Ticari fatura, alıcının belirli mal veya hizmet için bir satıcıya ödeme yükümlülüğünü özetleyen ticari bir belgedir. Faturalar, işletme veya bireylere gerçekleşen işlem hakkında fikir veren temel bilgileri (ayrıntılı fiyatlandırma ve ödemenin ne zaman yapılacağı gibi) içerir.
Ticari Faturanın Amacı Nedir?
Bir fatura, yasal olarak bağlayıcı bir ticari sözleşmeyi temsil eder. Alıcının, belirtilen ürün veya hizmetler karşılığında satıcıya ödeme yapma yükümlülüğünü ana hatlarıyla belirtir.
Ana işlevi, satıcı ve alıcı arasındaki bu işlemin ayrıntılarını listelemek ve kaydetmektir. Örneğin, malların bir tür kredi yoluyla satın alındığını varsayalım. Bu durumda, fatura ticari işlemin şartlarını belirler ve mevcut ödeme yöntemleri hakkında bilgi verir.
Standart fatura, ticari fatura, proforma fatura, KDV faturası… Bir dizi kullanım durumunu karşılamak için çeşitli fatura türleri mevcuttur, ancak temelde hepsi aynı işlevi yerine getirir: sağlanan mal veya hizmetler için doğru ve zamanında ödeme yapılmasını sağlamak.
Ticari Fatura Nasıl Çalışır?
Bir şirket, bir ürün veya hizmeti teslim ettikten sonra işlemin tüm ayrıntı ve ödeme beklentilerini içeren bir fatura oluşturacaktır. Başlamak için faturanın oluşturulduğu tarihi not etmek önemlidir çünkü bu, her iki tarafın da ödemenin ne zaman yapılacağını bilmesini sağlar. Bir şirketin şartları (ödeme için bir süre sınırı) olmasa bile defter tutma için uygun tarihleme önemlidir.
Faturada ayrıca iki tarafın irtibat isimleri ve adresleri de yer almalıdır. Faturayı muhasebe yazılımında oluşturuyorsanız, yalnızca müşterinin e-posta adresine ihtiyacınız olabilir, ancak gerçek bir belge göndermeniz gerekebilir.
Fiyat ve miktarlar da dahil olmak üzere satın alınan ürün veya hizmetlerin açıklaması faturaya dahil edilecektir. Genellikle standart öge açıklamalarına ve envanter numaralarına sahip olursunuz, ancak mümkün olduğunca spesifik ve ne ayrıntılı olursa o kadar iyidir. Karışıklığa asla yer bırakmamak esastır.
Fatura ve Makbuz Arasındaki Fark Nedir?
Genel olarak, fatura ve makbuzlar belirli bir ticari işlem hakkında aynı bilgileri taşır. Ancak, ürün veya hizmetini satan firma tarafından bir fatura oluşturulur. Faturayı alan alıcı, bu belgeyi kapatılacak bir fatura olarak kaydedecektir. Fatura ödendikten sonra işletme, müşterinin ödemesinin resmi kanıtı olarak kaydedilecek bir makbuz verir.
Bir Ticari Faturanın Temel Unsurları ve En İyi Uygulamalar
Basitçe söylemek gerekirse, uygun ve yasal olarak sağlam bir ticari fatura belgesi, müşterilerin işlemlerini sorunsuz bir şekilde tamamlamak için ihtiyaç duydukları tüm önemli bilgileri içermelidir. Ayrıca ticari fatura, ödeme yapmayla ilgili sık sorulan soruları açıklığa kavuşturmak için resmi bir yol da sağlamalıdır.
Çoğu durumda bir fatura, aşağıdaki bileşenlerin bir listesini belgeleyecektir:
- Hem alıcının hem de satıcının referansı için bu belgeye özgü bir fatura numarası
- Teslim edilen ürün veya hizmetin kısa bir açıklaması
- Sağlanan ürün veya hizmetin birim fiyatı
- Müşteri tarafından satın alınan toplam birim sayısı
- Satıcının (yani şirketin) adı ve iletişim bilgileri
- Alıcının adı ve iletişim bilgileri
- Ürün veya hizmetin sağlandığı tarih ve saat
- Faturanın müşteriye teslim edildiği tarih ve saat
- Müşteri tarafından ödenecek toplam tutar
Genellikle şirketin tercih ettiği ödeme yöntemini, alıcının işlemi tamamlaması için son tarihi, geç ödeme cezalarına ilişkin hüküm ve koşulları ve ayrıca erken ödeme avantajlarına ilişkin ayrıntıları detaylandıran belirli ödeme koşullarını içerir.
