkili Şekilde Nasıl Kullanılır?

Takip e-postası, müşterilere bir eylemi tamamlamalarını hatırlatmak, geri bildirim istemek veya bir sohbete devam etmek için ilk etkileşimden sonra gönderilir. Fakat takip e-postalarınızın fark edilmesini sağlamak zordur ve stratejik bir yaklaşım gerektirir. 

Takip E-postası Nedir?

Takip e-postası, bir iş görüşmesi, toplantı, sohbet veya satış konuşması gibi ilk iletişimden sonra gönderilen bir mesajdır.

Örneğin, yakın zamanda bir şirket yöneticisiyle görüştüyseniz, zaman ayırdıkları için teşekkür etmek için bir takip e-postası gönderebilirsiniz.

Takip e-postaları genellikle iş ortamlarında kullanılır, ancak bir e-posta yanıtı için birine hatırlatma yapmanız gereken herhangi bir durumda da kullanılabilir.

Takip E-postalarının Kritik Yönleri

Takip e-postaları genellikle kısa ve profesyoneldir. Amacı, zincirleme mesaj başlatma ihtiyacınıza bağlı olarak değişebilir.

Aşağıdaki listede takip e-postaları ile ilgili akılda tutulması gereken kritik hususları bulabilirsiniz:

• Netlik: Takip e-postanızın amacının net olduğundan ve önemli noktaları kısaca belirttiğinden emin olun.
• Zamanlama: İlk görüşme alıcının zihninde tazeliğini korurken takip mesajını hemen gönderin.
• Kişiselleştirme: E-postayı alıcının adı ve belirli ayrıntılarla kişiselleştirin.
• Alaka düzeyi: İçeriği önceki etkileşimle alakalı tutun. Alıcıların kafasını karıştırabilecek yeni bir konu sunmaktan kaçının.
• Değer katın: Ek bilgi veya güncellemeler sağlayarak takip e-postanıza değer katın.
• CTA: Alıcıların bundan sonra ne yapmasını istediğinizi açıkça belirtin.

Takip e-postalarınızın tonunu profesyonel ve nazik tutun. Ayrıca, alıcıların mesajı hızlı bir şekilde tanıması için giriş bölümünde kilit noktalardan bahsedin.

Takip E-postaları Neden Önemlidir?

Yakın zamanda tanıştığınız veya birlikte çalıştığınız biriyle iletişiminizi sürdürmek, profesyonelliği ve iletişimi sürdürme isteğini ortaya koyar. Bu yüzden iş hayatında çok önemlidir.

Aşağıdaki listede takip e-postalarının neden önemli olduğu ile ilgili detayları bulabilirsiniz:

1. Yanıt oranlarını artırır

İyi hazırlanmış bir takip e-postası, alıcıları nazikçe harekete geçmeye iten bir hatırlatma görevi görür.

2. Gerçek bir ilgi gösterdiğinizi hissettirir

Takip mesajı göndermek, yalnızca daha yüksek dönüşümler için toplu e-postalar göndermediğinizi ve gerçekten ilgilendiğinizi gösterir.

3. İlişki kurmaya yardımcı olur

Takip e-postası, tartışmayı önemsediğinizi ve daha fazla yoruma açık olduğunuzu gösterir.

4. Olası endişelerin giderilmesine yardımcı olur

Bir takip e-postası, önceki etkileşimlerle ilgili endişeleri gidermenize ve ek bilgi sağlamanıza olanak tanır. Daha da önemlisi, takip etmek başka fırsatların kapılarını açar ve alıcılar nezdinde akılda kalmanızı sağlar.

Koşullarınıza ve ihtiyacınıza bağlı olarak, aşağıdaki bölümde anlatacağımız çeşitli takip e-postaları göndermeyi seçebilirsiniz.

Takip E-postası Türleri

Her takip e-postası türü farklı bir amaca ve bağlama hizmet eder. Örneğin, son zamanlarda bir network etkinliğinde biriyle tanıştıysanız, takip mesajı satış takip e-postasına kıyasla farklı şekilde başlar ve biter.

Yaygın takip e-postası türleri aşağıdakileri içerir.

Senaryo	Amaç
Bilgi toplama	İlerlemek için ek bilgi talep etmek.
Toplantı talebi	Bir konuyu detaylı bir şekilde görüşmek üzere bir toplantı planlamak.
Teşekkür	Zaman ayırdıkları veya yardım sağladıkları için minnettarlığınızı ifade etmek.
Kontrol	Birisiyle yeniden bağlantı kurarak onun ilgisini uyandırmak.
Satış takibi	Alıcıyı pazarlama hunisinde ilerlemeye teşvik etmek.
Tetikleyici tabanlı takip	Alıcının belirli bir tetikleyicisine veya eylemine yanıt vermek.
Yeniden bağlantı e-postası	Belirli bir sessizlik döneminden sonra biriyle yeniden bağlantı kurmak.

