Bir e-posta’nın nasıl şifre ile korunacağını bilmek, hassas bilgilerinizi güvende tutmanın önemli bir parçasıdır. E-posta günlük iletişimin hayati bir parçası olduğundan, e-posta’larınızı nasıl parola ile koruyacağınızı anlamanız önemlidir. İster basit bir kişisel e-posta isterse gizli bir kurumsal e-posta olsun, parola koruması iletişimlerinizde size bir güvenlik katmanı sağlar.
Şifre Korumalı Email Nedir?
Password-protected email yani şifre korumalı e-posta, içeriği açmak ve görüntülemek için parola gerektiren bir e-postadır. Bu, alıcının mesaja erişmek için doğru parolayı girmesi gerektiği anlamına gelir. Parola koruması, yetkisiz kişilerin e-postalarınızı ele geçirmesini ve okumasını zorlaştıran ekstra bir şifreleme düzeyi sağlar.
Şifre korumalı bir e-posta gönderirken, alıcı kendisine güvenli veya şifreli bir mesaj gönderildiğine dair bir e-posta alır.
Parola korumalı bir e-posta göndermenin avantajlı olacağı bazı senaryolar arasında gizli iş belgelerinin paylaşılması, sosyal güvenlik numaraları veya banka hesap bilgileri gibi kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerin paylaşılması ve özel yasal belgelerin gönderilmesi yer alır.
Örneğin, bir avukat hassas dava dosyalarını müşterileriyle paylaşmak için şifre korumalı e-postalar kullanabilir veya bir mali danışman müşterileri için yatırım ayrıntıları içeren e-postaları güvence altına alabilir.
Temel olarak, gönderilen bilgi ele geçirilme veya yetkisiz görüntüleme riski taşıyacak kadar hassas olduğunda, parola korumalı bir e-posta seçmek en güvenli yaklaşımdır.
Parola Koruması vs Şifreleme
Gizli bilgilerin güvenliği söz konusu olduğunda, internet çok güvenli olmayan bir yer olabilir. Ancak, çevrimiçi belgelerin bütünlüğünü korumak için parola koruması ve şifreleme gibi çeşitli yöntemler vardır.
Parola koruması, kimlik doğrulama ve doğrulama işlemleri yoluyla bilgisayarınızı yetkisiz erişime karşı koruyan bir güvenlik işlemidir. Basitçe söylemek gerekirse, çevrimiçi bilgileriniz benzersiz bir parola kullanılarak korunur; yalnızca doğru parolaya sahip yetkili bir kullanıcı içeriği görüntüleyebilir.
Bazı şirketler, hassas bilgilerin çevrimiçi güvenliğini sağlamak için bir parola koruma politikasına sahiptir veya parola koruma yazılımı kullanır.
Şifreleme temel olarak belgelerinizdeki bilgileri yetkili kullanıcı dışında hiç kimse için işe yaramaz hale getirir. Verileri düz metinden (okunabilir) şifreli metne (okunamaz) çevirerek çalışır.
Şifreli metin, rastgele harflerden, sembollerden ve sayılardan oluşur ve yalnızca bir şifreleme anahtarı ile çözülebilir.
Veri şifrelemesi yalnızca bilgisayar korsanlarının gizli bilgilerinize erişmesini engellemekle kalmaz, aynı zamanda parola korumasından bir adım öteye geçer. Parolalar dışarıdan gelen siber tehditlere karşı ilk savunma hattı görevi görür. Ancak, zayıf bir parolanız varsa ve birisi bunu doğru tahmin ederse veya hacklerse, artık tüm hesap bilgilerinize ve verilerinize erişebilir. Veri şifrelemesinin yaptığı şey, verilerinizi okunamaz hale getirmektir, böylece parolanız tehlikeye atıldığında hassas bilgileriniz dokunulmadan kalır.
Şifre Korumalı E-postalar Ne Zaman Kullanılır?
Şifre korumalı e-postalar hassas iletişimler için farklı koruma seviyeleri sunar. Şifre koruması, e-postaya erişilmeden önce bir şifre girilmesini gerektirerek ekstra bir güvenlik katmanı sağlar. Aynı zamanda şifreleme, e-postanın içeriğinin doğru şifre çözme anahtarı olmadan okunamamasını veya anlaşılamamasına olanak tanır.
