Radicati Group tarafından yapılan bir çalışmaya göre, dünya çapında günlük olarak gönderilen ve alınan e-mail sayısı 2019’da 293,6 milyarken; 2023’te bu rakam 347,3 milyara yükseldi.
Campaign Monitor tarafından yayınlanan e-posta istatistiklerine göre, ortalama bir işletme kullanıcısının günde gönderip aldığı e-posta sayısı yaklaşık 121’dir. Bu, alıcının dikkatini çekmek için ciddi bir rekabet anlamına gelir.
Peki bu rekabetten tam olarak nasıl ön plana çıkabilirsiniz?
Kurumsal e-mail yazarken hassasiyet göstererek…
Kurumsal E-mail Nasıl Yazılır?
Kurumsal e-mail, birçok yönden gayri resmi e-mail’den farklıdır. Sizin ve arkadaşlarınızın birbirinize gönderdiği e-mail’lerden daha profesyonel bir üslupla ve belirli bir formatta yazılır. İyi bir profesyonel e-mail formatı, güvenilir ve profesyonel görünmenizi sağlar.
Aşağıda kurumsal e-mail’in nasıl yazılacağına dair bazı ipuçlarını bulabilirsiniz:
1. Maili Yazma Amacınızı Belirleyin
Bir e-postanın bir amacı olmalıdır. Her e-posta yalnızca belirli bir öğeyi, görevi veya isteği kapsamalıdır. Çünkü tek bir e-postada birden fazla eylem olması karışıklığa ve verimsizliğe neden olabilir. Tek bir e-posta hem müşteri raporu revizyon notlarını hem de üç aylık toplantı için bir planlama sorusunu içermemelidir. Bu senaryo iki ayrı e-posta gerektirir. E-postaları tek bir şeyle sınırlamak, alıcının e-postayı anlamasını ve üzerinde işlem yapmasını daha kolay hale getirir. Bu netliği ve üretkenliği artırır.
2. Profesyonel E-posta Adresinizi Kullanın
Mevcut işinizle ilgili mesajlar gönderirken, şirketinizin size atadığı e-posta adresini kullanın. Kişisel e-posta hesabınızı kullanacaksanız, e-posta adresinizin adınızı ilettiğinden emin olun. E-posta adresinizi oluştururken en uygun seçim tam adınızı veya ilk adınızın baş harfini ve ardından soyadınızı kullanmaktır. Bu daha resmi görünür ve alıcının e-postayı kimin gönderdiğini tam olarak bilmesini sağlar. Bu yüzden asla ima edici ve iş yerinde kullanılmaya uygun olmayan e-posta adresleri kullanmayın.
3. Öz ve Bilgilendirici Konu Satırını Yazın
İyi bir kurumsal e-posta formatı konu satırıyla başlar. E-postanın ne hakkında olduğunun bir önizlemesidir. Yalnızca birkaç kelime kullanarak, mesajınızın getirdiği değeri iletmenize yarar. Bu nedenle, konu satırınızı tıklama uyandıracak kadar dikkat çekici hale getirmeniz gerekir.
OptinMonster tarafından derlenen istatistiklere göre:
- Her üç alıcıdan biri e-postaları konu satırları akılda kalıcı olduğu için açmaktadır.
- İnsanların neredeyse %70’i e-postaları yalnızca konu satırına göre spam olarak bildirmektedir.
Yukarıdaki istatistiklerden anlayacağınız gibi konu satırı iyi bir iş e-postası formatının önemli bir parçasıdır. Bu yüzden konu satırı yazarken bazı şeylere dikkat etmeniz gerekir.
- Kısa ve öz tutun
Konu satırlarınızın 50 karakterden kısa olması gerekir. Bundan daha uzun bir konu satırı yazdığınızda, özellikle mobil e-posta istemcilerinde önizleyen kişiler, büyük olasılıkla konu satırınızı bütünüyle göremezler.
- Akılda kalıcı hale getirin
Aciliyet, gizem, güncellik, alaka düzeyi vb. çağrışımlar yapan kelimeler kullanarak okuyucunun ilgisini çekin. Örneğin, “hemen harekete geçin” ve “ücretsiz” vb. kelimeler kullanabilirsiniz.
