Birçoğumuz için e-posta en yaygın iletişimi biçimidir, bu yüzden e-posta iletişimini doğru yapmak önemlidir.
Peki ‘Nasıl?’ dediğinizi duyar gibiyiz.
Soruyu yanıtlamak için bugün bu yazıda adım adım ‘E-posta nasıl yazılır?’ konusuna değineceğiz.
Haydi başlayalım!
E-posta Nasıl Yazılır?
‘E-posta nasıl yazılır?’ sorusunun birden çok cevabı vardır. Burada önemli olan nokta, e-posta’yı kime yazacağınızdır. Aşağıda sizin için e-posta yazma ihtimaliniz olan kategorileri gruplara ayırdık.
Hemen inceleyelim!
1.Yöneticiye E-Posta Nasıl Yazılır?
Yöneticinize bir e-posta yazıyorsanız, konuya doğru miktarda profesyonellik ile yaklaşmanız gerekir. Tabii bu, tüm e-posta’yı formalite ile doldurup taşırmanız anlamına gelmiyor. Formalite ve nezaketten tamamen vazgeçmeden, fakat en önemli bilgilerin mesajınızın başlangıcında olabileceği şekilde ilerleyin. Mesajınızı iletmeden önce gereksiz cümlelerle lafı uzatmayın. Bir selamla başlayın ve direkt konuya geçin.
2. İş Arkadaşına E-Posta Nasıl Yazılır?
İş arkadaşınıza bir e-posta göndermeden önce, alıcının okuduktan sonra ne yapmasını istediğinizi kendinize sorun. E-posta’nızın amacını belirledikten sonra, mesajınıza eklediğiniz her şeyin bu işlemi desteklediğinden emin olun. Örneğin, alıcının eklediğiniz bir raporu incelemesini istiyorsanız; raporun ne olduğunu, neden incelemesini istediğinizi, ne tür geri bildirimlere ihtiyacınız olduğunu ve görevin ne zaman tamamlanmasını istediğinizi bildirin.
İyi bir ilişkiye sahip olduğunuz bir iş arkadaşınıza e-posta gönderiyorsanız, daha az resmi ve daha dostane bir yaklaşım kullanabilirsiniz. Fakat daha önce hiç karşılaşmadığınız birine e-posta gönderiyorsanız, e-posta’yı şaka veya gayriresmi bilgilerden uzak tutun.
Aynı anda çok fazla konuya değinmemeye çalışın. E-posta’nızı düzenlerken, konuyla ilgili olmayan tüm bilgileri çıkarın, kısa ve basit cümleler kullanın. Bu, e-posta’nızın okunmasını kolaylaştıracaktır.
E-posta’nızı göndermeden önce, yazım, dilbilgisi veya sözdizimi hatalarını kontrol etmek için bir dakikanızı ayırın.
Ve son olarak kibar bir şekilde e-posta’nızı bitirin.
3. Herhangi Bir Arkadaşına E-Posta Nasıl Yazılır?
Bir arkadaşınıza yakınlık derecenize göre istediğiniz iletişim şekliyle e-posta yazabilirsiniz. Eğer e-posta yazacağınız arkadaşınız size çok yakınsa, yüz yüze iletişimde nasılsanız, e-posta’da da aynı şekilde olabilirsiniz. Fakat bir süredir görmediğiniz bir arkadaşınıza e-posta yazıyorsanız, e-posta’nızı özetleyen bir konu seçmeniz gerekir.
Sadece merhaba demek için yazıyorsanız, konu satırınıza “Merhaba!” demeli ve selamlamanın ardından kişinin adı ile başlamalısınız. Sonra satır atlayıp “Nasılsın?” gibi bir soru sorabilirsiniz. Bu, arkadaşınıza önem verdiğinizi gösterir.
Son olarak da arkadaşınıza yazma amacınızı söyleyin. E-posta’nızın okunmasını kolaylaştırmak için büyük metin parçalarını üç veya dört cümleden oluşan paragraflara ayırın. E-postanızı renklendirmek için resimler ve emojiler eklemekten çekinmeyin.
4. Yabancı Birisine E-Posta Nasıl Yazılır?
Bir yabancıya profesyonel bir e-posta gönderiyorsanız, konu satırınızda kesin nedenlerinizi belirtmelisiniz. Çoğu zaman, yabancılardan gelen e-posta’lar göz ardı edildiği için sağlam bir konu satırı, profesyonel bir e-posta adresi gibi e-posta’nızın okunma şansını artırır.
