E-postaların Geri Dönmesi (Bounceback) Nedir?

E-postaların geri dönmesi (bounceback), hem gönderenler hem de alıcılar için problemlere neden olabilen yaygın bir durumdur. Bir e-postanın hedeflenen alıcıya teslim edilememesi ve göndericiye iade edilmesi durumunu ifade eder. E-postanın geri dönmesinin nedenlerini ve nasıl düzeltileceğini anlamak, bu noktada sorunsuz iletişim için çok önemlidir.

Bounceback için bazı yaygın nedenler arasında geçersiz alıcı e-posta adresi, e-posta kutusu dolma sorunları, sunucu sorunları ve gönderenin itibar sorunları yer alır. Çözüm için alıcının e-posta adresini doğrulama, posta kutusu dolu sorunlarını çözme, sunucu sorunlarını giderme ve çözme ve gönderen itibarını iyileştirme gibi adımlar gereklidir.

Kullanılabilecek tedbirler arasında geçerli e-posta adresleri sağlamak için çift katılım sürecinin uygulanması, e-posta listelerinin düzenli olarak izlenmesi ve temizlenmesi, güvenilir bir e-posta hizmet sağlayıcısı kullanılması ve e-posta gönderimi için en iyi uygulamaların takip edilmesi yer alır. Nedenleri anlayarak, çözümleri ve önleyici tedbirleri uygulayarak, e-postalarınızın hedeflenen alıcılara başarıyla ulaşmasını sağlayabilirsiniz.

E-postaların Geri Dönmesi (Bounceback) Nedir?

Geri dönen e-posta, e-posta hizmet sağlayıcınızdan aldığınız ve e-postanızın çeşitli sorunlar nedeniyle hedeflenen alıcıya ulaşmadığını bildiren bir mesajdır. 

E-posta erişimi ile ilgilenen herkes için özellikle de toplu e-posta gönderen pazarlamacılar için e-postanın geri dönmesi kavramı bir uyarı gibidir. Bu durum ilerideki potansiyel sorunların bir işaretidir.

Geri Dönen E-posta Türleri

E-postanın geri dönmesi iki ana türe ayrılabilir:

1. Hard Bounce Back

Bir e-posta kalıcı olarak teslim edilemediğinde  hard bounce back gerçekleşir. Bu genellikle alıcının e-posta adresi geçersiz olduğunda, alan adı mevcut olmadığında veya e-posta sunucusu teslimatı sürekli olarak engellediğinde gerçekleşir. Sabit geri dönüşler kalıcı bir soruna işaret eder ve iyi bir gönderici itibarını korumak için posta listenizden kaldırılmalıdır.

2. Soft Bounce Back

Soft bounce back, geçici bir teslimat hatasını temsil eder. Bu durum, alıcının posta kutusu dolu olduğunda, e-posta sunucusu geçici olarak kullanılamadığında veya ileti boyut sınırlarını aştığında ortaya çıkabilir. Soft bounce back kendiliğinden düzelebilir ve hard bounce back olarak değerlendirmeden önce belirli bir süre için yeniden göndermeyi dener.

Okumanızı öneririz: Hard Bounce ve Soft Bounce Nedir?

E-postanın Geri Dönmesinin Yaygın Nedenleri

E-postanın geri dönmesine çeşitli faktörler katkıda bulunabilir. Bunlar aşağıdakileri içerir:

1. Geçersiz veya Mevcut Olmayan E-posta Adresi

Geçersiz alıcı e-posta adresleri nedeniyle geri dönen e-postalarla uğraşırken, sorunu çözmek için atabileceğiniz birkaç adım vardır. Bunlar aşağıdakileri içerir:

• Alıcının e-posta adresini doğrulayın: E-posta adresini yazım hataları veya eksik karakterler açısından iki kez kontrol edin. Geçersiz alıcı e-posta adresinin geçerli ve düzgün biçimlendirilmiş olduğundan emin olun.
• Geçersiz alıcı e-posta adresi hakkında göndereni bilgilendirin: Geçersiz bir alıcı e-posta adresini gösteren bir geri dönüş alırsanız, kayıtlarını güncelleyebilmeleri ve e-postayı doğru bir adrese yeniden gönderebilmeleri için göndereni sorun hakkında bilgilendirin.
• Geçersiz alıcı e-posta adresini posta listenizden kaldırın: Alıcının e-posta adresi sürekli olarak geri dönüyorsa, daha fazla teslimat hatasını önlemek için bu adresi listenizden kaldırın.
• E-posta doğrulama sürecinizi güncelleyin: E-posta adreslerini posta listenize eklemeden önce geçerli ve aktif olduklarından emin olmak için e-posta adreslerini toplamak için çift katılım yöntemi uygulayın.
• E-posta listenizi düzenli olarak temizleyin: Temiz ve etkili bir iletişim veri tabanı sağlamak için etkin olmayan veya geri dönen e-posta adreslerini periyodik olarak gözden geçirin ve listenizden kaldırın.
• Saygın bir e-posta hizmet sağlayıcısı kullanın: Sağlam spam yönetim sistemlerine sahip güvenilir bir e-posta hizmet sağlayıcısı kullanmak, geçersiz alıcı e-posta adreslerinin ve geri dönen e-postaların oluşumunu azaltmaya yardımcı olabilir.
• E-posta gönderimi için en iyi uygulamaları izleyin: Uygun kimlik doğrulama yöntemlerini kullanmak, spam tetikleyici kelimelerden kaçınmak ve teslim edilebilirliği artırmak için e-postalarınızı kişiselleştirmek gibi e-posta gönderme yönergelerine uyun.

Bu adımları izleyerek, geçersiz alıcı e-posta adreslerinin neden olduğu geri dönüş sayısını en aza indirebilir ve daha verimli ve etkili bir e-posta iletişim süreci sağlayabilirsiniz.

2. Dolu E-posta Kutusu

E-posta geri dönmesiyle ilgili bir posta kutusu doluluğu sorunuyla karşılaşıldığında, sorunu çözmek için atılabilecek bazı adımlar vardır. Bunlar aşağıdakileri içerir:

• Gereksiz e-postaları silin: Gelen kutunuzu gözden geçirerek ve artık gerekli olmayan e-postaları silerek başlayın. Bu, posta kutunuzda yer açar ve dolma olasılığını azaltır.
• Çöp kutusu klasörünü boşaltın: E-postaları sildikten sonra çöp kutusu klasörünü de boşalttığınızdan emin olun. Silinen e-postalar genellikle çöp kutusu klasörüne taşınır ve bu klasör dolarsa posta kutusunun dolması sorununa katkıda bulunabilir.
• Eski e-postaları arşivleyin: Referans için saklamak istediğiniz ancak hemen erişmeniz gerekmeyen eski e-postaları arşivlemeyi düşünün. Arşivleme, e-postaları posta kutusunun dışına taşıyarak yeni mesajlar için yer açar.
• Posta kutusu depolama kapasitesini artırın: Sürekli olarak posta kutusunun dolması sorunuyla karşılaşıyorsanız, e-posta hizmet sağlayıcınız veya BT departmanınızla iletişime geçerek posta kutunuzun depolama kapasitesini artırmanın mümkün olup olmadığını öğrenin. Bu, sınıra ulaşma riski olmadan daha fazla e-posta depolamanıza olanak tanıyacaktır.
• Alternatif depolama seçeneklerini kullanın: E-postalarınızı birincil posta kutunuzun dışında saklamak ve düzenlemek için seçenekleri araştırın. Bu, bulut depolama hizmetlerini kullanmayı veya önemli e-postaları kaydetmek için bilgisayarınızda klasörler oluşturmayı içerebilir.

Bu adımları izleyerek, posta kutusunun dolu olması sorununu etkili bir şekilde ele alabilir ve depolama sınırlamaları nedeniyle e-postaların geri dönmesini önleyebilirsiniz.