- En iyi konu satırını bulmak için A / B testi yapın
Konu satırlarınızı, her zaman ilk seferde hedefe ulaştıramazsınız. Bu yüzden en iyi dönüşüm oranlarını sağlayan konu satırlarını bulmak için A / B testini kullanın.
4. Alıcıya Uygun Hitap Edin ve Selamlayın
Selamla sözcüğünüz, insanların e-postanızı okuduklarında gördükleri ilk şeylerden biridir, bu nedenle selamlamayı doğru şekilde anlamanız çok önemlidir. Çünkü selamlama sözcüğü e-postanın tonunu belirler.
- Uygun bir selamlama kullanın
Bir e-posta yazmaya başlarken kullandığınız selamlama, genellikle sizinle alıcı arasındaki yakınlık düzeyine bağlıdır. Kişiyi ne kadar iyi tanırsanız, selamlama o kadar az resmi olur.
- Selamlamalarınızı kısa ve öz tutun
Alıcı hakkında çok fazla bilgiye sahip değilseniz, selamlarınızı kısa tutmak en iyisidir. Örneğin, “Sevgili İşe Alım Direktörü” yerine “Merhaba” kullanın.
Merhaba [Ad]: Halihazırda profesyonel bir ilişkiniz olan kişilere gönderilen e-posta’lar için uygundur.
Herkese merhaba: E-postalarınızı kişiselleştirmek ve alıcıların adlarını kullanmak her zaman iyi bir uygulama olsa da, bir grup kişiye hitap etmek için kullanılabilir.
Merhaba: Genellikle gönderen alıcının adını bilmediğinde kullanılır.
Sayın [İsim]: Resmi görünmek istediğinizde kullanılır. Birine ilk kez e-posta gönderirken, resmi e-postalar için ve güçlü bir konumdaki insanlara hitap etmek için uygundur.
5. Mail Gövde Metnini Yazın
Dostane ve cana yakın bir ton, soğuk ve uzak bir tondan daha iyi olsa da, iş e-postaları hava durumu veya en sevdiğiniz hobiler hakkında konuşulacak yer değildir. Bu yüzden, e-posta formatınızda profesyonelliğinizi korurken, mesajınızı açık ve doğrudan bir şekilde iletin.
- Kendinizi tanıtın
Alıcının sizi tanımaması veya hatırlamaması ihtimali varsa bunu yapın. Diğer kişiye kendinizden bahsederken adınızı, pozisyonunuzu, nasıl tanıştığınızı, sizi kimin tanıştırdığını ve diğer ilgili ayrıntıları belirtin. Sizi tanıyan kişilere e-posta gönderiyorsanız bu bölümü atlayın. İş arkadaşlarınızın tanımayabileceği yeni bir e-posta adresi kullanırken kendinizi tanıtmanız da gerekebilir.
- Kısa tutun
Daha uzun mesajlara geri dönüş daha uzun sürer. Daha kısa mesajlar daha hızlı taranabileceği için yanıt süreleri kısalır.
- E-mailin amacı konusunda net olun
E-mailinizin amacını açıkça ve doğrudan belirtin. Okunabilirlik için önemli bilgileri numaralandırarak madde işaretleri kullanın. Bir e-mail’i nasıl biçimlendirdiğiniz, yapısal olarak etkinliğinize katkıda bulunur.
- Çok fazla bilgi vermeyin
Özellikle söylenecek çok şey olduğunda cazip gelebilir, ancak çok fazla ayrıntı içeren e-posta’lardan kaçının. Bunun yerine, temel bilgileri verin, gerekirse ek bir belge ekleyin veya isterlerse belgeyi takip e-posta’sıyla onlara gönderin.
- İşleri profesyonel tutun
Ünlem işaretlerine dikkat edin, büyük harf kullanımını yalnızca gerektiğinde kullanın.