Takip E-postası Ne Zaman Gönderilmeli?

Takip e-postaları göndermek için doğru zaman, durumun bağlamına ve aciliyetine bağlıdır.

Aşağıdaki tablo, takip e-postası için yaygın uygulamaları göstermektedir.

Takip	Zamanlama
İlk temas	2-3 iş günü
Bir toplantıdan sonra	24 saat içinde
Cevap yoksa	İlk e-postadan sonra 3-5 iş günü

Takip E-postası İçin Mükemmel Zamanı Seçmek 

• İş görüşmesinden sonra: Takdir ve minnettarlığınızı ifade etmek için görüşmeden sonraki 24 saat içinde bir teşekkür e-postası gönderin.
• Bir teklif veya sunum gönderdikten sonra: Alıcının başka soruları olup olmadığını veya açıklığa ihtiyacı olup olmadığını görmek için bir hafta içinde takip edin.
• Bilgi talep ettikten sonra: Takip süresi aciliyete bağlı olabilir, ancak en iyi zamanlama ortalama iki hafta içinde bir e-posta göndermektir.
• Network kurduktan sonra: Network etkinliği sırasında kurulan yeni bağlantıları genellikle bir hafta içinde takip edin.
• Önemli belgeleri gönderdikten sonra: Alıcıların belgeleri aldığından emin olmak için e-postadan hemen sonra veya bir gün içinde takip edin.
• Yönlendirme veya tanıştırmadan sonra: Birisi tarafından yönlendirildikten sonra hemen takip e-postası gönderin. Alıcıya teşekkür edin, yönlendirmeyi kabul edin ve kendinizi tanıtın.

Tatillerde ve Hafta Sonlarında Gönderilen Takip E-postası ile İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bazen, takip e-postalarına verilen yanıtlar, tatiller veya hafta sonları gibi harici durumlar nedeniyle gecikebilir. Bu noktada zamanlamaları daha iyi ayarlamak için aşağıdaki ipuçlarını unutmayın:

• Takvim hatırlatıcıları ayarlayın ve belirli bir zaman dilimi içinde geri dönüş almadıysanız bir takip mesajı planlayın.
• Alıcıların e-postalarını kontrol etme olasılığı daha düşük olduğundan, hafta sonları veya tatil günlerinde e-posta göndermekten kaçının.
• Takip mesajlarını 2-3 ile sınırlayın. Bundan fazlası alıcıları bunaltabilir.

Doğru zamanda gönderilen iyi yazılmış bir takip e-postası, yanıt alma şansını en üst düzeye çıkarır.

Takip E-postaları Nasıl Yazılır?

Aşağıdaki ipuçları, yanıt alma olasılığı daha yüksek olan takip e-postaları oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

1. Hedefinizi Tanımlayın

Kişisel takip e-postalarının farklı amaçları olsa da, iş takip e-postalarının tek bir hedefi vardır: potansiyel müşteriyi ödeme yapan bir müşteriye dönüştürmek.

İster bir satış takip e-postası ister bir iş teklifi olsun, öncelikle gönderme nedeninizi belirleyin. 

Hedefiniz aşağıdakilerden herhangi biri olabilir:

• Önceki bir mesaj için alıcıdan yanıt almak.
• Bir toplantı planlamak veya bir görüşmeyi takip etmek.
• Önceki görüşmelerde üzerinde mutabık kalınan ayrıntı veya anlaşmaları teyit etmek.
• Alıcıyı satın alma veya girdi sağlama gibi bir eylemde bulunmaya teşvik etmek.

2. Net Bir Konu Satırı Yazın

İçerik önemli olsa da, takip e-postalarınızın konu satırı daha yüksek açılma oranları için çok önemlidir. Kısa ve öz bir konu satırı dikkat çeker ve aciliyet bildirerek genel iletişimi iyileştirir.

Konu satırı aşağıdaki nedenlerden dolayı da önemlidir:

• Beklentileri belirler: Konu satırındaki şeffaflık, alıcıların aciliyete göre e-postayı ne zaman açacaklarına karar vermelerini sağlar.
• Daha kolay düzenlemeye yardımcı olur: Net bir konu satırı, alıcıların daha sonra e-postaları düzenlemesine ve aramasına yardımcı olur.
• Profesyonelliği artırır: E-posta içeriğinin önemli yönlerinden bahsederek güven oluşturabilir ve marka imajını iyileştirebilirsiniz.
• Alaka düzeyini gösterir: Konu satırları, alıcıların e-postanın kendileriyle alakalı olup olmadığına karar vermelerine yardımcı olarak yanlış anlamaları azaltır.

3. Kilit Noktayı Belirtin

Net bir ifade ile başlamak, takip e-postasının ana nedenidir. Bu yüzden önemli hususları gereksiz ayrıntılarla boğmak yerine açılışta bunlardan bahsedin. Bağlam sağlayın ve dikkat çekici bir şekilde başlayın. Kilit noktalarınız birden fazla eylem maddesi içeriyorsa, daha iyi görünürlük için madde işaretleri ve numaralı listeler kullanmayı düşünün.