E-posta istemciniz ne olursa olsun, verilerinizi korumak için ek araçlar ve şifreleme yöntemleri kullanarak e-posta güvenliğini artırmanız mümkündür. Ancak genel bir kural olarak, özellikle aşağıdaki senaryolarda şifre koruması kullanmanız gerekir:
1. Özel Bilgiler veya Hassas Veriler Gönderme
Bu, sosyal güvenlik numaraları, banka hesap bilgileri veya sağlık kayıtları gibi kişisel bilgileri içerebilir. Şifreli e-postalar kullanarak, yalnızca amaçlanan alıcının bu gizli bilgilere erişebildiğinden emin olabilirsiniz.
2. Müşteriler veya Ekip Arkadaşlarıyla İletişim Kurma
E-posta yoluyla önemli iş bilgileri için alışverişinde bulunuyorsanız, olası güvenlik ihlallerine karşı korunmak için şifre koruması kullanmanız çok önemlidir. Bu, yalnızca gizli bilgilerinizi korumakla kalmaz, aynı zamanda müşterileriniz veya ekip arkadaşlarınızın güvenliğini de korur.
3. Ekleri Paylaşma
Ekler genellikle hassas veriler içerebilir, bu nedenle bunları e-postayla gönderirken şifreleme kullanmak önemlidir. Bu, e-posta ele geçirilse bile eklere doğru şifre çözme anahtarı olmadan erişilememesini sağlar.
4. Ödeme Bilgileri Sağlarken
İşletmelerdeki İnsan Kaynakları departmanı genellikle tüm çalışanlara maaş bordrolarını göndermek zorundadır. Bu, kişisel bilgiler ve banka hesap numaralarını içeren son derece hassas bir bilgidir. Parola koruması ve şifreleme kullanarak, çalışanların maaş bordrolarına yalnızca kendilerinin erişebildiğinden emin olabilirsiniz.
5. Uzaktan veya Genel Wi-Fi Üzerinden Çalışma
Güvenli bir ağın dışında çalışırken, olası herhangi bir bilgisayar korsanlığı girişimini önlemek için parola koruması ve şifreleme kullanmak önemlidir. Genel Wi-Fi ağları genellikle güvenli değildir ve bu da bilgisayar korsanlarının e-posta yoluyla gönderilen bilgileri ele geçirmesini kolaylaştırır.
Gmail’de Şifre Korumalı E-posta Nasıl Gönderilir ve Alınır?
Gmail üzerinden şifreli e-posta göndermenin adımları aşağıdakileri içerir:
1. Gmail’e gidin ve ”Oluştur”a tıklayın
İlk adım, Gmail hesabınıza gidip ekranın sol üst köşesinde bulunan “Oluştur” butonuna tıklamaktır.
2. Gmail Gizli Modunu açın
“Oluştur“a tıkladıktan sonra yeni bir e-posta penceresi açılacaktır. Şifre içeren bir e-posta göndermek için Gmail’in “Gizli Modunu” kullanmanız gerekir.
Peki, Gmail’de gizli mod nedir?
Gmail’deki Gizli mod, alıcının e-postanızı iletmesini, kopyalamasını, yazdırmasını veya indirmesini önleyerek mesajlarınızı güvende tutmanıza yardımcı olan bir özelliktir.
Bu pencerenin sağ alt köşesinde küçük bir kilit simgesi göreceksiniz, Gmail Gizli Moda geçmek için bu simgeye tıklayın.
3. Son kullanma tarihi ve parola ayarlayın
Gizli Mod açıkken e-posta için bir son kullanma tarihi ve alıcının e-posta’yı okuması için girmesi gereken bir parola ayarlayabilirsiniz.
Seçebileceğiniz beş son kullanma tarihi seçeneği vardır: 1 gün, 1 hafta, 1 ay, 3 ay veya 5 yıl.
Parola için “SMS şifre kodu yok” ve “SMS şifre kodu” seçenekleriniz var.
İlkini seçerseniz ve alıcının bir Gmail hesabı varsa, bunu doğrudan açabilir. Başka bir e-posta hizmeti kullanıyorsa, e-posta üzerinden bir Gmail parolası alır.
İkincisini seçerseniz, parola alıcının telefonuna kısa mesajla gönderilir. Bu noktada kendi parolanızı değil, onların parolasını girdiğinizden emin olmanız gerekir.
4. “Kaydet“e tıklayın
Son kullanma tarihini ve parolayı girdikten sonra ekranın sağ alt köşesindeki ”Kaydet” butonuna tıklayın.
5. E-postanızı yazın ve “Gönder”e tıklayın
Gizli Mod ayarlarınız etkinleştirildiğinde, alıcınızın e-posta adresini “Kime” alanına girin.