6. E-posta İmzanızı Ekleyin
E-mail imzası, kim olduğunuzu, insanların size nasıl ulaşabileceğini ve insanların siz, işletmeniz veya şu anda üzerinde çalıştığınız projeler hakkında nasıl daha fazla bilgi edinebileceğini netleştirmek için iyi bir fırsattır. İyi biçimlendirilmiş bir kurumsal e-mail, aşağıdaki öğeleri içeren bir imzaya sahiptir:
- Adınız ve ünvanınız
- İletişim bilgileri: E-mail adresi, web sitesi, telefon numarası vb.
- Sosyal medya profillerinize bağlantılar
- Varsa takvim bağlantısı (böylece insanlar size e-posta imzanız aracılığıyla toplantı isteği gönderebilir)
- Profesyonel bir fotoğraf ya da tasarım
- Basit tutun
E-mail imzasında süslü yazı tiplerine veya karmaşık tasarımlara gerek yoktur. İmzanızın profesyonel göründüğünden ve mobil cihazlarda bile okunabilir olduğundan emin olun yeter.
- İletişim bilgilerinizi gerektiği gibi güncelleyin
Bu, kişilerin veya kuruluşların sizinle kolayca iletişim kurabilmesi için gereklidir.
7. Dilbilgisi ve Yazım Hatalarını Düzeltin
E-postanızı düzeltmek işiniz için önemlidir, çünkü hiç kimse yazım hataları, dil bilgisi hataları vb. ile dolu bir e-postayı okumak istemez. Ayrıca, alıcılar (ister bir müşteri ister önemli biri olsun), hatalı bir e-posta göndermeye çalışırsanız profesyonelliğinizi sorgulayacaktır. Bu nedenle, göndermeden önce e-postanızı en az iki kere okuduğunuzdan emin olun. Profesyonel metin düzenleme becerileriniz yoksa, bir dil bilgisi uygulaması kullanın.
8. E-postanızı Kısa ve Öz Tutmaya Çalışın
E-postalarınızı yazarken açık ve öz olmayı alışkanlık haline getirin. Bir çalışanın günde ortalama 121 e-posta aldığı düşünüldüğünde, uzun bir e-posta göndererek kimsenin zamanını boşa harcamak istemezsiniz. Bu yüzden e-posta yazarken 200’den fazla kelime kullanmayın. Alıcınızın çok fazla zamanını almadan kısa tutmanız ve öz tutarak bunu bir standart haline getirin.
9. Alıcının Durumuna Göre Resmi Dil Kullanın
Kurumsal e-postanız her zaman profesyonel ve resmi bir tona sahip olmalıdır. Bu yüzden nazik, açık sözlü ve kendinizden emin olarak yazarken herhangi bir gayriresmi dil, duygusal ifade veya kısaltmalar kullanmaktan kaçının. Ayrıca, daha resmi görünmek için uzun ifade veya cümleler kullanmayın.
10. İlgili Ekleri ve Bağlantıları Kullanmaya Dikkat Edin
E-postanıza bir dosya ekliyorsanız, e-postanızda bunu mutlaka belirtin. Örneğin, “İncelemeniz için raporu ekledim.” diyebilirsiniz. Bu, alıcının dosyayı kaçırmasını önler. Ayrıca göndermeden önce dosyayı gerçekten eklediğinizi iki kez kontrol edin. Çünkü hiçbir şey eklemeden, “Dosyayı ekte görebilirsiniz” demekten daha kötü bir şey yoktur. Son olarak dosya adlarını da açık tutun. Örneğin “Doc1.pdf” yerine “toplantı-raporu.pdf” yazabilirsiniz.
11. Kime Göndereceğinizi Belirleyin
Mesajınızı gönderirken doğru e-posta adreslerine sahip olduğunuzdan emin olun. Ana alıcı ve e-postada yanıtlamak istediğiniz kişileri “Kime” alanına yazın. Yalnızca gönderdiğiniz bilgileri bilmesini istediğiniz ancak yanıtlaması gerekmeyen kişileri “cc”ye ekleyin. Birbirini tanımayan kişilere genel e-postalar gönderirken BCC kullanın. BCC’ye eklenen alıcılar birbirlerinin e-posta adreslerini göremediğinden e-posta alıcılarının gizliliğini korur.
