İşten Ayrılan Çalışanın E-Posta Hesabının Yönetimi Nasıl Yapılmalıdır?

23 Şubat 2026

Çalışanlar gelir ve gider, bu yüzden iş e-postalarındaki bilgileri saklanmanız gerekir. Müşteri görüşmeleri, şirket içi konular ve önemli proje detayları bu e-posta hesaplarında saklanır. Bu da e-postaları iş sürekliliği ve yasal uyumluluk açısından çok önemli hale getirir. 

Peki, bir çalışan ayrıldığında bu e-posta hesaplarıyla ne yapmanız gerekir?

İşten Ayrılan Çalışanlar için E-posta Politikası Nedir?

İşten ayrılan çalışanlar için e-posta politikası, eski çalışanların kurumsal e-posta adreslerini yönetmek için bir dizi açık kılavuzdur. Hassas verileri korumak, uyumluluğu sağlamak ve yetkisiz erişimi önlemek için hayati bir rol oynar. Politika, hesapları devre dışı bırakmak, önemli mesajları iletmek ve kurumun bilgilerini korumak için e-postaları güvenli bir şekilde arşivlemek gibi önemli eylemleri özetler.

Böyle bir politika uygulandığında, insan kaynakları ve BT ekipleriniz, bir çalışan ayrıldığında izleyecekleri güvenilir ve tutarlı bir yaklaşıma sahip olur. Böylece ayrılma süreci sorunsuz ve güvenli bir şekilde gerçekleşir.

İşten Ayrılan Çalışanın E-Posta Hesabının Yönetimi Nasıl Yapılmalıdır?

En basit yaklaşım, eski çalışanın e-posta hesabını ve ilgili tüm verileri silmek gibi görünür. Kısa vadede yeni e-postalar veya veri depolama sunucularının bakımı konusunda endişelenmenize gerek kalmaması nedeniyle bu çözüm uygun görünebilir, ancak sayısız yeni soruna yol açabilir.

Özellikle, kurumların e-postaları belirli veya zorunlu saklama süreleri boyunca saklamasını gerektiren veri saklama yasaları bulunmaktadır. Bu, sektörünüze ve coğrafi konumunuza göre değişiklik gösterir. Bu yasalara uymamak, özellikle eski bir çalışanın eski iletişimlerinin bir davada e-keşif konusu olması durumunda, para cezaları veya ağır yasal cezalarla sonuçlanabilir.

Sorunsuz bir geçiş sağlamak ve hassas bilgileri korumak için bir çalışan işten ayrıldığında veya işten çıkarıldığında aşağıdaki adımları uygulamanız önerir:

Ayrılan Çalışanın Posta Kutusuna Erişimi Kısıtlayın

Ayrılan çalışana, son ayrılma tarihinden önce posta kutusunu gözden geçirmesi ve gerekli belgeleri kişisel cihazına aktarması için zaman tanıyın. Ancak bu, çalışanın ayrılma koşullarına ve kurumunuzun fikri mülkiyet (IP) ve gizlilik politikalarına uygun olarak yapılmalıdır. Ayrılma sonrasında, e-posta şifresini sıfırlamak ve e-posta hesabına erişimi kısıtlamak çok önemlidir.

Otomatik Yanıtlayıcı Uygulayın

Ayrılan çalışanın e-postası için bir otomatik yanıtlayıcı oluşturun. Bu mesajda, çalışanın artık şirkette çalışmadığı belirtin ve daha fazla bilgi için alternatif bir iletişim noktası sunun. Bu adım, sürekliliği sağlamaya ve olası karışıklıkları önlemeye yardımcı olabilir.

E-posta Yönlendirme

Eski çalışanın hesabından aktif bir hesaba e-posta yönlendirme ayarlamayı düşünün, böylece ayrılan çalışana gönderilen yeni e-postaların yine de görülmesini ve yanıtlanmasını sağlayabilirsiniz.

E-postaları Saklayın ve Arşivleyin

Kurumunuzun e-posta saklama politikasına ve veri saklama yasalarına bağlı olarak, hesabı devre dışı bırakmadan önce e-posta verilerini arşivlemeniz gerekebilir. Bu işlem, üçüncü taraf e-posta arşivleme yazılımı veya e-posta hizmetinizin yerleşik özellikleri ile yapılabilir.

Bu noktada Uzman Posta devreye girer!

Uzman Posta E-posta Arşivi, e-posta hesaplarınız üzerinden gerçekleştirilen tüm gönderileri ve alınan tüm mesajları arşivlemenize, bu sayede kurumsal hafızanızı korumanıza olanak tanır.