Şimdi e-posta yazmaya geçelim…
E-posta göndereceğiniz kişinin adını bilmiyorsanız, aşırı resmi ifadelerden kaçının, fakat çok da rahat olmayın. Bu yüzden basit bir “Merhaba” ile e-posta’nıza başlayabilirsiniz. Sonra kendinizi ve temsil ettiğiniz şirketi tanımlayın. Bir iş e-postası gönderdiğinizde, çalışma yerinizi temsil ettiğinizi unutmayın. Bu noktaya kadar okuyucu tarafından ciddiye alınacak profesyonel bir imaj oluşturdunuz, şimdi e-posta’nın amacını açıklama zamanı. Bir işletme e-posta’sının amacı mümkün olduğunca kolay olmalıdır, bu, anlaşılması kolay net bir dil kullanmak anlamına gelir.
Yukarıdaki tüm adımları uyguladıysanız, son olarak alıcıdan ne istediğiniz konusunda net olarak eposta’nızı bitirebilirsiniz.
5. Öğretmenine E-Posta Nasıl Yazılır?
Öğretmenler her gün birçok e-posta alır, bu yüzden öğretmenlerinize e-posta yazarken kim olduğunuzu ve e-posta’yı neden gönderdiğinizi bildirmeniz gerekir (Adınızı, sınıf adını, varsa sınıf dönemini ve belirli bir ödev için e-posta gönderiyorsanız, o ödevin başlığını konu satırına ekleyin).
E-posta’da saygılı bir ton oluşturmak önemlidir. Bu yüzden e-posta’yı yazmaya başlamadan önce öğretmeninize resmi olarak hitap edin. Bu formalite, çocuğunuz adına öğretmene e-posta gönderen bir ebeveynseniz de geçerlidir. Bir yetişkin olarak, öğretmen akranınız olabilir; ancak yine de öğretmenlere alışık oldukları saygıyla davranmalısınız.
Saygılı bir şekilde giriş yaptıktan sonra, şimdi e-posta içeriğinizi yazma zamanı. Öğretmenlerin sorularınızı cevaplamak için günlük sınırlı bir süreleri vardır, bu nedenle e-posta’nızı hızlı ve doğru bir şekilde yazmalısınız. Öncelikle neden e-posta gönderdiğinizi açıklayan bir cümle yazarak işe başlayabilir ve sormanız gereken soruları sorabilirsiniz. Çok ayrıntılı bir sorunuz olmadığı sürece mesajınızı beş veya daha az cümleyle anlatmaya çalışmalısınız. Mesajınız sadece bir cümle olsa bile dilbilgisi açısından doğruluğunu kontrol etmeli, eğer bir ek yükleyecekseniz, mutlaka isimlendirmeli ve e-posta’nızı saygılarınızı sunarak bitirmelisiniz.
E-Mail Sonuna Ne Yazılır?
Yazdığınız E-Postanın sonuna ne yazılacağı tamamen e-postanın amacına ve kime gönderildiğine göre değişir. Şöyle ki;
- Bilgilendirme maili yazıyorsanız, Bilginize…
- Ricada bulunacaksanız, Rica Ederim. veya Şimdiden teşekkür ederim.
- İş arkadaşlarınıza mail atıyorsanız, Keyifli Çalışmalar… veya İyi Çalışmalar… veya Yardımın için teşekkür ederim… veya Şimdiden teşekkür ederim.
- Yakın arkadaşınıza mail atıyorsanız, Kendine dikkat et… veya Görüşmek üzere… veya En yakın zamanda mutlaka görüşmek üzere…
- Resmi bir mail atıyorsanız, Saygılarımla, veya İlginiz için teşekkürler ederim. veya Değerlendirmelerinizi rica ederim.
E-Maili İngilizce yazıyorsanız; aşağıdaki tabloda geçen bitiş ibarelerini kullanabilirsiniz.
| Regards, | Saygılar, |
| Best regards, | İyi dileklerimle, |
| Yours faithfully, | Saygılarımla, |
| Yours sincerely, | Saygılarımızla, |
| Respectfully yours, | Saygılarımla, |
| Thanks, | Teşekkürler, |
| Yours, | Sevgiler, |
| Thank you for your assistance. | Yardımlarınız için teşekkür ederim. |
| Thanks in advance. | Şimdiden teşekkür ederim. |
| Thank you for your help in this matter. | Bu konudaki yardımlarınız için teşekkür ederim. |
| Thank you for your interest. | İlginiz için teşekkür ederiz. |
Görüldüğü üzere, amaç her ne olursa olsun, selamlama ve yazıyı bitirme safhasında uyulması gereken etik kurallarına uyulmalı. Üst, ast ve yatay ilişkiye önem verilmeli hoşgörü, saygı ve sevgiden hiçbir zaman ödün verilmemelidir.
