The Radicati Group tarafından yapılan bir araştırmaya göre ortalama bir profesyonel her gün 121 e-posta almaktadır ve çalışma süresinin yaklaşık %28’ini sadece e-posta okumak, yazmak ve yanıtlamakla geçirmektedir.
Rakamlardan anlayacağınız gibi bu yoğunluk, üretkenliği azaltırken çalışanların asıl işlerine odaklanmasını da zorlaştırmaktadır. Özellikle destek@ veya info@ gibi ortak e-posta adresleriyle çalışan ekiplerde bu yük daha da artmaktadır. Oysa ortak e-posta kutularının yönetimine doğru bir yapı kazandırıldığında, hem zaman kazanmak hem de iş verimliliğini artırmak mümkündür.
Ortak E-posta Kutusu Nedir?
Ortak e-posta kutusu, bir kurumda birden fazla çalışanın aynı anda erişebileceği genel bir e-posta gelen kutusudur. Her çalışan kendi bireysel e-posta hesabına sahip olsa da, herkes destek@ ve info@ belirli ortak e-posta kutularından mesaj gönderebilir, alabilir ve yönetebilir.
Ortak e-posta kutusu, temel kurumsal e-postalardan farklı olarak ayrı bir oturum açma kimliği ve şifre gerektirmez. Bunlara erişmek için bir yöneticiden sizin bu e-posta hesaplarından birine ataması gerekir.
Ortak e-posta kutusunun genel yöntemi bireysel e-posta kullanımı ile benzerdir. Destek@, info@ gibi bir e-posta adresi seçersiniz, bunu belirli çalışanlarla paylaşırsınız ve artık birkaç kullanıcı bu ortak e-posta hesabına erişebilir. Ancak, ortak e-posta kutularının gerçek değeri, e-postaları ekip içinde doğru bir şekilde dağıtma ve kategorize etme yeteneğinde gizlidir.
Örneğin, destek ekibiniz destek@sirketadi.com adresinden bir e-posta aldığında, ortak e-posta kutusuna erişimi olan kişilerden biri bunu çözümü sağlayacak bir ekip üyesine atayabilir, acil olarak etiketleyebilir ve daha fazla bilgi içeren bir not bırakabilir.
Normal gelen kutularından farklı olarak, ortak e-posta kutusu çalışanlara aşağıdakileri sağlar:
- Kimin neyi ele aldığını tam olarak görme.
- Yinelenen yanıtları önleme.
- Tam bağlamla daha hızlı yanıt verme.
- Birbirlerinin işine karışmadan ekip olarak çalışma.
Ortak E-posta Kutusu Kullanmanın İşletmelere Sağlayacağı Avantajlar
Ortak e-posta kutusu işletmenize kontrol, koordinasyon ve bağlam sağlar. Yüksek hacimli e-postaları yönetiyorsanız, bu fark çok büyüktür ve bazı önemli avantajlar sağlar:
1. Kimin neyi hallettiğini her zaman bilirsiniz
Ortak e-posta kutusu ile her e-posta, bir görev gibi belirli bir ekip üyesine atanabilir. Böylece artık “Bu e-postaya kimse cevap verdi mi?” diye sormak zorunda kalmazsınız. Bu e-postaya erişimi olan kişilerde sorumluluk yaratır, karışıklığı azaltır ve hiçbir e-postanın unutulmamasını sağlar.
Örneğin, bir müşteri geri ödeme talebinde bulunduğunda, kimin cevap vermesi gerektiğini tahmin etmek yerine bu konuyu faturalandırma işlemlerini yürüten finans@sirketadi.com e-posta adresine erişimi olan çalışanların üstlendiğini bilirsiniz.
2. Tam görünürlük sağlar
Ortak e-posta kutusu ile belirli e-posta adreslerine atanan herkes gelen e-postaları, hangilerine yanıt verildiğini ve hangilerinin hala dikkat edilmesi gerektiğini görebilir. Bir çalışan hasta veya iş yükü fazla ise, iş arkadaşı hemen devreye girebilir. Yöneticiler için bu, mikro yönetim yapmaya gerek kalmadan gerçek zamanlı görünürlük anlamına gelir.
3. İş birliği yapabilirsiniz
Cevap vermeden önce bir takım arkadaşınızın görüşünü alabilir, taslakları birlikte düzenleyebilir ve en doğru yanıtı müşterinize gönderebilirsiniz.
4. Daha iyi organize olabilir ve önceliklerinizi belirleyebilirsiniz
Ortak e-posta kutularında, e-postalara sadece geldikleri sırayla yanıt vermeniz gerekmez. “Acil”, “Hata” veya “Geri Ödeme” gibi etiketlere göre filtreleme yapabilir ve bunları hızlı bir şekilde doğru kişilere yönlendirebilirsiniz.
Örneğin, destek ekibindeyseniz, tüm “Hata” e-postalarını filtreleyip mühendislik destek ekibinize yönlendirebilir, tüm “Fatura” sorunlarını ise finans ekibine iletebilirsiniz.