Artık e-postanızı normal şekilde yazabilirsiniz. Ancak, Gizli Mod açık olduğundan, eklediğiniz tüm eklerin de son kullanma tarihi ve parola ayarlarına tabi olacağını unutmayın.
Şifre erişimini kaldırma
Gerekirse, bir e-postanın son kullanma tarihinden önce erişimini kaldırabilirsiniz.
Bunu yapmak için, Gmail’deki “Gönderilenler” klasörüne gidin. Ardından gizli e-postayı açın ve sağ alt köşedeki “Erişimi Kaldır” butonuna tıklayın.
E-posta alıcı tarafından erişilemez hale gelecektir. Buna tüm ekler de dahildir. Sağlanan parola artık çalışmayacaktır.
Şifre korumalı e-postaları açma
Şifre korumalı bir e-posta aldığınızda, açmak için Gmail şifrenizi girmeniz gerekir. Şifre, telefonunuza kısa mesaj yoluyla (gönderen bu seçeneği seçtiyse) veya farklı bir e-posta servisi kullanıyorsanız e-postanıza gönderilir.
Farklı bir e-posta servisi kullanıyorsanız, e-postayı açın ve “E-postayı görüntüle“ye tıklayın. Ardından Google kimlik bilgilerinizi sağlamanız gerekir.
Şifrenizi metin yoluyla almak için, e-postada “Şifre gönder“i seçin. Ardından bu metni içeriğini görüntülemek için e-postaya girebilirsiniz.
Gmail’de şifre korumalı e-postalarda olası hatalar
Gmail’de şifre korumalı bir e-postayı açmakta sorun yaşıyorsanız deneyebileceğiniz birkaç şey vardır. Bunlar aşağıdaki şekildedir:
- Son kullanma tarihini kontrol edin: E-postanın bir son kullanma tarihi varsa, henüz geçmediğinden emin olun. Geçtiyse, size yeni bir e-posta gönderip gönderemeyeceğini öğrenmek için göndericiyle iletişime geçin.
- Hesapları değiştirin: Birden fazla Google Hesabınız varsa, e-postanın gönderildiği hesapta oturum açtığınızdan emin olun.
- Sağlanan numara desteklenmeyen bir ülkeye ait: Gönderen, e-postasına yalnızca Gmail’in desteklemediği bir ülkede kullanılabilen bir telefon numarası eklemiş olabilir. Şu anda yalnızca Avrupa, Amerika Birleşik Devletleri, Avustralya ve Asya’dan (Hindistan, Kore ve Japonya) gelen telefon numaraları desteklenmektedir.
Gmail’in Gizli Modunun Avantajları
Kullanıcılar, Gmail’in Gizli Modunu kullanarak Gmail’de parola korumalı bir e-posta gönderebilir. Bu mod, alıcıya SMS yoluyla bir parola gönderilmesini zorunlu kılmanıza olanak tanır. Alıcının daha sonra e-posta’yı açmadan önce bu kodu girmesi gerekir.
Ayrıca, bu mesaj için bir e-posta son kullanma tarihi belirleyebilir veya erişimi iptal edebilir, ayrıca mesajları ve ekleri kopyalama, iletme, yazdırma ve indirme seçeneklerini kaldırabilirsiniz. Bu özellik, hassas bilgilerin güvenli kalmasını ve yalnızca amaçlanan alıcı tarafından erişilebilir olmasını sağlamaya yardımcı olabilir.
Gmail’in Gizli Modunun Sınırlamaları
Gerçek şifrelemenin yerini tutmasa da, Gizli Mod Gmail kullanıcıları için kullanıcı dostu bir seçenek sunar. Ancak, mesajların uçtan uca şifrelenmemesi nedeniyle Google’ın bunları tarayabileceğini unutmamanız önemlidir. Ayrıca, süresi dolan mesajlar hala Gönderilen klasörünüzde saklanır ve Google tarafından erişilebilir hale gelir.
Gizli Modun bir diğer sınırlaması da kullanıcıların gizli e-postaların ekran görüntülerini alıp bunları başkalarıyla paylaşmasını engelleyememesidir.
Outlook’ta Şifreli E-posta Nasıl Gönderilir?
Outlook kullananlar için, teknik olarak parola korumalı bir e-posta gönderemezsiniz ancak şifreli e-postalar gönderebilirsiniz. Microsoft 365 Family veya Microsoft 365 Personal aboneliğiniz olduğu sürece Outlook’un şifreleme özelliklerine erişebilirsiniz.