12. E-maili Zamanlayın veya Gönderin
Bir e-postayı ne zaman gönderdiğiniz, nasıl alındığını etkileyebilir. Pazartesi sabahları ve cuma öğleden sonraları genellikle yoğun veya görmezden gelinen zamanlardır. Hafta ortası veya sabahın erken saatleri (Salı veya Çarşamba sabah 10 gibi) genellikle dikkat çekmek için ideal bir zamandır. Acilse, konu satırına bunu acil olarak işaretleyin (örneğin, “Acil: Bugün Onay Gerekli”). Zamanlama her şey değildir, ancak e-postanızın açılmasına yardımcı olabilir.
13. Gönderim Sonrası Mailinizi Hatırlatmayı Unutmayın
Gönderim sonrası takip maili göndermek, gönderdiğiniz içeriğin ulaşıp ulaşmadığını teyit etmek, ek bilgiler sunmak ve gerektiğinde geri bildirim istemek için kullanılır. Aynı zamanda, alıcının konuyla ilgili unutmaması gereken bir işlemi tamamlamasına yardımcı olabilir ve yanlış anlamaları önleyerek iletişimin netliğini artırır.
14. Her Zaman Görgü Kurallarına Dikkat Edin
E-posta iletişiminde görgü kurallarına dikkat etmek, kullandığınız dilin kibar ve anlaşılır olması anlamına gelir. Bu sayede e-postalarınız doğru algılanır. Bu, sadece bir nezaket göstergesi değil, aynı zamanda kişisel ve profesyonel itibarınızı korumanın da bir yoludur.
Sonuç olarak, her gün dünyanın dört bir yanında milyarlarca e-posta alışverişi yapılıyor, bu nedenle profesyonel bir e-posta formatını nasıl kullanacağınızı anlamanız, e-posta mesajınızı kısa tutmanız ve amacınızı hedef alıcılarınıza açıkça iletmeniz çok önemlidir.
Kurumsal E-mailin Bileşenleri
Konu Satırı
Konu satırı, e-postanızın kısa bir özetidir. E-postanızın okunmasını sağlamak için en büyük fırsatı sunar ve alıcılarınızın e-postayı açmasını sağlamayı amaçlar. Bu yüzden içeriğin 3 ila 8 kelimelik bir özeti olmalıdır. Çok kısa veya çok uzun konu satırları kafa karışıklığına neden olur. E-postayı yanıtlaması zor veya kafa karıştırıcı hale getirirse, alıcı onu hemen açmayabilir.
Hitap ve Selamlama
Selamlama, e-postanızın tonunu belirler ve alıcıyla en başından itibaren bir bağ kurar. Fakat kurumsal e-posta iletişiminde, profesyonel ve arkadaş canlısı olmak arasında bir denge kurmanız önemlidir.
Gövde Metni
Gövde metni, mesajınızı ilettiğiniz ve alıcıya değer sağladığınız e-postanızın en önemli kısmıdır. Bu yüzden e-posta gövdesi yazarken aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurmanız gerekir:
- Kısa ve öz olmalıdır.
- Daha çekici hale getirmek için görseller, videolar ve diğer görsel öğeler kullanın.
- E-postanızı daha ilgi çekici hale getirmek için etkileşimli öğeler kullanın.
- İlgili ve değerli içerik sunun.
Ekler ve Bağlantılar (varsa)
Ekler ve bağlantılar, e-postalarınıza değerli bir katkı sağlayabilir ve alıcılarınızla ek bilgi veya dosya paylaşmanıza olanak tanır. İster belge, ister bağlantı veya başka bir dosya türü olsun, ekler ve bağlantılar e-postanın işlevselliğini artırabilir ve mesajınıza daha fazla bağlam sağlayabilir.
Kapanış
Kapanış mesajı, e-postanın tamamlandığını belirtir. E-posta yazımında bir gereklilik olmasa da, kısa ve nazik bir ifade e-postanızı profesyonel şekilde tamamlamanıza yardımcı olur.
