Resmi mail, iş iletişimi için kullanılan ve genellikle işletmenizin veya markanızın adını yansıtan profesyonel bir e-posta adresidir. Kişisel e-posta adreslerinin aksine resmi mail adresleri genellikle bir işletmenin alan adıyla bağlantılıdır. Bu, profesyonel bir imaj oluşturmaya yardımcı olur ve marka tanınırlığına katkıda bulunabilir.
Örneğin, A isimli bir çalışan abc.com alan adına sahip “ABC” adlı bir şirkette çalışıyorsa, onun için resmi mail adresi a@abc.com olabilir. Bu format yalnızca çalışanı tanımlamakla kalmaz, aynı zamanda çalışanı çalıştığı işletme ile ilişkilendirir ve dış iletişim için net ve profesyonel hale getirir.
Neden Resmi Mail Adresine Sahip Olmalısınız?
Resmi mail; ister freelance çalışan, ister küçük bir işletme sahibi veya daha büyük bir kuruluş olsun, her profesyonel veya işletme sahibi için gereklidir.
Peki neden diye soruyorsanız, aşağıdaki listedeki ipuçlarına göz atabilirsiniz:
1. Profesyonellik Oluşturur
Bir iş e-postası, müşteriler ve potansiyel müşterilerle iletişim kurmanın daha profesyonel bir yoludur. İşinizi ciddiye aldığınızı ve yüksek kaliteli hizmet sunmaya kararlı olduğunuzu gösterir.
Kişisel bir e-posta adresi kullanmak, işinizde profesyonel olmadığınız izlenimini verebilir.
2. Marka Kimliğinizi Oluşturur
Marka kimliği genellikle renkler, tasarımlar ve logolar gibi bir markayla ilişkilendirilen görsel unsurları ifade etse de, e-posta adresiniz de bu kimliğin oluşturulmasında ve pekiştirilmesinde önemli bir rol oynar.
E-posta adresiniz genellikle potansiyel müşterilerin işletmenizle çevrimiçi etkileşime geçerken gördükleri ilk şeydir ve resmi bir e-posta adresine sahip olmak güven oluşturmanıza yardımcı olabilir.
Kurumsal e-posta’nız da dahil olmak üzere tüm iletişim kanallarınızdaki bu tutarlılık, marka kimliğinizi güçlendirmeye yardımcı olur ve müşterilerin işletmenizi tanımasını ve işletmenizle bağlantı kurmasını kolaylaştırır.
3. İletişim Yönetimini Kolaylaştırır
Resmi mail ile iletişim daha erişilebilirdir. Farklı departmanlar veya ekip üyeleri için birden fazla e-posta adresi oluşturabilir, böylece işinize özel konuşmaları düzenlemeyi ve takip etmeyi kolaylaştırabilir ve gelen kutunuzdaki dağınıklığı azaltabilirsiniz.
Resmi Mail Oluşturmak için İpuçları
Resmi mail oluşturmak zor olmasa da, dikkate alınması gereken birkaç faktör vardır. Bunlar aşağıdaki şekildedir:
1. Bir alan adı ile resmi bir e-posta adresi oluşturun
İster yeni bir işletme kurun ister halihazırda bir işletmeniz olsun, e-posta hesabınız @gmail.com gibi ücretsiz bir uzantı ile bitmemelidir. Bu, müşterilerinize ya da potansiyel müşterilerinize işiniz konusunda profesyonel olduğunuzu gösterir.
Resmi mail için alan adı öncelikli olarak işletmenizin web sitesinin alan adı olmalıdır.
Kurumsal e-posta sunan birçok popüler e-posta sağlayıcısı vardır. Bunlar arasında Uzman Posta, Google Workspace, Microsoft Office 365, Zoho Mail, FastMail ve daha fazlası bulunmaktadır.
2. Müşterilerin hatırlamasını kolaylaştıracak iyi bir alan adı seçin
Resmi mail adresi seçmek zor olabilir, özellikle de bunu kişisel e-posta adresiniz gibi kullanamayacağınız için… Bununla birlikte, güçlü ve profesyonel bir e-posta adresi seçmek için uygulayabileceğiniz bazı püf noktalar vardır.
