E-Tebligat Nedir? Resmi Bilgilendirmelerde Dijital Dönüşüm

Elektronik tebligat veya e-tebligat, herhangi bir gerçek veya tüzel kişiye, resmî kurumlar tarafından, elektronik ortamda Elektronik Tebligat Sistemi aracılığıyla gönderilen bildirim ve belgelerdir. Basılı şekilde gönderilen evrakların dijitale taşınması ve KEP – Kayıtlı Elektronik Posta hizmetleri ile gönderilen mesajların delil olarak kabulü ile birlikte, 19 Ocak 2013 tarihinden itibaren tebligatlar da, elektronik şekilde gönderilmeye başlandı. KEP sisteminin birden fazla hizmet sağlayıcı tarafından verilmesi sebebi ile oluşan karışıklıkların önüne geçilmesi ve tebligat alışverişinin tek elden yapılması için, 15 Mart 2018 tarihinde yürürlüğe giren kanun ile 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren e-tebligat işinin sadece PTT tarafından yapılmasına başlandı. Yeni sistemin adı ise UETS yani Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi oldu.

7201 sayılı Tebligat Kanunu uyarınca tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merciler tarafından PTT vasıtasıyla yapılacak elektronik tebligatları düzenleyen hükümlere göre, tebliğ edilmesi gereken evraklar, UETS e-tebligat sistemi üzerinden alıcıların tebligat adreslerine iletilir, e-posta adreslerine ve SMS ile telefonlarına bilgilendirme gönderilir.

Özel ve tüzel tüm kişiler, UETS e-tebligat sistemi aracılığıyla tüm kamu kurumlarından kendilerine gönderilecek bildirim vb. evrak işlerini elektronik ortamda halledebilir. Bu tebligatlar UETS sistemi tarafından iletilmekte ve delil kayıtları oluşturulmaktadır.

1 Ocak 2019’dan itibaren uygulanan UETS e-tebligat, fiziki tebligatla aynı sonucu doğurmaktadır.

Kimler Elektronik Tebligat Adresi Almak ve Elektronik Tebligat Sistemini Kullanmak Zorundadır?

E-tebligat adresi; gerçek kişiler için kimlik bilgileri, tüzel kişiler için ise tabi oldukları sistem bilgileri esas alınmak suretiyle, PTT tarafından herkese özel olarak oluşturulan ve UETS’ye kaydedilen adreslerdir.

Tüm kamu kurumları, 6 Aralık 2018 tarihinde yayınlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile e-tebligat adresi kullanma zorunluluğu olanlar  ve kendisine e-Tebligat yapılacak olanlar, belirlenen sürelerde başvuru yaparak e-tebligat adresi almak ve e-tebligat sistemini kullanmak zorundadır.

Yasal zorunluluk dışında kendilerine e-tebligat yapılmasını isteyen gerçek kişiler de, e-tebligat sistemine isteğe bağlı olarak katılım sağlayabilir.

Elektronik ortamda tebliğ yapması zorunlu olanlar ve yapabilecekler aşağıda belirtilmiştir:

1. 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat kanunu uyarınca tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin tümü tebligat yapmak için

2. Tüm kamu idareleri tebligat almak için,

3. Avukat, bilirkişi ve arabulucuların tümü tebligat almak için,

4. İsteğe bağlı olarak kendilerine e-tebligat yapılmasını talep eden tüm gerçek ve tüzel kişiler.

E-tebligat’ın Avantajları Nelerdir?

E-tebligat’ın avantajlarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür:

• Fiziki bir teslim olmadığı, sadece adres ve şifre bilgisiyle girildiği için kişisel verilerinizin korunmasını sağlar.
• Gönderenin kargo veya kurye masraflarından tasarruf etmesini sağlar.
• Fiziki evrakların aksine elektronik ortamdaki belgeler üzerinde herhangi bir değişiklik yapılamaz.
• Vatandaşların tebligat geldiğinde hazır bulunması gerekmediğinden zamandan tasarruf etmelerini sağlar. Aynı şekilde fiziki bir evrak hazırlanıp kargoya verilmesi gerekmediğinden, işlemler elektronik ortamda saniyeler içinde gerçekleşir.
• Bir şirketseniz, her gün elektronik ortamda gerçekleşen tüm bu bildirimleri görüntülemenizi sağlar.

E-tebligat Başvurusu Nasıl Yapılır? 

E-tebligat başvuruları, bireysel ve tüzel kişi ve kamu kurumları için yapılan başvurular olarak iki ayrı şekilde gerçekleşir.

1. Bireysel e-tebligat başvurusu

Bireysel e-tebligat başvurusu yapmak isteyenler, başvurularını internet üzerinden veya PTT şubelerinden gerçekleştirilebilir. 

Bireysel başvurular; ön başvuru ve esas başvuru şeklinde 2 aşamadan oluşur.

Ön başvuru

Eğer gerçek kişiyseniz, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerindeki https://basvuru.etebligat.gov.tr/ adresinde yer alan ön başvuru ekranı aracılığıyla ön başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz. 

