Hatırlatma Maili Nedir, Nasıl Atılır?

Hatırlatma maili, pazarlamacılar tarafından genellikle önemsenmez ve bunların güçlü pazarlama araçları olma potansiyelini göz ardı edilir. Fakat düşünülenin aksine hatırlatma e-postaları etkileşimi artırır, etkinlik katılımını yükseltir ve dönüşümleri teşvik eder.

Hatırlatma Maili Nedir?

Hatırlatma maili, daha önce e-posta gönderdiğiniz biri size geri dönüş sağlamadıysa, birine yaklaşan bir etkinliği hatırlatmak istiyorsanız ya da belirli bir zaman diliminde yapılması gereken bir görev varsa, bu kişiyi harekete geçirmek için nazikçe uyaran bir mesajdır. Yoğun programlar veya kalabalık gelen kutuları nedeniyle önemli bilgilerin veya görevlerin gözden kaçmamasını sağlar.

Hatırlatma maili için kullanım durumlar genel olarak aşağıdakileri içermektedir:

• Birine yaklaşan bir etkinliği veya toplantıyı hatırlatmak
• Önemli bir toplantıdan sonra takip
• İletişimin kesilmesinden sonra bir aboneyle yeniden etkileşime geçme
• Bir müşteriyi bekleyen bir fatura veya ödeme hakkında uyarma
• Bir müşteriyi yaklaşan bir satış veya indirim hakkında bilgilendirme

Hatırlatma Maili Ne Zaman Gönderilir?

Ne zaman hatırlatma e-postası göndermeniz gerektiğine dair bazı yapılması ve yapılmaması gerekenler aşağıdaki şekildedir:

1. Toplantılar

Katılımcılara toplantıdan bir veya iki gün önce katılımlarını onaylamak ve gündemi hatırlatmak için bir hatırlatma e-maili gönderebilirsiniz.

2. Tarihler 

Ekip üyelerine veya müşterilere projeler, gönderiler veya ödemeler için yaklaşan son tarihleri bildirmek için hatırlatma e-maili gönderebilirsiniz.

3. Randevular

Randevulara gelmeyenleri azaltmak ve zamanında katılımı sağlamak için planlanan randevulardan bir veya iki gün önce müşterilere hatırlatma e-maili gönderebilirsiniz.

4. Görevler ve Atamalar

Projeleri programa uygun tutmak ve zamanında tamamlamak için ekip üyelerine veya ortak çalışanlara askıda kalan görevleri veya atamaları hatırlatmak için bir hatırlatma e-maili gönderebilirsiniz.

5. Promosyon ve Teklifler

Promosyonlara, indirimlere veya özel tekliflere ilgi duyduğunu belirten alıcılara, süresi dolan özel teklifler veya sınırlı süreli olanaklar hakkında bilgi veren hatırlatma e-mail’leri gönderebilirsiniz.

6. Abonelikler

Abonelere veya müşterilere, süreleri dolmadan önce üyeliklerini, aboneliklerini veya lisanslarını yenilemelerini teşvik etmek için hatırlatma e-maili gönderebilirsiniz.

Neden Hatırlatma E-postası Göndermelisiniz?

İnsanlar her gün 330 milyardan fazla e-posta gönderip alır. Gelen kutuları bu kadar e-posta ile dolup taşarken, bazen yanlışlıkla gözde kaçan e-posta’lar olabilir. İşte bu yüzden hatırlatma mailleri göndermek çok önemlidir.

• Temel bilgileri iletme: Hedef kitleniz meşguldür. Bu yüzden bir hatırlatma maili önemli bilgileri hızlı ve etkili bir şekilde iletebilir.
• Katılımı artırma: Hatırlatma maili, etkinliğe katılmayı planlamış ancak unutmuş olabilecek kişilere nazik bir hatırlatma işlevi görebilir.
• Pazarlama aracı: Hatırlatma e-postaları, faydaları tanıtmak ve müşterileri ve etkinlik katılımcılarını çekmek için bir ön gösterim sağlamak için bir pazarlama aracı olarak hizmet edebilir. Ayrıca e-postayı şirketinizin markasını ve ürün veya hizmetlerin ile ilgili bilgileri sergilemek için de kullanabilir. Bu şekilde marka bilinirliğinizi artırabilirsiniz.
• Minnettarlığınızı ifade etme: Hatırlatma maili minnettarlık ifade edebilir ve katılımı teşvik edebilir.
• Uygun maliyet: E-posta yoluyla hatırlatma göndermek, doğrudan posta veya telefon görüşmeleri gibi diğer pahalı taktiklere göre uygun maliyetli bir alternatiftir.
• Geri bildirim fırsatı: Konuk geri bildirimi istemek için bir hatırlatma e-postası kullanırsanız, konukların düşüncelerini paylaşmaları için teşvik edebilirsiniz.

Hatırlatma Maili Nasıl Yazılır?

Etkili bir hatırlatma e-posta’sında farklı unsurlar bulunur ve bu farklı unsurları bir araya getirmeniz gerekir.