Özünde, bir fatura belgesinin yapılandırılması, bir işletmenin müşterilerinden olan alacaklarını kapatma kabiliyeti üzerinde önemli etkilere sahip olabilir. Örneğin, faturalar, son ödeme tarihinde nispeten belirsiz terimlerden bahsetmek yerine ödeme dönemini açıkça belirtmelidir. Bu arada, dahili şirket jargonu gibi müşteriler arasında gereksiz yere kafa karışıklığına neden olabilecek tüm önemli olmayan verilerin faturadan çıkarılması şiddetle tavsiye edilir. Bunun yanı sıra şirketler arasında yaygın olan en iyi uygulama, müşterilerin hızlı bir şekilde fark edebilmesi için şirketin iletişim bilgilerini bir metin kutusuna yerleştirmektir.
İşletmeler Müşterilerini Ne Zaman ve Nasıl Faturalandırmalı?
Ürün veya hizmetleri teslim etmeden önce bir ticari fatura belgesi oluşturmak, işletmeler daha küçük siparişleri yönetirken pragmatik bir uygulamadır. Bu strateji genellikle şirketler için mallarının ve hizmetlerinin uygun şekilde teslim edilmesini sağlarken geç ödemelerle karşılaşma olasılığını azaltmak için yeterli baskı oluşturur. Peşin ödeme alan işletmeler, özellikle mikro, küçük ve orta ölçekli işletmeler için çok önemli olan daha sağlıklı bir nakit akışına sahip olacaktır.
Öte yandan, ürün veya hizmeti teslim ettikten sonra müşteriler için fatura oluşturmak, çok daha riskli olduğu için genellikle yüksek derecede güven gerektirir. En kötü senaryoda, geç ödemelerin yapılması şirketlere pahalı yasal veya borç tahsilat kurumu ücretlerine mal olabilir. Bu nedenle, işletmelerin, müşterilerin borçlu olunan toplam tutarın %50’sini peşin ve kalanını şirketin tekliflerini teslim ettikten sonra ödemelerini içeren faturalar yapılandırması giderek daha yaygın hale gelir. Bu konu büyük ölçekli projeleri içeriyorsa, şirketler, müşterinin tercihine bağlı olarak ödemeyi zamana dayalı çeşitli dilimlere ayırmayı düşünebilir.
Ticari Faturalar Ne İçin Kullanılır?
Ticari faturalar, şirket ve müşterileri arasında, her iki tarafın da alıcının borçlu olduğu teklif edilen toplam tutarın yanı sıra ödemenin yapılmasına ilişkin hüküm ve koşulları onayladığını açıkça gösteren yasal olarak bağlayıcı anlaşmalardır. Bununla birlikte fatura belgeleri, işletmelerin ödeme talep etmeleri durumunda kayıt tutmaları gereken zorunlu bir delildir.
Bunun dışında, şirketler arasında faturaların uygun şekilde oluşturulması ve yönetilmesiyle ilgili ek avantajlar, satış işlemlerinin yasal kaydını tutma yeteneklerinin artmasını içerir. Sonuç olarak bu, işletmelerin bir ürün veya hizmetin ne zaman teslim edildiğine, alıcısına ait ayrıntılara ve bu işlemden sorumlu kişiye ilişkin ayrıntıları belirleme sürecini kolaylaştırır.
Ayrıca ticari faturalar, şirket ve müşterilerin ödemelerini ve vadesi gelen tutarları etkin bir şekilde takip etmelerine yardımcı oldukları için muhasebe amaçları için değerli belgelerdir. Ayrıca, yasal olarak sağlam bir fatura, şirketlerin kendilerini ince yazılardaki yasal boşluklardan kaynaklanan hileli davalardan korumalarına yardımcı olur. Ayrıca, her fatura belgesinin düzgün bir şekilde kaydedilmesi ve izlenmesi, şirketlerin gelirlerini ve vergi ödeme tutarlarını doğru bir şekilde raporlamasına yardımcı olacaktır.
Son olarak, faturalar, şirketlerin müşterilerinin satın alma davranışlarındaki dikkate değer eğilimleri belirlemeleri için mükemmel bir bilgi kaynağıdır. Bu tür veri noktalarına örnek olarak popüler ürün kategorileri, en yüksek satın alma sezonları, en yüksek gelir sağlayan alıcılar ve daha pek çoğu verilebilir. Sonuç olarak, ticari fatura belgeleri, işletmeleri gelecekte çok daha verimli pazarlama stratejileri geliştirme konusunda güçlendirebilir.
