E-posta Gelen Kutusunu Temizlemek ve Verimli E-posta Yönetimi İçin 7 İpucu

E-posta depolama sınırınıza ulaştığınızı bildiren bir hata mesajı aldıysanız ya da e-posta’lar içinde boğuluyorsanız, gelen kutunuzu temizlemenizin zamanı gelmiş olabilir. Çünkü gelen kutunuzda çok fazla e-posta varsa;

• Yeni mesaj gönderemezsiniz.
• Size e-posta gönderen kişiler, e-posta kutunuzun dolu olduğunu bildiren bir geri dönüş mesajı alır.
• E-posta’nız tam kapasiteye ulaşmamış olsa bile e-posta kutunuzdaki çok sayıda e-posta’dan bunalabilir, ihtiyacınız olan adresleri bulamayabilir veya önemli e-posta’lar dağınıklık içinde kaybolabilir.

Çoğu e-posta hesabının bir e-posta depolama limiti vardır. Özellikle limitleri düşük olan bir e-posta sağlayıcınız varsa veya e-posta’larınızı nadiren siliyorsanız, kendinizi e-posta kutunuzun dolu olduğunu belirten bir mesajla karşı karşıya bulabilirsiniz. Bu noktada Uzman Posta işinizi kolaylaştırmak için, ihtiyacınız arttığında kotanız dolmadan sizi uyarır ve dolunca kotası otomatik artan e-posta kutuları sunar.

Gelen Kutunuzu Temizlemek Ne Anlama Gelir? 

Gelen kutunuzu temizlemek, artık ihtiyacınız olmayan e-posta’lardan kurtulmak ve ileride bu kadar çok istenmeyen e-posta almanızı engelleyecek bir süreç oluşturmak anlamına gelir. Gelen kutunuzu temizlemek sadece bir kerelik bir iş değildir, e-posta’larınızdan haberdar olmak ve daha fazla depolama alanı kazanmak için düzenli olarak yapmanız gereken bir şeydir. 

E-posta gelen kutunuzu temizlemenin avantajları aşağıdakileri içermektedir:

• Gözden kaçan mesajları bulmak: Gelen kutunuzun dağınıklığı nedeniyle gözden kaçırdığınız e-posta mesajları olabilir. Gelen kutunuzu temizlemek, gözden kaçan mesajları gözden geçirebileceğiniz ve onlara zamanında yanıt verebileceğiniz anlamına gelir. 
• İstenmeyen e-postaları azaltma: Rahatsız olduğunuz kaynaklardan gelen çok sayıda e-posta alabilirsiniz. Gelen kutunuzu temizlemek, bu istenmeyen e-posta’larını çoğunu silebileceğiniz ve gelecekte dikkatinizi dağıtmalarını önleyebileceğiniz anlamına gelir. 
• Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırma: Gelen kutunuzda arama yaparken gerçekten önemli olan e-posta’ları bulmak zor olabilir. Gereksiz e-posta’ları silerseniz, mevcut iş yükünüzü daha net görebilir ve önemli mesajları bulabilirsiniz.
• Daha fazla depolama alanı kazanın: İstenmeyen e-posta’ları silmek, önemli e-posta’lar için daha fazla alan açabileceğiniz anlamına gelir. Önemli e-posta’larınız için daha fazla alan bulabilirseniz, daha fazla depolama alanı için kaydolma zorunluluğunuz azalacaktır.

E-posta Gelen Kutusunu Temizlemek İçin 7 İpucu

Aşağıdaki listede gelen kutunuzu temizlemek için bazı önemli ipuçlarını bulabilirsiniz:

1. Spam e-posta’ları silmek yerine engelleyin

Gelen kutusu temizliğiniz sırasında, gelen kutunuzda gizlenen bazı spam e-posta’lar bulabilirsiniz. Bunları silmemeniz önemlidir. Bunun yerine, onları spam olarak işaretleyin veya spam klasörünüze sürükleyin. Bu, gelen kutusu spam filtrenizin “eğitilmesine” yardımcı olur, yani bu göndericiden gelen e-posta’lar gelecekte otomatik olarak spam’e gider ve bunları görmek zorunda kalmazsınız. Bu spam gönderenler arasında tekrar eden bir kişi fark ederseniz, kişisel engelleme listenize ekleyerek belirli bir gönderici adresinden veya alan adından gelen e-posta’ları da engelleyebilirsiniz.