1. Bağlamsal konu satırları ekleyin

Hatırlatma e-postalarınızı yazmaya bağlamsal konu satırları ekleyerek başlayın.

Konu satırını doğru seçerseniz, bu, alıcıya e-posta’nın ne hakkında olduğunu önceden bildirir ve alıcı kendisinden ne beklendiğini hemen anlar.

Bu noktada konu satırı yazarken açık ve spesifik olmanız önerilir.

2. Nazik ve kibar bir selamlama ile başlayın

Hatırlatma mesajınıza alıcınızı kibarca selamlayarak başlayın. Bu, e-posta’nıza yanıt almanız için atmanız gereken zorunlu bir adımdır.

3. Bağlam sağlayın

Yazacağınız e-posta’da sizden talep edilen şey, e-posta hatırlatmasını gönderme nedeninizdir. Yani alıcıya neden e-posta gönderdiğinizi anlatmanız ve sizi memnun etmek için ne yapmaları gerektiği hakkında bilgi vermeniz önemlidir.  

Durum ne olursa olsun, bunu olabildiğince ayrıntılı şekilde açıklamanız gerekir. Ayrıca, mailinize tarihleri eklediğinizden, kısa ve net tuttuğunuzdan da emin olmanız şarttır.

4. Öneride bulunun

Bir hatırlatma e-posta’sı gönderirken duruma uygun öneriler veya tavsiyeler sunun.

Örneğin, randevunuz için bir hatırlatma e-posta’sı gönderiyorsanız, yeni bir randevu planlayabilir ve bunu nazik şekilde hatırlatmada belirtebilirsiniz.

Önceki e-posta’nızın neden yanıtsız kaldığını bilmediğiniz için bu noktada kibar ve profesyonel olmak en iyi seçeneğinizdir.

5. Sonraki adımları belirleyin

E-posta’nızın içine açıkça tanımlanmış bir eylem çağrısı (CTA) ekleyin. Hatırlatma e-posta’sının amacı alıcının harekete geçmesini sağlamaktır. Bu nedenle, e-posta’nızı okuyan kişinin yapmasını istediğiniz eylemi ekleyin.

Hatırlatma Maili Oluştururken Kullanılacak En İyi Uygulamalar

Hatırlatma mailini göndermeden önce bilmeniz gereken birkaç ipucu aşağıdakileri içerir:

1. Doğrudan olun

E-posta’nız neden gönderdiğinizi açıklığa kavuşturun. Lafı dolandırmadan spesifik olun ve e-posta’nızın konusuna gelin.

2. Kibar olun

İnsanların e-posta’nıza yanıt vermemesinin pek çok nedeni olabilir. Fakat sebep ne olursa olsun, hatırlatmanızı kibar ve dostane tutmanız gerekir. Ayrıca sabırlı olmanız ve meşgul insanlardan cevap almanın daha zor ve beklediğinizden çok daha fazla zaman alabileceğini unutmamanız şarttır.

3. Pasif olmayın

Hatırlatma e-posta’nızda özür dilemenize veya pasif görünmenize gerek yoktur. Pasif olmak kendinize güvenmiyor gibi görünmenize neden olur ve potansiyel müşterinin sizi nasıl gördüğünü olumsuz yönde etkileyebilir. Bu nedenle, doğrudan ve kararlı olun. Unutmayın, alıcı ilgilenmiyorsa bunu size bildirecektir.

4. Net bir CTA ekleyin

Eylem çağrısını netleştirmeden birine hatırlatma e-postası göndermenin hiçbir anlamı yoktur. Hatırlatma e-posta’nızdaki en önemli unsur budur çünkü (çoğu durumda) onlara hatırlatmaya çalıştığınız eylemi içerir.  Bu nedenle, alıcınızın ne yapmasını istediğinizi her zaman net bir şekilde açıkladığınızdan emin olun. Hedefi açıkça tanımlayın, böylece potansiyel müşteriniz bir sonraki adımda nereye gideceğini bilir.

Kolayca harekete geçmelerini sağlamak için gerekli bilgileri sağlayın. Örneğin, sizinle bir toplantı ayarlamalarını söylemek yerine e-posta’nıza bir takvim bağlantısı ekleyebilir ve bunu doğrudan oradan yapmalarına izin verebilirsiniz.

5. İletişimi teşvik edin

Bu adım özellikle birinden yanıt almak için bir hatırlatma e-postası yazıyorsanız önemlidir.

İletişim için zemin hazırlamanız ve zorlamanız gerekir. Ayrıca alıcılarınızın e-postanıza yanıt vermemesinin olası nedenlerini bulmanız gerekir. Daha sonra, bu nedenlere dayanarak, yanıt vermelerini sağlamak için soru yönlendirmeleri ve fırsatlar eklemeyi deneyebilirsiniz.

