Her ay milyonlarca kişinin işinden ayrıldığını biliyor muydunuz? ABD’de sadece Kasım 2020’de yani pandemi sürecinde bile yaklaşık 3,16 milyon insan istifa etti. Rakamlardan da anlayabileceğiniz gibi işinizden ayrılmak istiyorsanız, yalnız değilsiniz. Ancak bu kararı aldıktan sonra, inanılmaz derecede rahatsız edici olabilecek bir şeyin üstesinden gelmeniz gerekiyor: Resmen istifa etmek.
Peki, istifa etmek için ne yapmanız gerekiyor?
Kesin yaklaşımınız sürece göre değişiklik gösterecek olsa da, bir istifa maili yazmak genellikle sürecin önemli bir parçasıdır. Nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, istifa e-postası göndermek hakkında bilmeniz gerekenleri aşağıda sizin için derledik.
İşten Ayrılırken Neden İyi Bir İstifa Mail’ine İhtiyacınız Var?
İstifa mail’i yazmanın temel nedeni, bazı işyerlerinde istifa mail’inin ya da mektubunun yasal sonuçları olan resmi bir belge olmasıdır. Sözleşme gereği iki hafta önceden istifanıza haber vermeniz gerekebilir. Resmi mektubunuz/mail’iniz istifanızın kanıtı olur. Herhangi bir anlaşmazlık durumunda, bu belge sizi korur ve daha ciddi bir durum ortaya çıktığında haklarınızı yasal olarak koruma altına alır.
İstifa mektubunuzun/mail’inizin ikinci amacı, mesleki itibarınızla bağlantılıdır. Bu belgeler, işini sorunsuz bir şekilde değiştirmek isteyenler ve sektörde iyi durumda kalmak isteyenler için bir araçtır. Gelecekteki işverenleriniz, isteseniz de istemeseniz de, önceki işverenlerinizi referans almak için arayabilir ya da işverenlerininizden gelecekte kullanabileceğiniz bir tavsiye mektubu isteyebilirsiniz. Bu yüzden şu anki işinizden nefret ediyor olsanız bile, mümkün olan en iyi şartlarda işinizden ayrılmalısınız. Bu şekilde ayrılırsanız; tatil ücreti, kıdem tazminatı veya sağlık ve emeklilik ödeneği alabilirsiniz.
Mevcut işinizde size kötü davranılmış olsa bile, küskünlüğünüzü unutun, bir profesyonel gibi davranın ve iş yerinizden iyi şartlarda ayrılın. Uzun vadede bunu yaptığınıza asla pişman olmayacaksınız.
İstifa Maili vs İstifa Mektubu
Tipik olarak, bir istifa maili’i ve istifa mektubunun içeriği birbirine çok benzerdir. Fakat bir istifa mektubu yazdığınızda, bu mektubun bir kopyasını yöneticinize veya İK’ya teslim etmeniz gerekir. Fakat bir e-posta ile her şey tamamen dijitaldir.
Bir istifa mektubu formaliteyi zaman zaman bir üst seviyeye çıkarabilir. Ancak bu, e-posta yazmanın profesyonel bir seçenek olmadığı anlamına gelmez. Şirket politikası açıkça basılı bir mektup talep etmedikçe, dijitale geçmek büyük olasılıkla her şeyi daha kolaylaştıracaktır. Hatta bazı şirketler istifa mektubunun bir e-posta olmasını şart koşar.
İstifa maili mi yoksa mektubu mu kullanacağınızdan emin değilseniz, resmi politikalar için çalışanlar için oluşturulan kılavuzları inceleyebilirsiniz. Herhangi bir bilgi yoksa, istifa mektubunuzun biri yazdırabileceğiniz, diğeri e-posta’yla gönderebileceğiniz iki versiyonunu oluşturun. Bu şekilde, her iki koşulu da sağlamış olursunuz.
Yaygın İstifa E-posta Hataları
Bir istifa e-posta’sındaki hatalar önemli değilmiş gibi görünse de, durum aslında böyle değildir. Çünkü herhangi bir şirketten ayrıldığınızda iyi bir izlenim bırakmak istersiniz. Çünkü nasıl ayrıldığınız itibarınızı etkiler. Bu yüzden bazı hatalardan kaçınmanız gerekir.
Peki, kaçınmanız gereken hatalar nelerdir?
Aşağıda sizin için listeledik:
1. Zamanlamayı doğru planlayın
İşinizden ayrılmayı planlıyorsanız, e-posta’nızı iki hafta önceden veya çalışan el kitabında listelenen minimum süreyi sağlayarak yapın. Bunu yapmazsanız, işvereninizi olması gerekenden daha fazla zor durumda bırakırsınız ve bu da itibarınızı zedeleyebilir.
2. İlk önce yöneticinizi bilgilendirin
İK’ya ya da patronunuza istifa e-posta’nızı göndermeden önce mutlaka yöneticinizle görüşün. Yöneticinizi bilgilendirmeden önce iş arkadaşlarınız, müşterileriniz vb. kimseye bu durum hakkında çok fazla ipucu vermeyin.
