Kamu kurumları için en büyük endişelerden biri, hassas bilgileri korumak ve siber saldırı riskini azaltmaktır. Çünkü siber suç girişimlerinin %94’ünden fazlası e-posta üzerinden gerçekleşir. Bu noktada tıpkı diğer işletmelerde olduğu gibi kamuya ait bir kuruluşun da güvenilir bir e-posta hizmet sağlayıcısı seçmesi gerekir. Çok sayıda ücretsiz ve ücretli kurumsal e-posta servis sağlayıcı bulunmasına rağmen güvenli, zengin özelliklere sahip ve kullanımı kolay bir sağlayıcısı bulmak göründüğü kadar basit değildir.
Uzman Posta gibi güvenilir hizmetler, Cumhurbaşkanlığı genelgesi ile çerçevelenen yeni mevzuata tam uyumludur. Uzman Posta üzerinde barınan tüm kamu e-postaları ülke sınırları içerisinde ve yüksek güvenlik katmalanlarına sahip depolama alanlarında saklanır.
Kamu Sektöründe E-posta Kullanımı İle İlgili İstatistikler
Dijital iletişim sağlayıcısı Zivver tarafından yayınlanan bir rapora göre, yerel ve merkezi kamu çalışanlarının %98’i, evrensel olması ve çok az eğitim ve uygulama gerektirmesi nedeniyle işlerini tamamlamak için e-posta’ya güvenmektedir.
Ankete katılan BT liderlerinin %45’i e-posta hataları nedeniyle veri kaybından endişe etmektedir.
Tüm bunlara rağmen ankete katılanların %91’i e-postayı en güvenli iletişim yöntemi olarak görmektedir.
ICO’ya göre, kamu organları tarafından bildirilen olayların çoğunluğu insan hatasından kaynaklanmaktadır.
Kamu Kurumları için Kurumsal E-posta
Kamu kurumları için kurumsal e-posta genellikle isim@saglik.gov.tr gibi kamu kurumlarına ait alan adını içerir. Bu uzantı meşruiyet sağlamaya yardımcı olarak alıcıların gerçekliğinizi doğrulamasını sağlar. Ayrıca, gönderdiğiniz her türlü iletişimi resmi hale getirir ve e-posta’nızın spam olarak işaretlenmemesini sağlar. Ayrıca kurumu kimlik hırsızlığından korur.
Kamu Kurumları için Kurumsal E-posta Seçiminde Etkili Olan Faktörler
Piyasanın birçok kurumsal e-posta sağlayıcısı olsa da, bir kamu kuruluşu olarak sağlayıcınızı seçmeden önce göz önünde bulundurmanız gereken birkaç husus vardır. Bir e-posta sağlayıcısı seçerken dikkat etmeniz gereken bazı faktörler aşağıdakileri içerir:
1. Güvenlik
Devlet kurumlarından gelen ve giden e-postalar genellikle hassas bilgiler içerir. E-posta güvenliğindeki her zayıflık mali kayıplara, yasadışı erişime ve veri ihlallerine yol açabilir. Bu yüzden kurumsal e-posta hizmetleriniz KVKK, FISMA, HIPAA ve diğer veri koruma yasalarına uygun olmalıdır.
Ayrıca, iletişim kanallarınızı ve cihazlarınızı korumak için çeşitli güvenlik altyapıları ile birlikte gelmelidir. E-posta platformu açık gizlilik politikalarına sahip olmalı, verilerinizin nasıl depolandığı ve kullanıldığı konusunda şeffaf olmalı ve üçüncü taraflara herhangi bir bilgi satıp satmadıkları konusunda şeffaf olmalıdır.
2. Destek
Kurumsal e-posta hizmetleri, günün her saati telefon, e-posta ve sohbet desteği aracılığıyla kamu kurumlarına e-posta ortamları üzerinde tam destek sağlamalıdır. Örneğin, Uzman Posta gibi e-posta servis sağlayıcılar, kurulumdan sorun gidermeye ve bakıma kadar tam destek sunar. Ayrıca, müşterilerin sorunlar için destek açmalarına ve bunlara hızlı bir şekilde yanıt bulmalarına olanak tanıyan sezgisel ve etkileşimli bir web arayüzüne sahiptir.
3. Uyumluluk
Devlet kurumları, mevcut altyapıyı değiştirerek personel verimliliğinden ödün vermeyi göze alamaz. Bu nedenle, kurumsal bir e-posta çözümü çok sayıda cihaz arasında kurumsal düzeyde senkronizasyon ve sorunsuz çalışma için yazılım entegrasyonu sağlamalıdır. Temel olarak, kolay işbirliğine de izin vermelidir.
4. Depolama ve Arşivleme
Güvenilir kurumsal e-posta hizmetleri e-posta depolama ve arşivleme özellikleri sunar, böylece dağınık bir posta kutusu veya e-posta kurtarma ile uğraşmazsınız. Bu noktada daha fazla kolaylık için otomatik günlük veya haftalık yedeklemeler sunan hizmetlere göz atmanız gerekir.
5. Kesintisi İletişim
Kurumsal e-posta hizmetlerinin her zaman kullanılabilir olması yani gecikmelerin önüne geçmesi gerekir. Aksi takdirde kamu kurumunun büyüklüğü ve karmaşıklığına bağlı olarak birçok soruna neden olabilir. Bu nedenle, seçtiğiniz e-posta sağlayıcısı, en az %99,999 çalışma süresi sunmalıdır.