Resmi veya profesyonel e-postalar için “Saygılarımla” veya “Teşekkür ederim” gibi kapanış cümleleri kullanmayı düşünebilirsiniz.
İmza
E-posta imzası, e-postanıza eklenen bir tür elektronik kartvizittir. Bu yüzden alıcınız için en önemli bağlamı ve iletişim bilgilerini içermelidir. Bu bilgiler, alıcıların göndereni tanımlamasına yardımcı olur ve e-postaya güvenilirlik kazandırır. İmzanızda resimler ve logolar da bulunabilir, ancak bu görsellerin mobil cihazlarda nasıl görüneceğine de dikkat etmeniz gerekir.
Kurumsal E-mail Yazarken Yapılan Hatalar ve Çözümleri
Aşağıdaki listede kurumsal e-mail yazarken yapılan hataları ve bunlara dair çözümleri bulabilirsiniz:
1. Aşırı satış odaklı konu satırları kullanmayın
Konu satırları, satış içeriği söz konusu olduğunda başarılı e-posta pazarlaması için kritik öneme sahip olsa da, satış odaklı konu satırlarına sahip e-postalar çoğu kitleye hitap etmez.
- Konu satırı yazımınızda nazik ve profesyonel olun.
- Konu satırlarınızı hem masaüstü hem de mobil kullanıcıların düzgün bir şekilde okuyabilmesini sağlamak için 10 kelimenin altında tutun.
2. Genel isimlerden kaçının
Konu ve gönderen, insanların e-postalarınızı açmasının en büyük iki nedenidir. Genel bir iletişim adı kullanıyorsanız, insanlar e-postanızı açmaz. Bu yüzden gönderen adını olabildiğince insani yapın.
3. Selamlama kısmında kötü bir ilk izlenim bırakmayın
Selamlama, alıcılarınızın gördüğü ilk şeydir. Bu yüzden isimlerini yanlış yazmayın veya onlara ilk isimleri yerine soyadlarıyla hitap etmeyin. Selamlamanızda çok resmi veya gayriresmi olmayın; ideal olarak okuyucunuzun tonunu yansıtın.
4. Konu satırlarınızda aşırıya kaçmayın
Konu satırınıza asla ”Merhaba” gibi çok belirsiz kelimeler yazmayın. Büyük harf kullanımından ve emojilerden de uzak durun. E-posta konu satırları kısa, anlamlı ve kolayca anlaşılabilir olmalıdır.
5. Söylemek istediğiniz şeyi en sona bırakmayın
İnsanlar uzun bir e-postanın sonuna kadar okumayabilir. Bu yüzden önemli bilgiler paylaşıyorsanız veya bir istekte bulunuyorsanız, bunu e-postanın başında yazın, daha sonra arka planı ve ayrıntıları sağlayın.
6. Okumayı zorlaştırmayın
Uzun ve yoğun metinlerle dolu e-postalar okunmayı zorlaştırır ve rahatsız edici olabilir. Çoğu kişi e-postalarını hareket halindeyken cep telefonlarından okuduğundan, metni sade ve anlaşılır tutmak önemlidir. Ayrıca, masaüstünde düzgün görünen görsellerin mobil ekranlarda farklı görünebileceğini unutmamanız şarttır.
7. Kısaltmalara dikkat edin
Kısaltmalar herkes anladığında faydalıdır, ancak terimlere aşina değillerse alıcıları yabancılaştırabilir. Bu yüzden işletmeniz içinde yaygın olarak kullanılan kısaltmaları müşterileriniz ve ortaklarınıza e-posta gönderirken kullanmayın.
8. Kapanışı unutmayın
E-postanızı çok ani bir şekilde bitirmemeye çalışın; bunun yerine bağlama bağlı olarak ”Herhangi bir sorunuz varsa lütfen bana bildirin” ile gibi bir cümle ile bitirin. Kapanışın profesyonel olduğundan emin olun.
9. E-postanızı tekrar okumadan asla göndermeyin
Yazım hataları ve yazım yanlışları içeren özensiz e-postalar olumsuz bir izlenim bırakır. Ayrıca, e-postayı aceleyle yazarsanız önemli bilgileri atlamanız veya alıcınızın sorularını cevapsız bırakmanız olasıdır. Bu yüzden e-postanızı göndermeden önce mutlaka en az 2 kere okuyun.