3. Her zaman şeffaf olmanız gerekmez
Ayrılmadan önce işvereninize neden ayrıldığınız hakkında bazı bilgiler vermeniz gerekse bile, tam olarak şeffaf olmanıza gerek yok. Örneğin, takdir edilmedikleri için bir işi bırakan yüzde 79’luk gruptaysanız, bu, bir istifa mailinizde değer düşüklüğü hakkında konuşmanız gerektiği anlamına gelmez. Bu yüzden olumluya odaklanın ve şirketi, patronunuzu, iş arkadaşlarınızı veya işi kötülemeyin. Şikayetleriniz tamamen anlaşılabilir olsa bile, bunları dışa vurmanıza gerek yok.
İstifa Mail’i Nasıl Yazılır?
İstifa e-posta’nızı yazmaya hazırsanız, bunu nasıl yapacağınıza ilişkin adım adım süreci aşağıda bulabilirsiniz:
1. Net Bir İstifa E-posta’sı Konu Satırı Oluşturun
Bir istifa e-posta’sının konu satırı aşırı derecede basit olmalıdır. “[Adınız]’ın İstifası” veya “İstifa – [Adınız]” gibi bir şey genellikle şaşırtıcı olsa da, büyük bir işletmede çalışıyorsanız veya şirkette sizinkine benzer bir isme sahip farklı biri varsa, biraz daha ayrıntı eklemenizde fayda var. Bunun yerine, “İstifa – [İş Ünvanı] [Adınız] – [Departman]” kullanmak, e-posta alıcısının tam olarak kimin ayrıldığını bilmesini sağlamak için daha iyi bir yöntem olabilir.
2. Kim Olduğunuzu Yeniden Belirtin ve İletişim Bilgilerinizi Ekleyin
İstifa e-posta’nızın en üstüne adınızı, iş unvanınızı ve departmanınızı yazın. Daha sonra, işvereninizde kayıtlı olan adres, telefon numarası ve kişisel e-posta dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi ekleyin. Bu adım kimin istifa ettiğini netleştirmekle ilgili olduğu için kişisel bilgilerinizi eklemeyi es geçmeyin.
3. Selamlama İle Başlayın
Evet, bir istifa maili bile bir selamlamaya ihtiyaç duyar. Çoğu durumda, “Sevgili Bay/Bayan/Bayan/Dr. [Yöneticinizin Adı]” yeterlidir.
4. Kesinlik Belirtin
Selamlamadan sonra, e-posta’nızda istifa ettiğinizi açıkça belirtmeniz gerekir. Gönderdiğiniz kişiye bunun istifa etme niyetinizin resmi bir bildirimi olduğunu gösterin, pozisyon ayrıntılarınızı yeniden düzenleyin ve geçerlilik tarihinizi (işe gelmeyi planladığınız son gün) söyleyin.
Asla belirsizlik içeren cümleler kullanmayın. “Belki”, “umarım”, “istiyorum” vb. kesin olmayan kelimelerden kaçının. Bu, belirsiz olduğunuzu gösterir veya pazarlık yapma havasındaymışsınız gibi görünmenizi sağlar. Bunun yerine, niyetleriniz konusunda açık ve net olun. Bu şekilde, bir yanlış anlaşılmaya yer vermezsiniz.
5. İstifa Mail’inizi Göndereceğiniz Kişiye Bir Neden Verin [Opsiyonel]
İsterseniz istifa mailinize, işten neden çıktığınız hakkında bir bilgi ekleyebilirsiniz. Ancak bu isteğe bağlı bir opsiyondur. Nedeninizi paylaşmak istemiyorsanız, bunu yapmak zorunda değilsiniz. Fakat nedeninize ısrarla değinmek isterseniz, nedeninizi kısa tuttuğunuzdan emin olun.
6. Güzel Bir Şeyler Söyleyin
Zevk aldığınız bir işten istifa ediyorsanız, bu kısım oldukça kolaydır. Mail’inize; yaptığınız bağlantılar, geliştirdiğiniz beceriler veya çalıştığınız iş yerinde sevdiğiniz herhangi bir şeyden bahseden bir veya iki cümle ekleyebilirsiniz. Fakat işinizle alakalı hiçbir şeyi sevmiyorsanız, buna istifa mail’inizde yer vermeyin. Bunun yerine, güzel bir şeyler söylemeye çalışın. Örneğin, işinizle ilgili herhangi bir şeyden zevk almasanız bile, bunun yerine, işinizin nasıl “değerli bir deneyim” olduğundan bahsedebilirsiniz. Sonuç olarak bu işinizde de, en azından bir işte ne istemediğinizi öğrendiniz. Bu da değerli bir derstir.
7. Yardım Etme İsteğinizi Belirtin
Geçişe yardım etmeye istekli olduğunuzu söylemek size asla zarar vermez, hatta karşı tarafa yardım etmeye açık olduğunuzu gösterdiğiniz için pozitif bir algı sağlar.