4. Değer Sağlayın 

Potansiyel müşterileriniz muhtemelen her gün yüzlerce takip e-postası alır. Bu yüzden benzer görünümlü e-postalar arasında öne çıkmak için her takip mesajına değer katın.

E-postaların değerini vurgulamak için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:

• İlgili bilgileri paylaşın: Uzmanlığınızı ortaya koyan değerli kaynaklar, ipuçları ve sektör haberleri sunun.
• Sıkıntılı noktaları ele alın: İlk etkileşimin dışında, alıcılarınızın sahip olabileceği herhangi bir sorunlu noktayı belirleyin ve ele alın.
• Başarı hikayelerini paylaşın: Başkalarının ürünlerinizi veya hizmetlerinizi kullanarak nasıl fayda sağladığını gösterin. 
• Ücretsiz danışmanlık sunun: Ücretsiz demolar ve danışmanlıklar aracılığıyla alıcıya ürün veya hizmetinizi deneyimleme şansı verin.
• Gerçek ilgi ve desteği ifade edin: Sohbeti iki yönlü hale getirin, alıcıya gerçek bir ilgi gösterin ve gerektiğinde yardım teklif edin.

5. Net Bir CTA Kullanın

Belirli senaryoya bağlı olarak daha fazla etkileşim için CTA’larınızı uyarlamak isteyebilirsiniz. CTA, okuyucuları istenen eylemi gerçekleştirmeleri için yönlendirme fırsatınızdır bu yüzden mutlaka göz önünde bulundurun.

Güçlü bir CTA oluşturmak için aşağıdaki en iyi uygulamaları kullanın:

• Spesifik olun: Süslü kelimeler kullanmak yerine alıcıların yapmasını istediğiniz eylemi açıkça belirtin. Bu, ”E-posta bültenimize buradan kaydolun” veya ”Şimdi bir danışmanlık görüşmesi planlayın” kadar basit olabilir.
• Eylem odaklı bir dil kullanın: ”Yardıma ihtiyacınız olursa mutlaka bize haber verin” veya ”Lütfen bu e-postayı uygun olduğunuzda yanıtlayın” gibi ifadeler kullanın.
• Faydayı vurgulayın: İster e-postayı yanıtlamak ister teklifleriniz hakkında daha fazla bilgi edinmek olsun, alıcının harekete geçmesinin neden önemli olduğunu kısaca açıklayın.
• Birden fazla seçenek sunun: Alıcıların sizinle iletişime geçmesi için çeşitli yollar ekleyin: ”Bu e-postayı yanıtlayın”, ”Bir arama planlayın” veya ”Satın almak için bağlantıya tıklayın” olabilir.

Karmaşık bir tartışmayı takip ediyorsanız, madde işaretleri ve numaralandırılmış listeler aracılığıyla atmalarını istediğiniz adımları da vurgulayabilirsiniz. 

Takip E-postası Örnekleri

Her takip e-postasında giriş metni farklı, CTA’lar da duruma göre değişebilirdir. Takip mesajı yazmak için herkese uyan tek bir yaklaşım olmasa da, belirli bir durumu ele almanın yaygın yollarını bilmek size fayda sağlayabilir.

1. Bir İş Teklifi Gönderdikten Sonra Takip E-postası 

Konu Satırı: [İş teklifi/proje adı]’nın takibi

Merhabalar [Alıcı adı] Bey/Hanım

Geçtiğimiz hafta cuma günü görüştüğümüz [teklif/proje] konusunu takip etmek için yazıyorum.

Ekibimizin uzmanlığının projeniz için oldukça faydalı olacağından eminiz. 

Herhangi bir ek bilgiye ihtiyaç duyarsanız, lütfen geri dönüş sağlayın. Konuyu daha ayrıntılı görüşmek üzere bir telefon görüşmesi ayarlamaktan memnuniyet duyarız.

Saygılarımla,

[Adınız ve şirketiniz]

2. Satış Sorgusundan Sonra Takip E-postası 

Konu Satırı: [Ürün/hizmet adı] hakkındaki hizmet/talep kontrolü

Merhaba [Alıcı adı] Bey/Hanım

[Ürün/hizmet] hakkındaki son sorgunuzu takip ediyorum. [Ürün/hizmetle ilgili belirli bir özellikten bahsedin] ile ilgilendiğinizi fark ettik. 

Son görüşmemizden bu yana [ürün/hizmet] güncellemeler aldı ve bunların şirketiniz için faydalı olacağına inanıyorum.

[Ürün/hizmet]’in ihtiyaçlarınıza nasıl yardımcı olabileceğini görmeniz için sizlerle hızlı bir demo paylaşmak isteriz.

Saygılarımla,

[Pozisyonunuz/şirket adınız]