Bir e-posta hesabı oluşturmanın en profesyonel yolu, adınızı ve soyadınızı rakamlar olmadan kullanmaktır. Örneğin, isim.soyad@sirketadiniz.com. Sadece adınızın veya soyadınızın baş harfini de kullanabilirsiniz.
3. Güvenilir bir e-posta sağlayıcısı seçin
Resmi bir e-posta adresi oluşturmak için bir kurumsal e-posta hizmet sağlayıcısına ihtiyacınız olacaktır. Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek vardır, ancak en iyi seçenek iş ihtiyaçlarınıza bağlı olacaktır.
Örneğin, işbirliği araçları, üst düzey güvenlik, kesintisiz hizmet, depolama alanı, müşteri desteği veya entegrasyonlar gibi birçok özellik, sizin için uygun olabilir.
Bu noktada seçtiğiniz e-posta sağlayıcınızın yukarıda sıraladığımız tüm özelliklere sahip olduğundan ve kullanımının kolay olduğundan emin olun.
4. Genel profesyonel e-posta hesapları oluşturun
İşletmenizde birden çok departman varsa, çalışanlarınızın özel e-posta adreslerine ek olarak her departman için genel e-posta hesapları da oluşturun. Örneğin, pazarlama, destek, satış vb. için genel e-posta adresleri oluşturabilirsiniz. Fakat genel e-posta hesapları oluşturduktan sonra müşterilerden gelen e-mail’leri gözden kaçırmamak için e-posta yönlendirmeyi ayarladığınızdan emin olun.
Küçük bir işletmeye sahipseniz ve birden çok e-mail hesabına ihtiyaç duymuyorsanız, merhaba@sirketadi.com gibi genel bir hesap oluşturabilirsiniz. Buna benzer bir e-mail adresi, genel bilgilendirme, müşteri desteği veya pazarlama soruları dahil olmak üzere tüm amaçlar için kullanılabilir.
5. Gönderen adı gerçek bir isim içermelidir
E-posta’nızda görünen adınız, alıcınızın gelen kutusunun “gönderen” satırında görünen isimdir. Bu isim profesyonel olmalı ve sizi gerçek bir işletmeden gerçek bir kişi olarak tanımlamaya yardımcı olmalıdır. Örneğin, görünen adınız olarak sadece adınızı ve soyadınızı e-posta adresinize ekleyebilirsiniz. Diğer bir seçenek de görünen adınıza markanızın veya şirketinizin adını eklemektir. Her iki durumda da, alıcı sizin gerçek bir kişi olduğunuzu anlamalıdır, bu size güvenilirlik kazandıracaktır.
Gönderen adınızın sadece bir e-mail adresi değil, gerçek bir isim içermesi çok önemlidir. Bu, profesyonel görünmenin yanı sıra e-mail’lerinizin spam kutusuna düşmesinin de önüne geçer.
Resmi Mail Adresi Nasıl Alınır?
Ücretsiz bir Hotmail hesabıyla elde edemeyeceğiniz birçok özellik ve avantaja, resmi bir e-posta kullanarak ulaşabilirsiniz. Bu noktada profesyonel bir görünüm oluşturmak isterseniz, işletmenizin e-postaları üzerinde tam yönetici kontrolü ve diğer tüm premium özellikler için Uzman Posta’dan daha iyi bir seçenek yoktur.
Uzman Posta, iletişim sürekliliğini sağlamak için sunucularını her zaman çalışır durumda tutarak, en son güvenlik güncellemeleriyle her gün mücadele eder.
Siz de kurumsal bir e-posta hizmetine ihtiyaç duyuyorsanız, web sitemizin ana sayfasında bulunan ‘‘Kurumsal E-posta’’ sekmesine gelerek işletmenize uygun planı seçebilir ve Uzman Posta’nın kesintisiz e-posta servisini deneyimleyebilirsiniz.