Hatırlatma Maili Gönderirken Kaçınmanız Gerekenler

Hatırlatma e-postaları gönderirken kaçınılması gereken 5 hata aşağıdakileri içerir:

1. Çok belirsiz olmak

Takip maili gönderirken sorunuzu doğrudan ve basit tutun. Çoğu zaman insanlar mailinize yanıt vermez, çünkü yanıt vermek başlı başına bir görev gibi gelir. Bu yüzden ihtiyacınız olan bir sürü şeyi sıralamak yerine önce ihtiyacınız olanla başlayın, gerisini daha sonra isteyebilirsiniz.

2. Çok fazla detay

Belirli kültürlerde, insanlara nasıl olduklarını sormamız, nazik olmamız ve onları belirli şekillerde selamlamamız öğretilir. Ancak takip maillerinde bu geçerli değildir. Nasıl olduklarını sormak ve bir sürü başka detay, alıcıyı asıl mesajınızdan uzaklaştırır. Bu yüzden mailinizi yazarken kibar olun, ancak basit tutmak için tek bir soruya bağlı kalın.

3. Çok ısrarcı olmak

İnsanlara yanıt vermeleri gerektiğini hatırlatmak önemlidir, ancak takip çabalarınıza tamamen zarar verebileceği için ısrarcı olmamanız da önemlidir. Birisi ne kadar yavaş olursa olsun sakinliğinizi koruyun ve “Yardımcı olmak için buradayım” zihniyeti ile hareket edin.

4. Çok uzun süre bekletmek veya çok erken e-posta göndermek

Hatırlatma maili gönderirken zamanlama her şeydir. Çok uzun süre beklerseniz, unutulma riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Bu nedenle, aksi kararlaştırılmadıkça 7 günden daha uzun süre bekletmek çok uzun süre bekletmek anlamına gelir.

5. Şablonları kişiselleştirme olmadan kullanma

Çoğu zaman, takip işlemlerimizi hızlandırmak için bunu bizim yerimize yapacak şablon ve yazılımlar kullanırız. Bu zamandan tasarruf etmek için harikadır, ancak bu şablonları kendi bağlamınıza uyacak şekilde özelleştirmeniz gerekir.

Hatırlatma Maili Örnekleri

Aşağıdaki listede profesyonelce hazırlanmış hatırlatma maili örneklerini bulabilirsiniz:

1. İzin için Hatırlatma Maili

Konu satırı: İzin talebi

2. Terfi için Hatırlatma Maili

Konu satırı: [Yıl] Terfim Hakkında

3. Etkinlik Kaydı için Hatırlatma Maili

Konu başlığı: Etkinlik Teyidiniz Hakkında

4. Toplantı için Hatırlatma Maili

Bir toplantı için hatırlatma maili, alıcıları önemli bir toplantı hakkında bilgilendirir. Ancak, bu e-posta zaman, yer ve beklenen çıktılar gibi belirli ayrıntıları da içermelidir.

Konu satırı: [Tarih]’li Toplantımız Hakkında

5. Ödemeler için Hatırlatma Maili

Bir müşteriyi gecikmiş bir ödeme veya fatura hakkında bilgilendirmek için bir ödeme hatırlatma maili gönderebilirsiniz. Ödemenin birkaç gün içinde yapılması gerekiyorsa veya ödeme geciktiyse, ödeme yapacak kişiyi bilgilendirmek için bu maili iletebilirsiniz.

Konu satırı: Fatura Ödeme Bilgilendirme

6. Ürün/Hizmet Tanıtımı için Hatırlatma Maili

Konu satırı: [Ürün veya Hizmet] Hakkında Toplantı Talebi

7. İndirim Süresi için Hatırlatma Maili

Bu hatırlatma maili, müşterileri indirim kodlarının veya indirimli fiyatların süresinin dolmak üzere olduğu konusunda bilgilendirir. Onları hala yapabiliyorken indirimli fiyatlardan alışveriş yapmaya teşvik eder. Aşağıdaki şablon, alıcıyı harekete geçmeye teşvik etmek için son şans e-postası konu satırının nasıl kullanılacağını göstermektedir.

8. Abonelik Yenileme için Hatırlatma Maili

Abonelik tabanlı hizmetler sunuyorsanız, müşterilerinize aboneliklerini yenilemeleri için nazik bir hatırlatma maili gönderebilirsiniz. Bu e-posta, müşterilerinizin hizmetlerinize kesintisiz erişimin keyfini çıkarmasını sağlar.

9. Randevu için Hatırlatma Maili

Bu hatırlatma maili, müşteriyi planlanmış bir randevu hakkında uyarmak için bir onay metni içerir. Bu mesaj, müşterinin randevuyu kaçırmamasını veya gerekirse vaktinden önce yeniden planlamasını sağlar. 

10. Son Tarih için Hatırlatma Maili

Yakında teslim edilmesi gereken bir proje varsa, ilgili ekip üyelerine son teslim tarihi ile ilgili bir hatırlatma e-postası gönderebilirsiniz. Bu, alıcıları son tarih konusunda bilgilendirir ve projenin zamanında teslim edip edemeyeceğini onaylar.