Peki e-posta’ları sildiğim halde e-posta kutum neden hala dolu görünüyor diyebilirsiniz…

Spam, Çöp Kutusu ve Diğer klasörlerinizdeki e-posta’lar, e-posta depolama sınırınıza dahil edilir. Bu nedenle, gelen kutunuz boş olsa bile klasör içerikleriniz çok fazla yer kaplıyor olabilir. Bu noktada spam veya önemsiz klasörünüzdeki tüm e-posta’ları silmek ve Çöp Kutunuzu boşaltmak hızlı bir çözüm olabilir. Daha sonra tüm klasörleriniz için özel depolama sınırları ayarlayabilirsiniz. Bu sayede e-posta’lar yalnızca belirli bir süre boyunca saklanır ve ardından otomatik olarak silinir.

2. Gerekli olmayan e-posta’ları listeden çıkın

Gelen kutunuz muhtemelen artık çok fazla etkileşimde bulunmadığınız şirketlerden ve kuruluşlardan gelen promosyon e-posta’ları ve e-posta listelerinden gelen mesajlarla doludur. Bu noktada bazı aboneliklerden çıkmanın zamanı gelmiş olabilir. 

Gelen kutunuzu dolduran istenmeyen e-posta’lardan bıktıysanız, e-posta listelerinden çıkmak için yapabileceğiniz birkaç şey vardır. İlk olarak, abonelikten çıkma bağlantısına bir göz atabilirsiniz. Bu bağlantıyı bulması zorsa veya çalışmıyorsa, spam olarak bildirin.

3. Büyük ekleri silin

Büyük ekler içeren e-posta’ları silerek başlayın. Bunlar muhtemelen gelen kutunuzda orantısız miktarda yer kaplar ve kullanılabilir depolama alanınızı azaltır. 

4. İstenmeyen göndericileri engelleyin

Gelen kutunuzu dolduran istenmeyen göndericileri engellemeyi düşünün. Sizi rahat bırakmayan ısrarcı pazarlamacılar mı var? Proje yönetim platformlarınızdan birinden gelen bildirimlerle dolup taşıyor musunuz? Bu noktada oturum açarak ayarlarınızı değiştirebilirsiniz, böylece artık istenmeyen kişilerden çok fazla mesaj almazsınız.

5. E-posta temizleme yazılımı kullanın

E-posta gelen kutunuzu düzenli ve temiz tutmakta zorlanıyorsanız, piyasada birçok e-posta temizleme yazılımı vardır. Bunlar aşağıdaki şekildedir:

• Clean.Email: Clean. email gelen kutunuzu temizlemek için mükemmel bir uygulamadır. Clean. email, gereksiz dosyalarla şişirilmiş veya mevcut işinizle ilgisi olmayan eski e-posta’lardan kurtulmanıza yardımcı olur. Ayrıca e-posta’ları gruplandırmanıza ve etiketlemenize, kalıcı olarak saklamak veya daha sonra gözden geçirmek isterseniz arşivlemenize olanak tanıyan araçlar da içerir.
• Mailstrom: Çoğu insan gibi aktif olarak e-posta kullanıyorsanız, istemediğiniz e-posta’larla dolup taşan bir gelen kutunuz vardır. Mailstrom, binlerce gereksiz e-posta’yı sadece birkaç tıklama ile hızlı ve kolay bir şekilde silmenizi sağlar. Sadece birkaç tıklamayla, tüm o can sıkıcı pazarlama ve satış listelerinden çıkabilirsiniz.
• Unroll.me: Unroll.me e-posta abonelerinizi temizlemek için en iyi araçtır. Ücretsiz ve kullanımı basittir. Tek yapmanız gereken e-posta adreslerinizi bağlamak ve tüm aboneliklerinizin anında dökümünü almaktır. Daha sonra artık alakalı olmayan herhangi bir aboneliği iptal edebilirsiniz.
• Cleanfox: Cleanfox, gelen kutunuzu düzene sokmanıza ve alakasız e-posta’lardan kurtulmanıza yardımcı olan bir uygulamadır. Bu araç ayrıca gelecekte alacağınız promosyon ve pazarlama e-postalarının miktarını azaltmanıza da yardımcı olur.
• Triage: Triage, gelen kutunuzu düzenlemek ve mesajlarınızı yönetmeyi kolaylaştırmak için harika bir yöntemdir. Bu araç sayesinde dakikalar içinde aylarca hatta yıllarca birikmiş e-posta’larınızdan kurtulabilirsiniz. Tek sorun, uygulamanın iOS cihazlarla sınırlı olmasıdır, bu nedenle herkes kullanamaz.