Etkili Bir E-posta Yazımı İçin Tavsiyeler
Etkili bir e-posta yazmanız için izlemeniz gereken bazı yöntemler vardır. Şimdi bu yöntemleri adım adım inceleyelim:
1. Mümkünse Kurumsal E-Posta Kullanın
Bir işletmeyi temsil ediyorsanız, profesyonel bir e-posta adresine sahip olmanız gerekir. Gmail ve Hotmail gibi birkaç saniye içinde e-posta hesabı oluşturabileceğiniz ücretsiz e-posta hizmetleri de mevcuttur. Fakat bu ücretsiz servisleri kullanmak, sizi profesyonelleştikten uzaklaştırır. Bu yüzden Gmail ya da Hotmail gibi mail adresleri yerine, Uzman Posta gibi profesyonel e-posta servis sağlayıcılarından alacağınız, alan adınıza bağlı adiniz@sirketadiniz.com gibi adresler kullanın.
2. Sen vs. Siz: Hangi Dili Kullanacağınızı Bilin
E-posta yazarken kullanacağınız dil çok önemlidir. Çok samimi olduğunuz bir akadaşınıza e-posta gönderiyorsanız, normal iletişiminizdeki gibi ‘sen’ dili kullanabilirsiniz. Fakat profesyonel bir iş e-posta’sı gönderirken aynı dili kullanamazsınız. Profesyonel iş e-posta’larında daha resmi olmanız ve ‘siz’ dili kullanmanız gerekir.
3. İlgi Çekici Bir Konu Satırı Yazın
E-posta’nızın açılma oranını artırmak istiyorsanız, başlamak için en iyi yer, e-posta konu satırıdır. Konu satırını ilgi çekici hale getirmek, e-posta’nızı spam olarak işaretleyen alıcıların sayısında bir azalmaya sağlayacaktır. Ayrıca kullanıcılar konu satırınızdan etkilenir ve yarar sağlayabileceğini düşünürse, e-posta’larınızı kesinlikle açacaktır.
4. Kendinizi Tanıtın
İş hayatındaki herkes gün içinde çok fazla e-posta alır. Bu yüzden e-posta yazarken kim olduğunuzu ve e-posta’yı neden gönderdiğinizi karşı tarafa bildirmeniz gerekir.
5. Yazım Hataları Yapmayın
E-posta’nızı göndermeden önce, profesyonel görünmesi için yazım ve dilbilgisi hatalarını tekrar gözden geçirin. İnci gibi yazılmış bir e-posta’nın yazım kurallarına dikkat edilmeden yazılan bir e-posta’dan bir adım önde olacağını unutmayın.
6. Spam İçerikten Kaçının
E-posta konu satırındaki ve gövdesindeki metinlerde bulunacak tüm büyük harflerden ve birden fazla ünlem işaretinden kaçının. Aşırı kullanım, spam içerikli e-posta gibi görünür. Bu, e-posta açılma oranlarınıza zarar verir. Ayrıca, yeterli sayıda abone sizi rapor ederse, e-posta dağıtımınıza da zarar verebilir ya da e-posta bülten hizmetiniz tarafından kara listeye alınabilirsiniz.
7. Kitlenizi Tanıyın
İhtiyaçlarınızı karşılayan e-posta pazarlama metni yazabilmeniz için kitlenizi tanımak, dönüşümleri artırmak için harika bir yoldur. Müşterilerinizi tanıdığınızda, tıklamalarını artırmanızı sağlayacak e-posta pazarlama metinleri yazmak oldukça kolaydır.
8. Kitlenizle Sohbet Edin
Okuyucuların gerçekten e-posta’nıza tıklamasını istiyorsanız, gerçek bir insan gibi görünmelisiniz. Tek taraflı konuşmaktan kaçınmalı ve sanki masanın karşısında oturan biriyle sohbet ediyormuşsunuz gibi davranmalısınız.
9. Sıkıcı Olmayın
Bir işletmeden gelen e-posta’ların katı metinlerle yazılması gerektiğini söyleyen bir kural yok. Bu yüzden e-posta metinlerinizi yazarken, dilinizi okuyucuların hayal gücünü harekete geçirmek için kullanın.
10. Doğru Kelimeleri Seçin
En iyi e-posta metin örneklerine bakıldığında, en göze çarpan şey kelime seçimidir. Kelime seçimi, e-posta’nızı okumayı harika bir deneyim haline getirmek için çok önemlidir. Çoğu e-posta kısa olduğu için her kelime önemlidir.