Hesabı Devre Dışı Bırakın

Önceden belirlenen bir süreden sonra (genellikle 3-6 ay), eski çalışanın e-posta hesabını devre dışı bırakın. Bu, güvenli bir dijital ortam sağlamak için çok önemli bir adımdır.

Veri Saklama ve Uyumluluk Denetimleri

Kurumunuzun belirli veri saklama yasalarına veya düzenlemelerine uymak zorunda olabileceğini unutmayın. Herhangi bir veriyi silmeden veya herhangi bir hesabı devre dışı bırakmadan önce bu yasaları kapsamlı bir şekilde anladığınızdan ve tam olarak uyduğunuzdan emin olun. Bu, üçüncü taraf e-posta arşivleme yazılımı veya diğer veri yedekleme biçimlerinin kullanılmasını gerektirebilir.

Bunların genel kurallar olduğunu ve şirketinizin bu tür durumlarda uyulması gereken belirli politikalar veya prosedürler olabileceğini unutmayın. Her zaman şirketinizin iç süreçlerini izleyin ve gerektiğinde BT departmanınıza, İK departmanınıza veya hukuk danışmanınıza danışın.

Sonuç olarak, çalışanların e-posta geçişini yönetmek titiz bir planlama ve uygulama gerektirir. Bu, iş sürekliliğini korumak, veri gizliliğini sağlamak, uyumluluk kurallarına uymak ve e-keşif taleplerini yönetmek gibi unsurları dengeleyen bir süreçtir. Doğru prosedürleri uygulayarak, bu karmaşık görevi etkili ve verimli bir şekilde yerine getirebilirsiniz.

En Çok Sorulan Sorular

İşveren, çalışanların şirketten ayrıldıktan sonra e-postalarına erişebilir mi?

Çoğu durumda işverenler, çalışanların ayrılmasından sonra özellikle şirket sunucularında barındırılan iş e-postalarına erişebilir ve bunları inceleyebilir. Ancak bu, bölgeye ve geçerli düzenlemelere göre değişiklik gösterir. Çalışanların ayrılma sonrası erişimle ilgili beklentilerini belirlemek için şirketinizin e-posta politikasına açık şartlar eklemek en iyi uygulamadır.

Bir şirket eski çalışanlarının e-postalarını ne kadar süreyle saklamalıdır?

Saklama süreleri, sektör düzenlemelerine ve belirli yasal gerekliliklere göre değişebilir. Örneğin, KVKK, ve GDPR gibi belirli uyumluluk standartları katı saklama süreleri belirlerken, Sarbanes-Oxley Yasası gibi diğerleri finansal iletişimin daha uzun süre saklanmasını zorunlu kılar.

Eski çalışanlar arşivlenmiş e-postaları yasal veya e-Keşif amaçları için kullanılabilir mi?

Evet, arşivlenmiş e-postalar genellikle yasal işlemlerde ve e-Keşif taleplerinde kullanılır. Güvenli bir e-posta arşivleme çözümü, eski çalışanların e-postalarının tahrif edilemez, aranabilir bir biçimde saklanmasını sağlar, uyumluluğu destekler ve gerektiğinde yasal koruma sağlar.

Bir çalışan şirketten ayrıldığında, şirket müşterilerini veya iş ortaklarını nasıl bilgilendirmelidir?

Çalışanın e-posta hesabında otomatik yanıt veya “şirketten ayrılıyor” mesajı ayarlamak, müşterileri ve iş ortaklarını ayrılışlarından haberdar etmenin etkili bir yoludur. Bu mesaj, alternatif bir temsilcinin adı ve telefon numarası gibi yeni bir iletişim noktasını içerebilir. Böylece sorunsuz iletişim ve kesintisiz hizmet sağlanabilir. Soruları uygun ekip üyesine yönlendiren bir ofis mesajı eklemek, geçiş dönemlerinde bile güçlü müşteri ilişkilerinin sürdürülmesine yardımcı olur.

Bir kurum, kişisel veya şirket tarafından verilen mobil cihazlardaki e-postalarla ne yapmalıdır?

Mobil Cihaz Yönetimi (MDM) protokollerini uygulamak, mobil cihazlardaki e-posta verilerini uzaktan silmenizi veya güvence altına almanızı sağlar, böylece bir çalışan ayrıldıktan sonra cihazın kaybolması veya ele geçirilmesi durumunda güvenlik risklerini azaltır.