6. Belirli bir tarihten önceki e-posta’ları silin

Size beş yıl önce gönderilmiş e-posta’lara gerçekten ihtiyacınız var mı? Muhtemelen bu e-posta’ların işinize yaraması pek olası değildir ve gelen kutunuzda boşu boşuna yer kaplar. Bu noktada size belirli bir tarih içinde gönderilen e-posta’ları bulmak için gelişmiş arama seçeneklerini kullanabilirsiniz. 

Örneğin, gelişmiş arama seçeneklerinde 2017 yılı içinde size gönderilen tüm e-posta’ları seçebilir, ardından tüm bu e-posta’lar için ”Tümünü seç” kutusunu işaretleyebilirsiniz. 

Belirli bir süre sonra tüm e-posta’ları silmeyi bir şirket politikası haline getirebilirsiniz. 

7. Belirli göndericileri silin

Gelen kutunuzu temizleme sürecinden geçerken, artık ilginizi çekmeyen belirli gönderenlerden gelen e-posta’lardan kurtulmak isteyebilirsiniz. Bu noktada gönderene göre arama yapabilir ve ardından tüm e-posta’larını silebilirsiniz.

Örneğin, Gmail’de istenmeyen göndericileri e-posta gelen kutunuzdan silmek için arama çubuğuna gidebilir ve Arama seçeneklerini göster’i seçebilirsiniz. Bu, size silmek istediğiniz gönderenin e-posta adresini girme seçeneği sunan bir menü açar. Silmek istediğiniz e-posta adresini yazdığınızda, tüm e-posta’ları getirmek için Ara’yı ve Tümünü seçebilirsiniz. 

Bu yaklaşım, belirli müşterilerle artık çalışmıyorsanız kullanışlı olabilir. Onlarla iş yapmayı bıraktığınızda e-posta’larını saklamak mantıklı olmayacaktır.

Verimli E-posta Yönetimi İçin 7 İpucu

Aşağıdaki listede verimli e-posta yönetimi için bazı önemli ipuçlarını bulabilirsiniz:

1. E-posta’larınız için her gün belirli bir zaman ayırın

Ortalama bir çalışan günde 74 kez e-posta hesabını kontrol ediyor. Bu, çok fazla zaman kaybı anlamına gelir. Bunu sorunu çözmek için başlangıç olarak her gün e-posta’larınız ile ilgilenmek için sabit bir zaman ayırabilirsiniz. 

2. Gelen kutunuzu klasörlerle düzenleyin

Biraz çaba göstererek gelen kutunuzu klasörlere göre düzenleyebilirsiniz. Bu noktada başlamak için her bir ana e-posta kategorisi için bir klasör oluşturun. Örneğin, iş, kişisel, aile ve arkadaşlar için klasörleriniz olabilir. Klasörlerinizi oluşturduktan sonra e-posta’larınızı bu klasörlerde sıralamaya başlayın.

Tüm e-posta’larınızı klasörlere ayırdıktan sonra artık alakalı olmayanları silmek için bir dakikanızı ayırın. Sadece birkaç dakikalık çabayla düzenli ve tertipli bir gelen kutusuna sahip olabilirsiniz.

3. Önemli e-postaları etiketleyin

Bir e-posta’yı etiketlemek için e-posta’nızı açın ve etiket butonuna tıklayın. Ardından, e-posta’ya uygulamak istediğiniz etiketi seçin. İhtiyaçlarınıza tam olarak uyan bir etiket göremiyorsanız, yeni etiketler oluşturabilirsiniz. Bu noktada bir e-posta’yı etiketledikten sonra daha sonra ihtiyaç duyduğunuzda bulmanız kolay olacaktır.