Okuyucuların hayal güçlerini harekete geçirmek ve duygularına hitap etmek istiyorsanız aşağıdakileri yapmanız gerekir:
- Kelimelerinizle yaptığınız resmi görmelerine ve hissetmelerine yardımcı olmak için e-posta pazarlama metninize, duygusal kelimelerle dokunuşlar yapın.
- Konu satırınızdaki güçlü kelimeleri kullanarak okuyucularınıza harekete geçirici mesajlar verin.
- Yanlış kelimeler kullanmaktan ve kalitesiz pazarlama tekniklerinden kaçının.
11. Uzun Yazmak Zorunda Değilsiniz, İçeriğinizi Paragraflara Bölün ve Kısa Tutun
E-posta gönderirken aynı mail’de birbirinden farklı çok fazla konuya değinmemeye çalışın. E-posta’nızı düzenlerken, konuyla ilgili olmayan tüm bilgileri çıkarın, kısa ve basit cümleler kullanın. Mesajınızı beş veya daha az cümleyle anlatmaya çalışın.
12. Alakalı Olun
Müşteri avatarları, metin yazarlığında odaklanabileceğiniz geniş segmentler sunar, ancak bunların içinde daha küçük segmentler de vardır. Sonuçta, tekrar satın alma yapan bir müşteriyle, ilk kez satın alma yapan yeni bir müşteriye aynı e-posta’yı göndermeyeceksiniz, değil mi? Bu nedenle müşterileriniz arasında segmentasyon yapmanız önemlidir.
13. Kişisel Olun
E-posta pazarlama metni yazma hakkındaki tüm öneriler, kişiselleştirme hakkında bir ipucu da içerir. Konu satırlarında ve e-posta pazarlama metinlerinde insanların adlarını kullanmanın dikkatlerini çektiği doğrudur, ancak kişiselleştirme bundan daha fazlasıdır.
14. Okuyucuların Sizi Tanımasına İzin Verin
Kişiselleştirmenin bir başka yönü de abonelerin kim olduğunuzu bilmelerini sağlamaktır. Çoğu kişi, gönderenin resmini görebileceği ve genel gönderen yerine kişisel gönderenin bulunduğu e-postaları almaktan hoşlanır.
15. Okuyucularınızı Ödüllendirin
Herhangi bir e-posta pazarlama kampanyasının en iyi uygulaması, e-postanızı açtığı için okuyucuları ödüllendirmektir. Ancak bunu güçlendirmek için, hem elde ettikleri faydaları hem de bu faydaların kanıtını göstermek için metne ihtiyacınız olacaktır.
16. Eyleme Çağrı Butonlarını Göz Ardı Etmeyin
Konu satırının yanı sıra, CTA yani ‘Eyleme Çağrı Butonları’ e-posta pazarlama kampanyanızın en önemli parçasıdır. Çünkü gerçekleşmesini istediğiniz işlemi yapmanıza yardım ederek abonelerinizden dönüşüm sağlar.
17. Rakiplerinizi Araştırın
Gerçekten dikkat çeken bir şey yapıp yapmadıklarını görmek için rakiplerinizin e-posta pazarlama bültenlerine (veya ilginizi çeken diğer haber bültenlerine) abone olarak yüksek dönüşüm sağlayan e-postalar için ilham alabilirsiniz.
18. Mutlaka İmza Kullanmaya Dikkat Edin
E-posta imzasına sahip olmak, her e-posta gönderdiğinizde bir kişiye kartvizit vermek gibidir. Profesyonel görünmek ve şirketinizin kişiliğini göstermek isterseniz, e-posta’larınızda mutlaka e-posta imzası kullanmalısınız.
Listemizin sonuna geldik. Artık nasıl e-posta yazmanız gerektiğini biliyorsunuz. Yukarıdaki ipuçlarını kullanarak, e-posta’larınızda daha anlamlı sonuçlar görmeye başlayabilirsiniz. Bu ipuçları, birkaç dakika içinde ikna edici bir e-posta oluşturmanızı kolaylaştırır.
İlgili İçerikler:
E-Posta Nasıl Gönderilir? E-Posta Gönderiminde Sık Yapılan Hatalar
Etkili Bir E-Mail Yazmak İçin Dikkat Etmeniz Gereken 4 İpucu
Her Profesyonelin Bilmesi Gereken 15 E-Posta Görgü Kuralı
Daha Yüksek Açılma Oranına Sahip E-Postalar Oluşturmak İçin 10 Taktik
Daha İyi E-Posta Konu Başlığı Yazmak İçin 12 İpucu
Yapay Zekanın E-mail Yazmayı Kolaylaştıran 3 Katkısı
E-Posta Yazarken Emoji Kullanma Rehberi
Daha İyi E-Posta Konu Başlığı Yazmak İçin 10 İpucu
