Kişisel Gmail Kullanmak İşinizi Neden Profesyonel Göstermez?

Bir işletmeniz varsa, aldığınız her karar profesyonelliğinizi yansıtmalıdır. Ancak, özellikle küçük işletmelerde en sık görülen hatalardan biri, iş iletişiminde ücretsiz Gmail hesabı (sirketadi@gmail.com gibi) kullanmaktır. Bu karar zararsız gibi görünebilir, ancak verilerinizi korumak, güven sağlamak ve sektör düzenlemelerine uymak istiyorsanız, bu riskli bir harekettir.

Neden İşletme E-postanız için Gmail Kullanmamalısınız?

Gmail’in dünya çapında bu kadar çok kullanıcısı olmasının nedeni, gerçekten iyi bir e-posta hizmeti sunmasıdır. Ücretsiz olmasına rağmen Gmail çok sayıda kullanışlı özellik sunar. Gmail’in birçok özelliği, bireysel kullanıcılar için paha biçilmez değerdedir. Her şeyden önce, kullanıcılar 15 GB ücretsiz e-posta depolama alanı alırlar. Bu, gelen kutularını kontrolsüz hale getirmedikleri sürece her birey için yeterli olur. Etkili virüs koruması ve spam filtreleme de Gmail’in ücretsiz sürümünde standart olarak sunulur. Bu özellik tek başına, Gmail hesabını bazı rakip hizmetlere göre tercih edilebilir kılar. Fakat kurumsal e-postalarınızı Gmail’e emanet etmemeniz için bazı nedenler vardır.

Aşağıdaki listede, Gmail’in bir kurum e-postası olarak kullanılmamasının nedenleri vurgulamaktadır:

1. Markanız profesyonel görünmez

İş iletişiminde algı çok önemlidir. E-posta adresiniz alan adınızla eşleştiğinde (isim@sirketadiniz.com), müşteriler, satıcılar ve iş ortakları sizi daha ciddiye alır. Ücretsiz bir Gmail adresi amatörce veya geçici bir izlenim bırakır. Özellikle hassas verilerle (sigorta, sağlık hizmetleri veya finansal hizmetler) uğraşıyorsanız vermek istediğiniz mesaj bu olmamalıdır.

2. İş kullanımı İçin yeterince güvenli değildir

Gmail, kişisel kullanıcılar için yeterli güvenlik sağlasa da, işletmeler için özel tasarlanmış başka bir güvenli e-posta sağlayıcı kullanmıyorsanız, kritik öneme sahip güvenlikten yoksun kalırsınız.

Standart bir Gmail hesabıyla aşağıdakileri elde edemezsiniz:

• Kimin neye erişebileceği konusunda yönetimsel kontrol,
• Zorunlu 2FA veya cihaz yönetimi gibi güvenlik politikaları,
• İş ortamlarına özel gelişmiş tehdit koruması,
• Etkinlik günlüğü ve denetim izleri.

Bir çalışanın Gmail hesabı ele geçirilirse, bu hesabı kapatmak veya erişimi iptal etmek için merkezi bir kontrol yoktur. Bu büyük bir risktir.

3. Uyumluluk açısından uygun değildir

Finans, sigorta, sağlık veya hukuk gibi düzenlemelere tabi bir sektörde faaliyet gösteriyorsanız, KVKK, HIPAA, FINRA, GLBA veya diğer düzenlemelere tabi olabilirsiniz. Kişisel Gmail hesabı bu standartlara uygun değildir.

Kişisel bir Gmail hesabında aşağıdakileri bulamazsınız: 

• Veri kaybı önleme (DLP) veya arşivleme kontrolleri yoktur.
• eDiscovery veya saklama politikaları yoktur.
• Merkezi kullanıcı yönetimi veya erişim iptali yoktur.
• Uyumluluk düzeyinde koruma için şifreleme garantisi yoktur.

Sadece basit şeyleri e-postayla gönderdiğinizi düşünseniz bile, yasa bunları yine de korunan veya hassas veriler olarak değerlendirebilir. İhlal, denetim veya toplu dava durumunda bilgisizlik mazeret olarak kabul edilmez.

4. Hesabın kontrolü kurumunuza ait olmaz

Bir çalışan sirketadi@gmail.com gibi bir Gmail hesabı oluşturursa, bu hesabı siz değil, o yönetir. Çalışan işten ayrılırsa, tüm müşteri e-postalarınızı, dosyalarınızı ve kişilerinizi alıp gidebilir. Uygun kullanıcı denetimlerine sahip kurumsal düzeyde bir e-posta sistemi kullanmıyorsanız, bu hesabı geri almak veya kapatmak mümkün değildir.