Ön başvuru ekranından alacağınız başvuru numarası, başvuru esnasında kimliğin tespiti için geçerli olacak bilgi ve belgeler ile herhangi bir PTT şubesine müracaat ederek başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.

Online başvuru

Eğer gerçek kişiyseniz, PTT şubelerine gelmeden de başvuruda bulunabilirsiniz.

Nasıl mı?

Ulusal Elektronik Tebligat Sistemindeki başvuru ekranından; e-imza, e-devlet veya mobil imza kullanarak elektronik ortamda hesabınızı açabilirsiniz.

PTT merkezleri aracılığı ile başvuru

Gerçek kişiler, e-tebligat adresi almak için PTT şubelerine de başvuruda bulunabilir.

PTT tarafından e-Tebligat için istenen belgeler aşağıdaki şekildedir:

• Başvuru sahibinin TCKN ile TC kimlik kartı, pasaportu, kanuni olarak kimlik yerine geçebilen resmi bir belge veya e-imza’sı.
• Başvuru sahibi T.C. vatandaşı değilse; yabancı kimlik numarası, mavi kart numarası, pasaportu veya e-imza’sı.

2. Tüzel kişi ve kamu kurumları için e-tebligat başvurusu

e-tebligat zorunluluğu olan kişi ve kurumlar için başvuru, bu zorunluluğun oluştuğu tarih itibarıyla 1 ay içerisinde gerekli kurumlarca PTT’ye yapılır. e-tebligat başvuru işlemi sırasında talep edilen belgeler aşağıdaki şekildedir:

• Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi’ne (DETSİS) kaydı bulunmayanlar için tabi oldukları sisteme ait bilgiler, kamu kurum ve kuruluşları ile birlikler için ise DETSİS’de yer alan kuruma özel numara ve sistem bilgileri.

• Başvuruyu TC vatandaşı olan gerçek kişi yapıyorsa TCKN ve kimlik bilgileri; yabancı gerçek kişi başvuru işlemini gerçekleştiriyorsa yabancı kimlik numarası ve diğer kimlik bilgileri.

• MERSİS’e kayıtlı tüzel kişilerin MERSİS numarası ile sisteme ait bilgileri, MERSİS kaydı bulunmayan tüzel kişilerin ise tabi oldukları sisteme ait bilgileri, PTT’nin talep etmeyi uygun gördüğü diğer bilgi ve belgeler.

UETS Nedir?

E-tebligat göndermeye yetkili Tebligat kanunu ve 6.12.2018 tarih ve 30617 sayılı yönetmelik uyarınca, yapılan elektronik tebligat işlemlerini yürütmek amacıyla PTT tarafından kurulan ve işletilen Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi’dir.

Ulusal Elektronik Tebligat Projesi (UETS), Bilişim Zirvesi etkinliği kapsamında düzenlenen “Teknoloji Kaptanları” ödüllerinde, “Operasyonel Yetkinlik” kategorisinde birincilik ödülü aldı.

UETS, 2019 yılı başından itibaren birçok kamu kurumunun; özel ve tüzel kişilere gönderdiği resmi tebligatları hızlı ve kayıpsız şekilde taşırken, 2 yıl içinde ekonomiye de önemli bir katkısı oldu. Ulusal Elektronik Tebligat Projesi ile tonlarca kağıttan tasarruf edildi. Ayrıca hem kurumlara hem de tebligatları alan kişilere zaman tasarrufu sağladı. 

Projesinin gerçekleştirilmesinde, PTT Bilgi Teknolojileri A.Ş ve Pusula İletişim Bilişim İnternet firmasından destek alındı.

PTT ile birikte UETS projesinin hayata geçirilmesi sağlayan ve işletme desteği sorumlusu olarak çalışmaya devam eden Pusula İletişim Bilişim firması kurucu ortağı ve Uzman Posta Yerli E-posta Platformu CEO’su Gökalp Çakıcı ise “Ekibimiz özel sektörde ‘Uzman Posta’ ile edindiği elektronik mesaj taşıma tecrübesini, en ince detayına kadar Elektronik Tebligat Platformu’nun sürekli çalışabilmesi için UETS ortamına aktarmaya çalıştı. UETS projesinin başarılı olarak hayata geçmesi, ‘Operasyonel Yetkinlik’ gibi bir kategoride ‘Teknoloji Kaptanları’ ödüllerine katılımcı olması ve bu konuda takdir edilip birincilik ödülü ile taltif edilmesi, çalışmalarımızın boşa gitmediğini görmek açısından memnuniyet verici. Adli ve resmi tebligat gibi yüksek önem seviyeli mesajları süratle ve kayıpsız taşırken, elde ettiğimiz tecrübeyi ülkemizin tek yerli elektronik posta bulutu olan ‘Uzman Posta’ ve kamu kurumlarımızın elektronik posta iletişiminde kullanabilmek için çalışmalarımız aralıksız sürüyor.” şeklinde konuştu.

KEP Adresinden E-tebligat Hizmeti Alabilir Misiniz?