Bu biraz zahmetli gibi görünse de, uygun bir e-posta etiketleme sistemi oluşturmak için zaman ayırmak ileride karşılığını almanızı sağlayabilir. 

4. İdeal gelen kutunuzu hayal edin, ardından tek seferde temizleyin

Düzenlemenin odak noktası, nelerden kurtulmak istediğinizi değil, neleri saklamak istediğinizi tanımlamaktır. Bu yüzden öncelikle ideal gelen kutunuzu hayal edin: ne tür e-postaları saklayacaksınız, yani neler saklanacak kadar önemlidir?

Karar verdikten sonra e-posta’larınızı hemen hedeflediğiniz şekilde temizleyebilirsiniz.

Gelen kutunuzu başarılı bir şekilde temizlemenin anahtarı, bunu tek seferde tamamlamak ve görevi tekrar ele almak isteyene kadar beklememektir. 

5. Temizleme sürecinize yardımcı olması için bir veya iki e-posta anahtar kelimesi seçin

Net bir hedef olmadan e-posta’ları silmek yerine temizlik sürecini küçük parçalara bölmek daha kolay ve daha etkili bir stratejidir.

E-posta temizleme sürecini parçalara ayırmanın harika bir yolu, bir veya iki ortak anahtar kelimeyi, gönderen adreslerini veya adlarını hedeflemek ve bunları aramada filtrelemektir.

Örnek olması açısından aşağıdaki anahtar kelimelerle başlayabilirsiniz:

• Yanıt verilmeyen tüm e-posta adresleri
• Satış
• Hatırlatma
• Davetiye
• Güncelleme
• Otomatik

Bu yöntem, aynı tür e-posta’ları daha küçük gruplar halinde sistematik olarak gözden geçirmenize yardımcı olarak temizleme sürecini daha yönetilebilir hale getirir.

6. Sürekli olarak görmezden geldiğiniz haber bültenlerini arayın

Çoğumuz, gelen kutumuzda yer kaplayan ve günümüzden zaman çalan bir ton gereksiz haber bültenine kayıtlıyız. Eğer siz de böyle hissediyorsanız, en son e-posta’larınızdan, bir süredir görmezden geldiğiniz birkaç haber bültenini arayın. 

Hedef ve vizyonunuz doğrultusunda işe yarayan bir değer sunmuyorlarsa, tek seferde hepsinin aboneliğinden çıkın.

7. Artık üzerinde işlem yapamayacağınız e-posta’ları silin veya arşivleyin

E-postanızla olan ilişkinizi değiştirmeye başlamanın en iyi yolu, cevap vermediğiniz ama cevap vereceğinize söz verdiğiniz tüm o eski mesajlarla yüzleşmektir.

Okunmamış e-postaları ortalıkta bırakmamızın nedeni basittir: onlarla ne yapacağımızı bilmemek. Bu noktada yapmamamız gereken şey, bu kaçınmayı teşvik etmeye devam etmektir.

Okunmamış e-posta’larınızın en altından (en eskisinden) en üstüne doğru başlayın. Bu liste yıllar önce unuttuğunuz e-posta’lardan oluşuyorsa paniğe kapılmayın. Bu noktada kişinizin hala bir yanıt beklemesi pek olası değildir.

Düzenli Bir Gelen Kutusuna Sahip Olmak Neden Önemlidir?

Düzenli bir gelen kutusu iş yükünüzün üstesinden gelmenize ve zamanınızı daha verimli kullanmanıza yardımcı olabilir. Her gün birkaç dakikanızı ayırıp önemsiz e-posta’ları dosyalayarak veya silerek gelen kutunuzun yalnızca görmeniz gereken mesajları içerdiğinden emin olabilirsiniz.

Bu şekilde, aradığınızı hızlıca bulabilir ve gününüze devam edebilirsiniz. Ayrıca, e-posta depolama ile ilgili herhangi bir sorun yaşamamanızı sağlayabilirsiniz.

Tam da bu sebeplerden dolayı düzenli bir gelen kutusuna sahip olmak önemlidir. Eğer üretkenliğinizi artırmak istiyorsanız düzenli bir e-posta hesabı size yardımcı olabilir.