Profesyonel Bir E-postanın Nasıl Yazılacağını Bilmek Neden Önemlidir?
İyi yazılmış profesyonel bir e-posta güven ve itibar oluşturur. Net bir konu satırı, uygun bir selamlama ve doğru dil bilgisi kullanmak ciddi ve profesyonel olduğunuzu gösterir. Mesajınız düzenli ve hatasız olduğunda, alıcıların ona güvenme olasılığı daha yüksektir. Kötü yazılmış bir e-posta, okuyucuyu şaşırtabilir ve itibarınıza zarar verebilir.
Profesyonel e-postalar hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur. İster bir toplantıdan sonra takip ediyor olun, ister bir teklif yapıyor olun, güçlü bir e-posta yeni fırsatlara kapı açabilir. Profesyonel e-postalar yazmak, hayatın her alanında size fayda sağlayan bir beceridir.
Kurumsal E-mail Örnekleri ve Şablonları
Aşağıda iş iletişim için kullanabileceğiniz kurumsal e-posta örneklerini ve şablonlarını bulabilirsiniz:
1. Takip E-postası
Merhaba [İsim] Bey/Hanım,
Umarım iyisinizdir. Bu e-postayı geçtiğimiz hafta gönderdiğim teklifin takibini yapmak için yazıyorum. 28 Şubat Cuma gününe kadar gönderdiğim teklifi inceleyip geri bildirimlerinizi paylaşabilir misiniz? Kolaylık olması açısından teklifi tekrar ekledim. Herhangi bir değişikliğe veya daha fazla ayrıntıya ihtiyacınız olursa lütfen bana bildirin. Zaman ayırdığınız için çok teşekkür ederim!
Saygılarımla,
[İsim – Soyad]
Şirket Unvanı, Şirket Adı
2. İşletme Operasyonları Hakkında Güncellemeler
Merhaba [İsim] Bey/Hanım,
[Tarih] ile [Tarih] arasında ofiste olmayacağımı sizlere bildirmek isterim.
Meslektaşım [isim] projenizi devralacak.
Herhangi bir sorunuz varsa, teslimden önce size yardımcı olmaktan mutluluk duyarım.
Saygılarımla,
[İsim – Soyad]
Şirket Unvanı, Şirket Adı
3. Satın alma/hizmet onay e-postaları
Merhaba [İsim] Bey/Hanım,
Son toplantımızda kararlaştırdığımız gibi projemizi başlatmak için faturayı ve sözleşmeyi az önce gönderdim.
Önümüzdeki hafta Çarşamba (23 Mart) gününe kadar ödemeyi yapıp sözleşmeyi imzalayabilirseniz, hemen çalışmalarımıza başlamak isteriz.
Herhangi başka bir sorunuz varsa, yardımcı olmaktan mutluluk duyarım.
Saygılarımla,
[İsim – Soyad]
Şirket Unvanı, Şirket Adı
İlgili İçerikler:
Teşekkür Maili Nasıl Yazılır? En İyi 10 Teşekkür Maili Örneği
İş Başvuru Maili Nasıl Yazılır? Hayalindeki İşe Girmek İçin E-Posta Hazırlama
İstifa Maili Nasıl Yazılır, Nasıl Bitirilir?
Veda Maili Nasıl Yazılır? Veda Maili Örnekleri
İngilizce E-Posta Nasıl Yazılır? Nelere Dikkat Edilmelidir? İngilizce E-mail Örnekleri
Otomatik Yanıt Maili Nasıl Yazılır? Ofis Dışında Veya Tatilde Yanıtı Mail Örnekleri
Outlook Mail İmza Ekleme Nasıl Yapılır? İletilere İmza Oluşturma ve Ekleme
![Türkiye’de E-posta Kullanımı %40 Arttı [İnfografik]](https://uzmanposta.com/blog/wp-content/uploads/2021/02/turkiye-is-epostasi-verileri-2020-001-2-120x86.png)