6. Fiyatlandırma ve Ölçeklenebilirlik
Bir kamu kuruluşu olarak en iyi kurumsal e-posta hizmetine karar verirken göz önünde bulundurmanız gereken en önemli unsurlardan biri fiyatlandırma modeli ve ölçeklenebilirliktir. Bu noktada maliyet etkinliği ve hizmet kalitesi arasında doğru bir denge kurmak için ihtiyaçlarınızı ve bütçenizi göz önünde bulundurmanız gerekir. Ayrıca, herhangi bir gizli ücret veya ek satış taktiği olup olmadığına dikkat etmeniz şarttır. İyi bir e-posta servis sağlayıcı, yükseltmeler sunmalı veya kamu kurumunun büyümesine bağlı olarak planları kolayca değiştirmenize izin vermelidir.
Kamu Kurumları için En İyi E-posta Sağlayıcısı
Uzman Posta, küçük işletmelerden büyük ölçekli işletmelere, girişimcilerden kamu kurumlarına kadar kurumsal ve gelişmiş işlevsellik sunan bir e-posta servis sağlayıcıdır. Kullanıcıların kendi alan adları ile e-posta adresleri kurmalarına olanak tanır.
Avantajları
- Uzman Posta, kamu kurumlarının kayıtlı alan adlarıyla kamu uzantılı bir e-posta hesabı oluşturmalarını sağlar.
- Uzman Posta premium filtreleriyle (güncel filtreler, sizin belirlediğiniz kurallar ve gelişmiş anti-spam servisi) gelen kutunuzu spam ve virüslerden uzak tutar.
- Kamu kuruluşlarında e-posta güvenliğine yönelik tehditler her zaman olacaktır, ancak Uzman Posta’nın gelişmiş karantina özelliği, çoklu doğrulama, akıllı tespit yöntemleri, global veri tabanı ve çok dilli kullanım vb. özellikleriyle önemsiz e-postalara, spamlara ve virüslere karşı savunmanızı daha üst seviyede tutabilirsiniz.
- Bir kamu kuruluşuysanız, e-posta hizmetinizin %100 süreklilikte olması gerekir. Uzman Posta tam da beklentilerinize uygun şekilde, size %100 süreklilikte, 7×24 kesintisiz erişim sağlar.
- E-posta servisi değiştirirken en büyük problemlerden biri de taşıma süreci sırasında yaşanacak gelişmelerdir. Özellikle bir kamu kuruluşuysanız, e-postaların silinmesi ile ilgili endişeler duyabilirsiniz. İhtiyaçlarınızı karşılamayan bir hizmet kullansanız bile belki bu zorlukları yüzünden ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılamayan bu hizmeti kullanmaya devam edebilirsiniz. Fakat Uzman Posta gibi güvenilir bir e-posta servis sağlayıcı ile bu korkuları bir kenara bırakabilirsiniz. Tecrübeli ekibimizle kamuya ait e-posta’larınızı hiçbir veri kaybı ve kesinti yaşatmadan ücretsiz taşımanıza yardımcı oluruz.
- Uzman Posta gibi profesyonel bir e-posta servis sağlayıcısı ile çalıştığınızda, ihtiyacınız olduğunda her zaman destek alabilirsiniz. Müşteri desteğine telefon veya sohbet yoluyla ulaşılabilir, ayrıca ihtiyacınız olan cevapları bulmanıza yardımcı olacak ”Akıllı Destek Merkezi”nden merak ettiğiniz soruların yanıtlarını bulabilirsiniz.
- Uzman Posta yukarıda saydığımız tüm özelliklerden farklı olarak premium e-posta özellikleriyle birlikte gelir: ‘Kişisel ve Ortak Takvim, Kişisel ve Ortak Adres Defteri, Görev Yönetimi, CalDAV & CardDAV Desteği, E-posta Gönderi Takibi ve Silinmiş E-posta Kurtarma, Outlook vb. Mail Programları ile %100 Uyum’ vb. bu özelliklerden sadece bazılarıdır.
En Çok Sorulan Sorular
1. Bir kamu kuruluşu için kurumsal e-posta sağlayıcısının önemli güvenlik özellikleri nelerdir?
Kurumsal e-posta hizmetlerinin en önemli özelliklerinden bazıları aşağıdakileri içermelidir:
- Kimlik avı girişimlerini durdurmak için katı virüs ve spam taraması
- Güçlü şifrelemeyle hassas verilerin korunması
- İki faktörlü kimlik doğrulamayla ek koruma
- Veri gizliliği yasalarını karşılamak için endüstri standartlarına ve uyumluluğa (HIPAA, GDPR, FedRAMP) bağlılık
2. Bir kamu kuruluşu için bir e-posta sağlayıcı seçerken kullanıcı dostu olmak ne kadar önemlidir?
Hem genel üretkenlik hem de benimseme kolaylığı büyük ölçüde kullanıcı dostu olmasına bağlıdır. Kolay gezinme ve çeşitli işlevlere sahip sezgisel bir arayüz, kullanıcıların yeni platforma hızlı bir şekilde alışmasına yardımcı olarak eğitim süresini kısaltabilir.
3. Bir kamu kuruluşu kurumsal bir e-posta seçerken maliyete veya özelliklere öncelik vermeli midir?
Maliyet ve özellikler dengelenmelidir. Bu yüzden öncelikle kurumunuza özel gereksinimlerini göz önünde bulundurun. Yalnızca en temel e-posta özelliklerine ihtiyacınız varsa, daha uygun maliyetli bir çözüm yeterli olabilir.