Bu, e-postanızın Microsoft 365 içinde şifreli kaldığı güvencesiyle gizli ve kişisel bilgilerinizi güvenli bir şekilde paylaşmanızı sağlar.
Outlook ile iki seçeneğiniz olur:
- Şifrele: Mesajınız Microsoft 365 içinde şifreli kalır ve bilgilerinizin güvenliğini sağlar. Outlook.com ve Microsoft 365 kullanan alıcılar, Outlook.com, Outlook mobil uygulaması veya Windows 10 Mail uygulaması aracılığıyla şifreleme olmadan ekleri zahmetsizce erişebilir. Farklı e-posta istemcileri veya hesapları kullananlar için geçici bir parola, Microsoft 365 Mesaj Şifreleme portalından güvenli ek indirmelerini sağlar.
- Şifrele ve İletmeyi Önle: Mesajınız Microsoft 365 içinde güvenli bir şekilde şifrelenmiş kalır ve kopyalanması veya iletilmesi önlenir. Word, Excel ve PowerPoint belgeleri de dahil olmak üzere Microsoft Office’ten gelen ekler, indirildikten sonra bile şifrelemelerini korur. Ancak, PDF’ler veya resimler gibi diğer ek türleri şifreleme olmadan indirilebilir.
Outlook üzerinden şifrelenmiş bir mesaj göndermek çok basittir. Adımlar aşağıdakileri içerir:
- Yeni bir e-posta oluşturun.
- “Seçenekler“i seçin.
- “Şifrele” veya “Şifrele ve İletmeyi Önle” arasında seçim yapın.
- E-postanızı gönderin.
Outlook’ta Şifrelenmiş E-posta Göndermenin Avantajları
Outlook üzerinden şifrelenmiş e-postalar göndermek, e-posta’ların yalnızca amaçlanan alıcılar tarafından okunduğundan emin olmanızı sağlayarak hassas bilgileri ve gönderenin kimliğini korur.
- Gizlilik, mesajların özel olduğundan emin olarak
- Bütünlük, mesajların değiştirilmesini önleyerek
- Kimlik doğrulama, gönderen ve alıcı kimliklerini doğrulayarak.
Şifrelenmiş e-postalar, sınıflandırılmış verileri yetkisiz erişimden uzak tutar ve yukarıda belirtilen ilkeleri bozulmadan korur.
Outlook e-postalarına şifreleme eklemek yalnızca güvenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda ek şifreleme sunucularına olan ihtiyacı ortadan kaldırarak maliyet tasarrufu avantajları da sunar. Microsoft 365 Message Encryption, işletmelerin maliyetten tasarruf etmelerine ve işletmelerini siber saldırılardan kaynaklanan olası mali kayıplara karşı korumalarına yardımcı olabilecek kapsamlı bir çözümdür. Bu özellik, veri ihlalleri ve fidye yazılımı saldırıları riskini en aza indirerek yalnızca şirketin verilerini değil aynı zamanda finansal kaynaklarını da korur.
Outlook e-posta şifrelemesi ayrıca operasyonel iş akışlarını basitleştirir, harici güvenlik programlarına olan ihtiyacı azaltarak üretkenliği ve çalışan motivasyonunu artırır. Hassas dosyaların güvenli bir şekilde eklenmesini ve kolayca gönderilmesini sağlayarak güvenli ve verimli bir çalışma ortamı yaratır. Şifrelenmiş e-postalar ayrıca çeşitli düzenleyici standartlara uymaya yardımcı olur ve işletmelerin uyumluluk sorunlarının karmaşıklıklarını aşmalarına yardımcı olur.
Outlook’ta Şifrelenmiş E-posta Göndermenin Sınırlamaları
Microsoft hesabı olmayan bir alıcıya şifrelenmiş bir e-posta göndermek, parolayı aynı e-posta adresine göndererek yetkisiz taraflarca ele geçirilme olasılığını artırır. Ayrıca, Outlook e-postalarına uygulanan koruma politikası 4 MB ile sınırlı olduğundan ve e-posta gönderirken hatalara neden olacağından şifrelenmiş e-postalar birden fazla alıcıya gönderilemez.
Güvenlik uzmanları ayrıca daha önce Microsoft’un şifrelemesinde bir kusur keşfetti. Bu da Microsoft 365 E-posta İleti Şifrelemesi tarafından sunulan koruma düzeyi konusunda şüphe uyandırdı. Sorun, “yapısal sızıntılarda” veya şifrelenmemiş ve hassas bilgileri yetkisiz taraflara ifşa edebilen içeriklerde yatmaktadır. Bu güvenlik açığı o zamandan beri düzeltilmiş olsa da, maksimum güvenliği sağlamak için şifreleme protokollerini sürekli olarak izlemeniz ve güncellemeniz gerekir.