KEP yani kayıtlı elektronik posta olarak da bilinen e-posta, kanunen geçerli ve teknik olarak güvenilir e-posta’dır. Gönderene e-posta’nın gönderilip alıcılara teslim edildiğini reddedilemez bir şekilde kanıtlayan bir kanıt makbuzu sağlayan, alıcının e-posta’yı ne zaman aldığını ve okuyup okumadığını bildiren bir sistemdir. KEP, kayıtlı bir mektubun çevrimiçi karşılığı gibidir

UETS’den önce 2013 yılında, tebligatlar elektronik olarak KEP üzerinden gönderiliyordu. Fakat Ulusal Elektronik Tebligat Sisteminin devreye girmesiyle birlikte, KEP adresinden e-tebligat hizmeti verilmesi son buldu. Bununla beraber UETS üzerinden sadece tebligat iletileri gönderileceğinden, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 18. Maddesinin 3.fıkrası ile 1525. Maddesinin 1.fıkrası uyarınca ticari faaliyetler ile 14 Ekim 2017 tarihinde yayınlanan 2017/21 sayılı Başbakanlık Genelgesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarının elektronik ortamda yapacakları yazışmalar (e-yazışma) KEP sistemi üzerinden gönderilmeye devam edecektir.

Maliye Bakanlığı’na Ait E-Tebligat Sistemi ile UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) Arasındaki Fark Nedir?

2015 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kurulan e-tebligat sistemine, 456 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde belirtilen gelir ve kurumlar vergisi mükelleflerinin yanı sıra isteyen gerçek kişiler de katılım sağlayabilir. E-tebligat sistemi tamamen ücretsizdir.

PTT tarafından kurulan UETS ise, 2019 yılında faaliyete başlamıştır. UETS’yle ilgili kapsama alınan muhataplar 06.12.2018 tarihli, 30617 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan “Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nde belirtilmektedir.

E-tebligat Hakında En Çok Sorulan Sorular

1. Kimler E-tebligat Kapsamındadır?

• 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar.

• 5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler.

• Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları.

• Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri.

• Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.

• Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları.

• Kanunla kurulanlar da dahil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri.

• Noterler.

• Baro levhasına yazılı avukatlar.

• Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.

• İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birim.

• Birinci fıkra kapsamı dışında kalan gerçek ve tüzel kişilere, talepleri hâlinde elektronik tebligat adresi verilir. Bu durumda bu kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.

2. E-tebligat Sistemine Nasıl Giriş Yapılır?

E-Tebligat sistemine, e-Devlet üzerinden, elektronik imza ile ya da PTT tarafından verilen şifre ile giriş yapabilirsiniz.

3. E- tebligat Ne Zaman Tebliğ Olmuş Sayılır? 

E-tebligat yapıldığı zaman fiziki olarak tebligat gönderilmez. Bu yüzden e-tebligat sistemi üzerinden gönderilen belgeleri e-posta’nız aracılığıyla takip etmeniz gerekir. Bu belgelerin tebliğ olma süresi, mükellefin e-posta’sına düştüğü anı izleyen 5. günün sonunu olarak belirlenmiştir.

4. E-tebligat Yapıldığından Nasıl Haberdar Olurum?

Mükellefler e-tebligat başvurusu yaparken, cep telefonu numaralarını ve e-posta adreslerini de bu başvuru sırasında bildirir. Bu sayede e-Tebligat yapıldığında, bu e-posta adresine ve cep telefonuna bildirim gönderilir.

5. E-tebligat Sisteminden Çıkabilir Miyim?

Zorunlu veya ihtiyari olarak e-tebligat sisteminde olması gereken alıcılar, herhangi bir zorunluluk olmadığı sürece sistemden çıkamaz. İhtiyari olarak e-tebligat sisteminde olanlar, hesaplarını pasif hale getirip tekrar fiziksel olarak tebligat alabilir. Gerçek kişi, sadece ölüm veya gaipliğe karar verildiğinde; tüzel kişi ise ancak ticaret sicil kaydının silinmesiyle e-Tebligat sisteminden çıkabilir.

6. E-tebligat İçin Ücret Ödemek Gerekir Mi?

Hayır, herhangi bir ücret ödemeniz gerekmez. E-tebligat sistemi tamamen ücretsizdir.

7.  UETS’den Adres Almak Zorunlu Mu?

15 Mart 2018’de yayınlanan 7101 sayılı kanun ile 7201 sayılı Tebligat Kanunun 7/A maddesinde değişikliğe gidilmiş ve 1. soruda cevapladığımız gerçek ve tüzel kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olmuştur.

8. UETS’yi Hangi Kurum ve Kuruluşlar Sunmaktadır?

PTT dışında bu hizmeti alabileceğiniz başka kurum ve kuruluş yoktur.

9. UETS Üzerinden Birden Fazla E-tebligat Adresi Alınabilir Mi?

Adresler sistem numaralarından oluştuğu için birden fazla UETS adresi alınamaz.

10. Gerçek Kişiler UETS’den Adres Almak Zorunda Mı?

Gerçek kişilerin UETS sisteminden tebligat adresi alması zorunlu kılınmamıştır, tamamen kişilerin isteğine bağlıdır.