3. Sunucu Sorunları

E-postanın geri dönmesi söz konusu olduğunda, sunucu sorunları yaygın nedenlerden biridir. Dikkate alınması gereken bazı önemli noktalar aşağıdakileri içermektedir:

• Geçersiz sunucu yapılandırması: E-posta sunucunuzun düzgün yapılandırıldığından ve doğru çalıştığından emin olun. Geri dönmeye neden olabilecek herhangi bir yanlış yapılandırma veya hata olup olmadığını kontrol edin.
• Sunucu kapasitesi: Sunucunuzun gelen e-postaları işlemek için yeterli kapasiteye sahip olduğundan emin olun. Sunucu aşırı yüklüyse veya yüksek trafik yaşıyorsa, geri dönüşlere neden olabilir. Sunucunuzu yükseltmeyi veya performansını optimize etmeyi düşünün.
• Kara listeye alınma: Sunucunuzun IP adresi e-posta hizmet sağlayıcıları veya spam filtreleri tarafından kara listeye alınmışsa, e-postalarınız geri dönebilir. Sunucunuzun itibarını düzenli olarak izleyin ve gerekirse iyileştirmek için adımlar atın.
• DNS sorunları: Yanlış veya süresi dolmuş DNS kayıtları gibi Alan Adı Sistemi (DNS) sorunları da geri dönüşlere neden olabilir. Güncel ve doğru yapılandırılmış olduklarından emin olmak için DNS ayarlarınızı kontrol edin.
• Spam filtreleri ve güvenlik duvarları: Bazı e-posta sunucuları, gelen e-postaları engelleyebilecek katı spam filtrelerine veya güvenlik duvarlarına sahiptir. Spam olarak işaretlenmekten kaçınmak için e-postalarınızın en iyi uygulamalara uygun olduğundan emin olun.

Herhangi bir sunucu sorununu derhal yakalamak ve ele almak için e-posta sunucunuzun performansını ve sağlığını düzenli olarak izleyin. Bu, geri dönüşleri en aza indirmeye ve e-postalarınızın hedeflenen alıcılara ulaşmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.

4. Gönderen İtibarı Sorunları

Gönderenin itibar sorunları genellikle e-postanın geri dönmesine neden olabilir. Bu sorunları gidermek ve başarılı e-posta teslimatı sağlamak için göz önünde bulundurmanız gereken bazı adımlar aşağıdakileri içermektedir:

• Gönderme uygulamalarınızı izleyin: En iyi uygulamalara uygunluğu sağlamak için e-posta gönderme faaliyetlerinizi düzenli olarak kontrol edin. Gönderen itibarınızı olumsuz etkileyebileceğinden, etkin olmayan veya etkileşimde bulunmayan alıcılara e-posta göndermediğinizden emin olun.
• E-postalarınızın kimliğini doğrulayın: E-postalarınızın gerçek olduğunu ve kötü niyetli kişiler tarafından gönderilmediğini doğrulamak için SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) ve DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) gibi kimlik doğrulama protokollerini uygulayın.
• Kullanıcı tercihlerine saygı gösterin: Abonelikten çıkma taleplerini derhal yerine getirin ve alıcıların e-postalarınızdan çıkmasını kolaylaştırın. Abonelikten çıkan alıcılara e-posta göndermeye devam etmek, gönderici itibarınıza zarar verebilir.
• Şikayetleri yönetin: Alıcılardan gelen spam şikayetlerini izleyin ve yanıtlayın. Alıcılara herhangi bir sorunu veya endişeyi bildirmek için açık ve kolay bir yol sunduğunuzdan emin olun.
• İyi bir gönderim geçmişi tutun: İlgili ve alakalı alıcılara sürekli olarak e-posta gönderin. E-posta hacminde ani artış veya düşüşlerden kaçının, çünkü bu durum kırmızı bayrakları tetikleyebilir ve gönderici itibarınızı etkileyebilir.

Geri Dönen E-posta ile Başa Çıkma Yöntemleri

E-posta geri dönme sorunlarıyla karşılaştığınızda, uygun önlemleri almanız çok önemlidir. Bunlar aşağıdakileri içerir:

1. E-posta Listenizi Temizleyin

E-posta listenizi düzenli olarak temizleyin ve hard bounce adresleri kaldırın. Bu adreslere e-posta göndermeye devam etmek, gönderici itibarınıza ve e-posta teslim edilebilirliğinize zarar verebilir.