Gmail ve Outlook’ta Güvenli Ekler Gönderme
En basit şifreleme yöntemi, iletim sırasında verileri güvence altına alan Taşıma Güvenliği Katmanı’dır (TLS). Outlook.com ve Gmail gibi hizmetler, aynı hizmet içinde gönderilen e-postaları şifrelemek için TLS kullanır. Ancak, alıcının sunucusunda TLS yoksa, e-posta göndericiye uyarı göndermeden şifrelenmemiş olarak kalır. Ayrıca, TLS yalnızca aktarım sırasında verileri güvence altına alır ve e-postalar teslim edildikten sonra ele geçirilmeye karşı savunmasız kalır.
E-posta ekleri gönderirken gelişmiş güvenlik için işletmeler Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME) veya Pretty Good Privacy (PGP) kullanmayı düşünmelidir. Her iki yöntemin de e-postanın alıcısını veya konu satırını şifrelemediğini belirtmek önemlidir. PGP, güven ağı aracılığıyla güven oluştururken, S/MIME sertifika yetkililerine bağlıdır ve bu da onu genellikle Outlook veya G Suite gibi kurumsal e-posta sistemleri için daha uygun hale getirir.
Her iki şifreleme stratejisi de genel-özel anahtar çifti kullanır: genel anahtar e-postayı şifreler ve yalnızca amaçlanan alıcının özel anahtarı şifresini çözebilir. PGP için göndericinin, hassas iletişimler için sağlam bir koruma sağlamak amacıyla alıcının açık anahtarını doğrudan veya bir anahtar sunucusu gibi merkezi olmayan bir platform üzerinden edinmesi gerekir.
Gmail’in Gizli Modunda Ekler Nasıl Gönderilir?
Gmail’in Gizli Moduyla ek göndermek için bilgisayarınızda Gmail’e gidip Oluştur’a tıklayarak başlayın. Ardından Ekle’ye tıklayın ve yüklemek istediğiniz dosyaları seçin. Pencerenin sağ alt köşesinde Gizli modu aç’a tıklayarak gizli modu etkinleştirin.
Gizli mod bir e-posta için zaten etkinleştirilmişse, e-postanın alt kısmına gidin ve ayarları düzenlemek için Düzenle’ye tıklayın. Hem mesaj metninize hem de eklerinize uygulanacak bir son kullanma tarihi ve parola belirlemeye devam edin.
İki seçeneğiniz var: SMS parolası yok’u seçerseniz, Gmail uygulaması olan alıcılar bunu doğrudan açabilirken, Gmail uygulaması olmayanlar e-posta yoluyla bir parola alır. SMS parolası seçildiğinde, alıcılara kısa mesaj yoluyla bir parola gönderilir. Son olarak, ayarlarınızı uygulamak için Kaydet’e tıklamanız gerekir.
Şifrelenmiş E-postalarla Outlook’ta Ekler Nasıl Gönderilir?
Şifrelenmiş Outlook mesajınızı oluştururken, Dosya’ya, ardından Özellikler’e tıklayarak başlayın. Ardından, Güvenlik Ayarları’na tıklayın ve “İleti içeriklerini ve ekleri şifrele” onay kutusunu seçtiğinizden emin olun. Mesajınızı oluşturduktan sonra e-postanızı eklerle güvenli bir şekilde göndermek için Gönder’e tıklamanız yeterlidir.
En Çok Sorulan Sorular
1. Outlook’ta şifre korumalı e-posta nedir?
Outlook’ta parola korumalı e-posta, yalnızca seçili kullanıcıların içeriğine erişebilmesini sağlamak için bir e-posta iletisini parola ile şifrelemek anlamına gelir. Birisi e-posta iletisine yalnızca onu açmak için güvenlik anahtarına sahipse erişebilir. Kullanıcının e-posta iletisini açmak için iletinin göndereni tarafından ayarlanan parolayı girmesi gerekir. Güvenlik anahtarınız yoksa, e-posta iletisine erişemezsiniz. Outlook’un bu özelliği gizli bilgilere ekstra bir güvenlik katmanı ekler.
2. Yahoo ile parola korumalı bir e-posta gönderebilir miyim?
Yahoo Mail, e-postayı alıcıya aktarım sırasında Transport Layer Security aracılığıyla güvenli bir şekilde gönderir, ancak bir e-posta mesajını parola ile korumaz.