E-posta Gelen Kutusunu Temizlemek ve Verimli E-posta Yönetimi İle İlgili En Çok Sorulan Sorular

1. Gelen kutumu nasıl hızlı bir şekilde temizleyebilirim?

Bu, e-posta hizmet sağlayıcınıza bağlıdır. Örneğin, Outlook kullanıyorsanız, gelen kutunuzu hızlı bir şekilde temizlemek için aşağıdaki üç akıllı özellikten yararlanabilirsiniz:

• E-posta konuşmalarınızı düzenleyerek gelen kutunuzdaki mesaj sayısını azaltmak için Konuşmayı Temizle (klasörler ve alt klasörler için de çalışır)
• Geçmiş davranışlarınıza ve belirlediğiniz kurallara (eğer belirlediyseniz) göre düşük öncelikli e-postaları filtrelemek için Clutter
• Gelen mesajları otomatik olarak belirli klasörlere göndermek için Posta Kutusu Kuralları

Bir Gmail kullanıcısı olarak, gelen kutunuzu hızlı bir şekilde temizleyebilirsiniz:

• Belirli bir kategorideki tüm konuşmaları seçip “Seçimi temizle “ye tıklayarak tüm e-posta kategorilerini silebilirsiniz (Gmail’in varsayılan e-posta kategorileri Birincil, Sosyal ve Promosyonlardır, ancak kolayca daha fazlasını ekleyebilirsiniz)
• Gmail’in gelişmiş arama özellikleri yardımıyla e-postaları tarihe göre silme
• “Kelimeleri var” filtreleri oluşturarak e-postaları içeriğe göre silme

2. Binlerce e-posta’yı nasıl temizlerim?

Apple Mail kullanıyorsanız ve aynı anda birden fazla e-posta iletisini temizlemek istiyorsanız, kaldırmak istediğiniz e-postaları seçerek başlamanız ve ardından “Çöp Kutusu” veya “Arşiv” seçeneğini belirlemeniz gerekir.

Tahmin edebileceğiniz gibi düzinelerce, yüzlerce veya binlerce e-postayı tek seferde temizlemek istiyorsanız, bu yaklaşım son derece zaman alıcı ve can sıkıcı olabilir.

Bu durumda, posta kutunuzdaki belirli iletileri bulmak için Apple Mail’in filtrelerini kullanmanız gerekir.

E-postanızı spam’den nasıl temizlersiniz?

Bu, e-posta istemcinize bağlıdır. Örneğin, Outlook kullanıyorsanız, tüm şüpheli spam mesajlarını ”Önemsiz E-posta” klasöründe bulabilirsiniz. Bu klasördeki tüm e-posta’ların doğru şekilde önemsiz olarak sınıflandırıldığından %100 eminseniz, devam edip hepsini silebilirsiniz.

Başka bir seçenek de Outlook’a tüm şüpheli spam e-posta’ları ”Önemsiz E-posta” klasörüne taşımak yerine silmesi talimatını vermektir, ancak bu şekilde iletileri inceleyemez ve yasal olanları bulamazsınız.

Benzer şekilde, Gmail’in spam filtreleri de spam e-postaları otomatik olarak Spam klasörüne taşır.

Spam klasörünüzdeki tüm iletilerin gerçekten spam olduğundan eminseniz, gelen kutunuzu gereksiz postalardan temizlemek için “Tüm spam iletileri şimdi sil” seçeneğini belirleyebilirsiniz.

İş e-postanızı nasıl temizlersiniz?

İş e-posta gelen kutunuzu temizlemenize yardımcı olacak 5 basit ama etkili ipucu aşağıdaki şekildedir:

• Mevcut tüm e-postalarınızı tek bir klasöre taşıyın, böylece yeni mesajlar temizlik sürecini kesintiye uğratmaz.
• Klasörleri silerek veya birleştirerek e-posta klasör sisteminizi basitleştirin.
• E-postaları anahtar kelimelere, gönderen adresine, tarihe vb. göre hedefleyin.
• Nadiren okuduğunuz veya tamamen görmezden geldiğiniz bültenlerin aboneliğini iptal edin.
• Başka bir işlem gerektirmeyen mesajları silin veya arşivleyin.