8. Teşekkür Eklemeyi Unutmayın
Yöneticinize veya şirkete sizin için yaptıkları her şey için teşekkür ettiğiniz ayrı bir paragraf ya da birkaç satır eklemek oldukça iyi bir fikirdir. Kısa ve tatlı bir teşekkür notu, e-posta’yı güzel bir şekilde bitirmenizi sağlar ve pozitif bir algı oluşturur.
9. Saygı Sözcükleri ile Sonlandırın
E-posta’nızı bitirirken, “Saygılarımla” gibi klasik bir sonlandırma yapın. Bu saygı sözcükleri hem kibar hem de profesyonel görünmenizi sağlar.
İstifa Mail’i Formatı ve Yapısı Nasıl Olmalıdır?
Bir istifa mail’inin temel yapısal unsurları aşağıdaki şekildedir:
- İstifa edeceğinizi belirten net bir konu satırı
- Adınız ve iletişim bilgileriniz
- Alıcının adı
- Selamlama
- Birinci paragraf: İstifanızın haberi
- İkinci paragraf: Şirketle geçirdiğiniz zaman için teşekkür ifadesi
- Üçüncü paragraf: Geçişe yardımcı olma isteğinin ifadesi
- İsteğe bağlı: Ayrılma nedenleriniz
- Saygı sözcükleri içeren bir sonlandırma
İstifa mail’inizi yazarken uygun bir iş mail’i formatını gibi yazın (tıpkı yeni bir iş arayanların yazdığı ön yazı gibi). Kişisel iletişim bilgilerinizi de ekleyerek dikkat çekici bir başlık kullanın ve alıcının adını ekleyin.
12 puntodan büyük ve 10 puntodan küçük olmayan, okunaklı ve okunması kolay bir yazı tipi kullanın. Metni sola hizalayın ve kenardan kenara iki yana yaslamayın.
Paragrafları girintili yapmayın ve aralarında boşluk bırakın. Solda, sağda, üstte ve altta en az bir inçlik bir kenar boşluğu bırakın.
Bir istifa maili genellikle kısa olacağını unutmayın.
İstifa Mail Örnekleri
İstifa etmeden önce bir veya iki istifa e-postası örneğini incelemek, sizin için her zaman iyi bir fikir olabilir. Çoğu durumda, kendi istifanızı kolaylıkla yazabilmenizi sağlayarak size ilham kaynağı, kılavuz ve hatta şablon olabilir.
Aşağıda neden işten ayrıldığınıza bağlı olarak birkaç istifa e-postası örneği bulabilirsiniz:
1. Yeni Bir İş Bulduğunuzda
Sevgili A Bey/Hanım,
Lütfen bu mail’imi, 1 Ağustos 2021 tarihinden itibaren ABC Şirketinin Finans Departmanındaki İdari Asistanlık pozisyonundan istifa ettiğimin resmi bir bildirimi olarak kabul edin.
ABC Şirketi ile geçirdiğim zaman paha biçilmezdi. Bu rol bana profesyonel olarak öğrenme, gelişme ve aynı zamanda harika meslektaşlarımla bağlantı kurma fırsatı verdi. Geçişi kolaylaştırmak için yapabileceğim bir şey varsa lütfen bana bildirin.
Geçen yıllar boyunca tüm desteğiniz ve nezaketiniz için tekrar teşekkür ederim.
Saygılarımla,
İsim – Soyad
2. Yeni Bir Lokasyona Taşınırken
Sevgili A Bey/Hanım,
ABC Şirketinin BT Departmanındaki Yazılım Geliştirme pozisyonumdan istifa ettiğimi bildirmek için yazıyorum.
Son günüm 1 Ağustos 2021 olacak. Bu pozisyonun bana sağladığı tüm fırsatlar için teşekkür ederim.
Yakında yeni evim diyeceğim şehirde yeni pozisyonlar ararken bu deneyim çok değerli olacak.
Son günüme kadar geçişi sürecini kolaylaştırmak için yapabileceğim bir şey varsa, lütfen bana bildirin.
Bu harika deneyimi bana sağladığınız için çok teşekkür ederim.
Saygılarımla,
İsim – Soyad
3. Sağlık Sorunlarınız İçin Ayrılırken
Sevgili A Bey/Hanım,
Lütfen bu mail’i ABC Şirketi’nden resmi istifam olarak kabul edin. Sağlık sorunlarım nedeniyle 1 Ağustos 2021 son çalışma günüm olacak.
Bu pozisyonun yıllar boyunca bana sağladığı her şey için sonsuz teşekkür ederim. Geçişi kolaylaştırmak için yapabileceğim bir şey varsa, bana bildirseniz çok memnun olurum.
Desteğiniz ve rehberliğiniz için tekrar teşekkür ederim.
Saygılarımla,
İsim – Soyad
Sonuç olarak, bir istifa e-posta’sı yazmak zor olmak zorunda değildir. Yukarıdaki ipuçlarını kullanarak harika bir iş çıkarabilirsiniz.