2. Geri Dönen Mesajları Analiz Edin

Belirli geri dönme nedenlerini ve verilen kodları anlamak için geri dönme mesajlarını dikkatlice inceleyin. Bu bilgi, temel nedeni belirlemenize ve uygun çözümü belirlemenize yardımcı olacaktır.

3. İletişim Bilgilerini Güncelleyin

Doğru ve geçerli bilgi sağlamak için alıcılarınızı e-posta adreslerini veya iletişim bilgilerini değiştirdiğinde güncellemeye teşvik edin.

En Çok Sorulan Sorular

1. Hard bounce back e-postası  soft bounce backe dönüştürülebilir mi?

Hayır, hard bounce back bir e-posta, genellikle geçersiz veya engellenmiş bir adres nedeniyle kalıcı bir teslimat hatası anlamına gelir. Soft bounce back’e dönüştürülemez.

2. E-postaların geri dönmesini nasıl önleyebilirim?

Hemen çıkma oranlarını azaltmak için temiz bir e-posta listesi tutun, çift katılım kullanın, e-posta teslim edilebilirliğinizi düzenli olarak izleyin ve e-posta pazarlaması için en iyi uygulamaları izleyin.

3. Soft bounces e-posta teslim edilebilirliğine zarar verir mi?

Soft bounces, geçici sorunlar olarak kabul edildikleri için genellikle teslim edilebilirlik açısından zararlı değildir. Ancak, yüksek miktarda  soft bounces e-posta itibarınızı etkileyebilir, bu nedenle altta yatan sorunları ele almak çok önemlidir.

4. E-postalarım neden geri dönüyor?

E-postalar, yazım hataları veya güncel olmayan e-posta adresleri gibi yaygın hatalar, alıcının tarafındaki depolama alanı eksikliği veya alıcının posta sunucusu kapasitesini aşan büyük ekler dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle geri dönebilir.

5. Geri dönen e-posta sorununu nasıl çözebilirim?

E-posta geri dönüşlerini düzeltmek için e-posta adreslerinde hata olup olmadığını kontrol etmeniz, dosya boyutunu azaltarak veya büyük ekler için çevrimiçi barındırma hizmetlerini kullanarak ve izin verilmeyen geri dönüşler için posta sunucunuzun yöneticisi veya ana bilgisayar ile iletişime geçerek başlayabilirsiniz.

6. Bir e-postanın spam olarak işaretlenmesine ne sebep olabilir?

Bir e-posta, çeşitli nedenlerden dolayı alıcının e-posta sağlayıcısı tarafından spam olarak işaretlenebilir. Etik olmayan taktikler kullanmak, olumsuz konu satırları veya e-postaya çok fazla bağlantı eklemek spam işaretlerine yol açabilir. Bu sorundan kaçınmak için etik e-posta pazarlama uygulamalarını takip etmek önemlidir.

7. E-postalarımın hemen geri dönme oranını nasıl azaltabilirim?

E-postalarınızın hemen geri dönme oranını azaltmak için alıcının e-posta adresinde yazım hatası olmadığından emin olmanız, e-posta erişiminizde beyaz şapka taktikleri kullanmanız, çok fazla bağlantı kullanmaktan kaçınmanız ve hemen geri dönme oranını %3’ün altında tutarak iyi bir gönderen puanı elde etmeniz gerekir.

8. E-postam sunucu sorunları nedeniyle teslim edilmezse ne yapmalıyım?

E-postanız alıcının tarafındaki sunucu sorunları nedeniyle teslim edilmezse, beklemeniz ve e-postayı daha sonra tekrar göndermeyi denemeniz önerilir. Sunucu sorunları genellikle geçicidir ve bir süre sonra yeniden denemek başarılı teslimat şansını artırabilir.

9. Var olmayan e-posta adreslerini nasıl kontrol edebilir ve düzeltebilirim?

Mevcut olmayan e-posta adreslerini kontrol etmek ve düzeltmek için, e-posta adresinde yazım hataları, özel karakter hataları veya diğer yaygın hatalar olup olmadığını kontrol edin. Şüpheniz varsa, alıcıya farklı bir adres üzerinden ulaşmayı deneyebilir veya iletişim bilgilerini web sitelerinde veya çevrimiçi dizinlerde arayabilirsiniz.