Ticari Faturanızı Hazırlarken Önemli İpuçları ve Öneriler
Genel olarak, işletme sahiplerinin fatura yönetimi süreçlerinden en iyi şekilde nasıl yararlanabilecekleri ve müşterilerine sağlanan ürün veya hizmetler için yeterince tazmin edildiğinden emin olabilecekleri konusunda bir dizi geleneksel görüş vardır.
Bu tür ipuçlarının örnekleri aşağıdakileri içerir:
- Müşterileri erken veya zamanında fatura ödemeleri için ödüllendirmek
- Fatura ödeme sürecinde müşteri yolculuğunun mümkün olduğunca sorunsuz olmasını sağlamak
- Böyle bir yaklaşım uygulanabilirse, yinelenen bir fatura yönetim sistemi kurmak
- Fatura yönetimi sürecini otomatikleştirmek
- Müşteri ile ön ödeme koşullarını müzakere etmek
- Bağlılığı sürdürmek için müşterilerle olumlu ve uzun süreli bir ilişki kurmak
- Bir müşteri üzerinde anlaşmaya varılan ödeme planına uymayı reddederse projeleri duraklatmak veya durdurmak
Kurumsal Fatura Nasıl Kesilir?
Kurumsal fatura keserken farklı yöntemler kullanabilirsiniz. Maliye Bakanlığı tarafından yetkilendirilen matbaada oluşturulan faturayı kesmek için uygulanan yöntemler aşağıdakileri içerir.
1. El ile fatura kesmek
Faturayı elle kesmek istiyorsanız, faturada kullanılacak gerekli tüm bilgileri fatura üzerine mürekkepli bir kalem türüyle yazın. Mutlaka mürekkepli bir kalem kullanın, kurşun kalem gibi silinmesi mümkün olan bir kalem türü kullanmayın. Ayrıca tüm bilgileri doğru girdiğinizden emin olun.
2. Yazıcı ile fatura kesmek
Bilgisayarınıza indirebileceğiniz uygulamalar ile ticari fatura oluşturabilir ve bu ticari faturaların çıktısını yazıcıdan alarak kullanabilirsiniz. Fakat bu yöntemi kullanırken bilmeniz gereken bir şey vardır. İşleriniz arttıkça fatura sayısı da ciddi oranda artacaktır. Bu da zaman kaybetmenize neden olacaktır.
3. Program aracılığıyla fatura kesmek
Yukarıda sıraladığımız 2 yönteme göre çok daha pratik ve güvenilir olan bir diğer yöntem ise ticari fatura kesme işlemini program aracılığıyla gerçekleştirmektir. Bu yöntemle internet tabanlı programlar sayesinde kolayca e-fatura veya a-arşiv fatura kesebilir, faturalarınızın takibini yapabilir ve arşivleme sorunundan kurtulabilirsiniz.
İlgili İçerikler:
Şirket Nedir, Nasıl Kurulur? Şirket Kurmak Hakkında Bilinmesi Gerekenler
Şahıs Şirketi Nedir, Nasıl Kurulur? Vergi Oranları
E-Arşiv Fatura Nedir? E-Arşiv Fatura Mail ile Nasıl Gönderilir?
Bulut Tabanlı Online Muhasebe Programları
E-ticaret Nasıl Yapılır? 9 Adımda E-ticarete Nasıl Başlanır?
Proforma Fatura Nedir, Nasıl Düzenlenir? Proforma Fatura Örnekleri
Tevkifat Nedir? Tevkifatlı Fatura Nedir, Kimler Tevkifat Yapar ve Tevkifat Nasıl Hesaplanır?
E-Fatura Nedir, Nasıl Kesilir?
ERP Nedir? İşletmeler İçin Kurumsal Kaynak Planlama ve İş Süreçlerini Başarılı Yönetme
İmza Sirküsü Nedir Ve Nasıl Alınır? İmza Sirküsü Geçerlilik Süresi Ve Almak İçin Gerekli Belgeler
IYS (İleti Yönetim Sistemi) Nedir, Ticari İleti Yönetim Sistemi Neden Önemlidir?
İşlemsel E-Posta Servisi İle WordPress İşlemsel E-posta Gönderimi
Fintech Nedir? Finans Sektöründeki Etkileri Nelerdir?
İşlemsel E-Posta Nedir? Pazarlama Maillerinden Farkları Nelerdir?