5. Veri kaybına karşı korunmasızdır

Hiçbir kurum veri kaybını göze alamaz ve ani ve sık veri kayıplarına uyum sağlayarak mükemmel bir şekilde çalışamaz. Gmail, e-posta güvenliğini tam olarak sağlayan birçok güvenlik özelliğine sahip olsa da, bunların çoğu premium planlar içindir. Dolayısıyla, resmi yazışmalarınız için Gmail kullanan küçük ölçekli bir işletme sahibiyseniz, güvenilir bir profesyonel e-posta sağlayıcısına geçmeniz gerekir.

6. Depolama alanınız kısıtlı olur

Gmail, önemli e-postaları depolamak için daha düşük hesap kapasitesine sahip olduğu için özellikle küçük işletmeler için uygun değildir. Gmail, ücretsiz hesaplarla 15 GB depolama alanı sağlar. Ancak, bu depolama kapasitesi paylaşımlıdır, yani Google Drive ve Fotoğraflar da bu ücretsiz hesap depolama alanını kullanır. Bu nedenle, ücretsiz bir Gmail hesabında sonsuz sayıda profesyonel e-postayı depolamak mümkün değildir.

7. Maliyetli profesyonel planlar

Kurumlar Gmail’i kullanmaya devam etseler ve hesaplarını GSuite’e yükseltmeyi planlasalar bile maliyetli planlar başka bir engel teşkil etmektedir. GSuite (veya Google Business/Workspace) planları aylık 6 ila 18 dolar arasında değişmektedir ve bu da küçük ölçekli işletmeler için maliyetli olmaktadır. Bu maliyetli GSuite planlarının bir başka yönü de, Gmail verilerinizi GSuite’e taşımak için Google’ın talep ettiği ek maliyettir.

Yukarıdaki tüm bu nedenler, profesyonel kullanım için Gmail hesabına sahip olmanın sorunlarını açıklamaktadır. Aşağıdaki bölümde, verimli bir e-posta iletişimi için e-posta sağlayıcınızı nasıl seçeceğinize dair önemli noktaları bulabilirsiniz:

Profesyonel Bir E-posta Hizmeti Nasıl Seçilir?

Güvenilir bir profesyonel e-posta hizmeti seçemiyorsanız, aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurarak seçiminizi yapabilirsiniz:

1. Kendi Alan Adınızla Özel E-posta Adresi

Kurumunuzun otoritesini ve güvenilirliğini artırmak için markanıza özel tahsis edilmiş bir alan adıyla e-posta adresi oluşturmak en doğru yoldur. Bu, kurumunuzun daha güvenilir görünmesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda insanların markanızı çevrimiçi ortamda nasıl algıladığını tam olarak kontrol etmenizi de sağlar. Bu yüzden kendi alan adınız altında e-postaları kişiselleştirmek için bir e-posta servis sağlayıcısı seçerken, sundukları hizmetler arasında bu özelliğin bulunduğundan emin olun.

2. Güvenilir Spam Filtreleme ve Virüs Koruması

Spam e-postalar sadece can sıkıcı olmakla kalmaz, kurumunuz için büyük güvenlik riskleri de oluşturabilir. Güvenli ve emniyetli iletişim sağlamak için güçlü spam filtreleme araçları ve virüs koruma önlemleri sunan doğru e-posta servis sağlayıcısını seçmeniz gerekir. Bu noktada kötü niyetli saldırıları önleme konusunda güçlü bir üne sahip bir sağlayıcı arayın. Bu uygulamaları hayata geçirdiğinizde, tüm özel bilgilerinizin davetsiz misafirlerden güvenli bir şekilde korunduğunu bilerek rahat edebilirsiniz.

3. Diğer Verimlilik Araçlarıyla Entegrasyon

E-posta, iletişim ve iş birliği için kritik bir araçtır, bu nedenle kullandığınız diğer araçlarla kolayca bağlantı kurması çok önemlidir. Takvimler veya kişiler gibi entegrasyonlar, randevuları ve kişi bilgilerini hızlı ve zahmetsiz bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir. Böylece iş akışınızın düzenli ve verimli kalmasını sağlar. Bu yüzden bir e-posta sağlayıcısına karar vermeden önce süreçlerinizi kolaylaştırmak için ihtiyacınız olan yazılımlarla entegrasyonları olup olmadığını kontrol edin.

4. Kullanım Kolaylığı ve Kullanıcı Dostu Arayüz

Kullanıcı dostu bir arayüze sahip bir e-posta servis sağlayıcısı seçerek, zamandan tasarruf edebilirsiniz. Bu noktada tasarımın sadece anlaşılması kolay olması değil, aynı zamanda hoş görünmesi de önemlidir. Böylesine açık ve sezgisel bir sistemle hayatınız çok daha kolay hale gelir, bu nedenle, üretkenliğinizi artırmak için bu fırsatı kaçırmayın.

5. Yeterli Depolama ve Güvenlik Özellikleri

E-posta söz konusu olduğunda yeterli depolama alanı ve güvenlik çok önemlidir. E-posta servis sağlayıcınız, tüm e-postalarınızı, eklerinizi ve diğer verilerinizi barındırabilecek yeterli depolama kapasitesine sahip olmalıdır. Verilerinizin gizliliğini korumak için şifreleme ve iki faktörlü kimlik doğrulama gibi güvenlik özelliklerine sahip olması da önemlidir. Bu yüzden kurumunuz için bir e-posta servisi seçerken, çok sayıda e-postayı depolayabileceğinden ve iyi güvenlik önlemlerine sahip olduğundan emin olun. Bu, sizi ve verilerinizi korumaya yardımcı olacaktır.

6. Müşteri Desteği ve Kaynaklar

Bir e-posta servis sağlayıcısı seçerken, mükemmel müşteri desteği ve kaynaklar sunulması çok önemlidir. Bu, seçtiğiniz şirketin iyi bir çevrimiçi dokümantasyona, SSS’lere ve canlı destek seçeneklerine sahip olması gerektiği anlamına gelir. Böylece ihtiyaç duyduğunuzda yardım alabilirsiniz.

Kurumunuz için En Güvenilir E-posta Servis Sağlayıcı: Uzman Posta

Kurumsal e-posta sadece profesyonel iletişim ile ilgili değildir, kurumunuzu tehditlerden korumak, uyumluluğu sağlamak ve müşterilere güvenilir bir imaj sunmakla da ilgilidir. Bu nedenle, sadece satın alınmış değil, aynı zamanda doğru şekilde yapılandırılmış, güvenliği sağlanmış ve izlenen kurumsal düzeyde bir e-posta çözümüne ihtiyacınız vardır.

Bu noktada Uzman Posta devreye girer!

E-posta servis sağlayıcı olarak Uzman Posta’yı seçtiğinizde, kurumsal bir e-postadan çok daha fazlasını elde edersiniz. Elde edeceğiniz özelliklerden öne çıkanlar aşağıdakileri içermektedir:

• İşinize en uygun ekonomik e-posta paketini seçerek, hesaplarınızı 5 GB’tan başlayarak 150 GB’a kadar 5’er GB’lık artışlarla dilediğiniz esneklikte oluşturabilirsiniz. Kota ve kullanıcıya uygun modeli ihtiyacınıza göre belirleyebilir ve esnek yapıyla kapasite kullanımını eksiksiz sağlayabilirsiniz.
• Gelişmiş karantina özelliği sayesinde en güncel tehdit istihbaratıyla desteklenen filtrelere sahip olursunuz. Bu sayede zararlı e-postaları anında yakalayabilir ve yönetebileceğiniz gelişmiş bir antivirüs/antispam servisi kullanabilirsiniz
• Coğrafi yedekli güvenli MX yapısı sayesinde %99.999 oranında kesintisiz ve kayıpsız e-posta trafiği sağlanır. Bu sayede kurumlar, kritik iş iletişimlerini güvenilirlikten ödün vermeden, Uzman Posta altyapısının sunduğu yüksek performans ve güvenle çalışabilir.
• Kolay ve kullanımı basit Türkçe arayüz ile tüm e-posta hesaplarınızı tek bir noktadan hızlı ve pratik bir şekilde yönetebilir, ihtiyaç duyduğunuz ayar ve özelliklere zahmetsizce ulaşabilirsiniz.
• Türkiye lokasyonlu altyapısı sayesinde tüm verileriniz ülke sınırları içinde güvenle saklanır. %100 KVKK uyumlu yerli e-posta servisi olarak, hem yasal gereklilikleri eksiksiz karşılar hem de verilerinizi dışa bağımlı olmadan koruma altına alır.
• Kullanıcılarınız için ayrı ayrı e-posta gönderim limitleri tanımlayabilirsiniz. Bu esneklik sayesinde hem güvenliği artırır hem de kaynak kullanımını en verimli şekilde yönetebilirsiniz.
• Yukarıda saydığımız tüm özelliklerden farklı olarak premium e-posta özellikleriyle birlikte gelir: Kişisel ve Ortak Takvim, Kişisel ve Ortak Adres Defteri, Görev Yönetimi, CalDAV & CardDAV Desteği, E-posta Gönderi Takibi ve Silinmiş E-posta Kurtarma, Outlook vb. Mail Programları ile %100 Uyum vb. bu özelliklerden sadece bazılarıdır.
• Uzman Posta gibi profesyonel bir e-posta servis sağlayıcısı ile çalıştığınızda, ihtiyacınız olduğunda destek alabilirsiniz. Müşteri desteğimize telefon veya sohbet yoluyla ulaşılabilir, ayrıca ihtiyacınız olan cevapları bulmanıza yardımcı olacak “Akıllı Destek Merkezi”nden merak ettiğiniz soruların yanıtlarını bulabilirsiniz.