Ortak E-posta Kutusundan En Çok Yarar Sağlayan Ekipler
Ortak e-posta kutusu kullanarak en fazla fayda sağlayan ekipler aşağıdakileri içermektedir:
1. Müşteri Destek Ekibi
Destek@sirketadi.com e-postaları, en yaygın ve en etkili kullanım örneğidir. Müşteri destek ekipleri her gün geri ödemeler, hatalar, genel sorular gibi yüksek hacimli e-postalarla uğraşır. Ortak e-posta kutusu bu ekiplere aşağıdaki konularda yardımcı olur:
- E-postaları, ilgili departmanlara atayabilirler.
- Etiketleri kullanarak gelen e-postaları sınıflandırabilir ve kritik olanlara öncelik verebilirler.
2. Finans Ekibi
Finans ve muhasebe ekipleri, tedarikçi takipleri, iç ödeme talepleri ve fatura onayları arasında çok fazla zaman kaybedebilirler. Bu noktada muhasebe@sirketadi.com veya finans@sirketadi.com e-postaları, bu ekiplere aşağıdaki konularda yardımcı olur:
- E-postaları tedarikçi adlarına veya fatura anahtar kelimelerine göre otomatik olarak etiketleyip kategorize edebilirler.
- Belirli sorguları (ör. geri ödemeler ve tedarikçi ödemeleri) doğru ekip arkadaşına yönlendirebilirler.
3. Satış Ekipleri
Satış ekipleri potansiyel müşterileri kaçırmayı veya yanıtları geciktirmeyi göze alamaz. Ortak e-posta kutusu onlara aşağıdaki konularda yardımcı olur:
- Takip kampanyaları için potansiyel müşterileri etiketlebilir ve segmentlere ayırabilirler.
- E-postaları, ilgili departmanlara atayabilirler.
Ortak E-posta Kutularını Nasıl Verimli Yönetirsiniz?
Ortak e-posta kutusu, ekip e-postalarını basitleştirebilir, ancak kaçırılan mesajlar, yinelenen yanıtlar, kimin ne yaptığının görünmemesi gibi doğru alışkanlıklar olmadan yine de karışıklığa neden olabilir. Bu yüzden aşağıdaki ipuçlarını kullanarak bu e-posta kutularını kullanmayı verimli hale getirmeniz gerekir.
1. Her e-postaya her zaman bir kişi atayın
Ortak e-posta kutularına bir kişi atamak, herkesin başka birinin cevap vereceğini varsayması nedeniyle kimsenin cevap vermemesi gibi klasik bir sorunu önler.
2. Etiketler kullanarak e-postaları düzenleyin, önceliklendirin ve yönlendirin
E-posta etiketleri, ortak e-posta kutusunun temelini oluşturur. Bu yüzden e-postaları öncelik, tür, ekip veya iş akışı aşamasına göre etiketlemeniz gerekir.
3. Kurallar tanımlayın ve ekibin görebileceği şekilde görünür hale getirin
Her gelen kutusu veya sorun türü için gerçekçi kurallar belirleyin ve ekibinizin bunları görebildiğinden emin olun. Acil sorunlara 30 dakika içinde, genel sorulara ise 2 saat içinde yanıt verilmesi gerekiyorsa, bunu zamanlayıcılar veya görsel göstergelerle ortak e-posta kutusu sisteminize entegre edin.
4. Çakışmaları önleyin
Aynı e-postaya iki kişinin cevap vermesi karışıklığa neden olur. Ortak posta kutusunda her iletiye sorumlu kişi atanabilir veya e-postalar okundu olarak işaretlenebilir; böylece ekipte herkes kimin ilgilendiğini görür ve gereksiz tekrarların önüne geçilir.
5. Mümkün olduğunca otomatikleştirin
Her şey için insan müdahalesi gerekmez. Anahtar kelimelere göre e-postaları etiketlemek (“fatura”, ödeme, iptal”), belirli gönderenlerden gelen e-postaları doğru ekip arkadaşına atamak veya üç gün boyunca etkinlik olmayan ileti dizilerini otomatik olarak kapatmak gibi işlemler için otomasyonu kullanın.
Bununla birlikte, aşırı otomasyon yapmayın. Değer katmadıkları sürece genel otomatik yanıtlardan kaçının. İlişkiyi değil, yönlendirmeyi otomatikleştirin. Amaç, ekibinizin zamanını etkin kullanmasını sağlamaktır, müşteriler veya paydaşlar için deneyimi robotik hale getirmek değildir.
6. Rollere ve sorumluluklara göre gelen kutusu erişimini kısıtlayın
Her ekip üyesi her gelen kutusuna erişebiliyorsa, sorunlar ortaya çıkar. Finans ekibi, İK taleplerini; bir stajyer, hukuki sorunları yanıtlamamalıdır. Yalnızca ilgili kişilerin belirli gelen kutularına erişebilmesi, atama yapabilmesi veya yanıt verebilmesi için izinler belirleyin.
Her kullanıcının yapabileceği eylemleri kontrol etmek için roller (temsilci, lider, yönetici) kullanın. Bu, güvenliği artırır, gelen kutusunu düzenli tutar ve özellikle hassas veya düzenlemelere tabi ortamlarda hata riskini azaltır.
7. Gelen kutusunun nasıl kullanılacağına dair ortak bir kültür oluşturun
Bu daha az teknik bir konu olsa da, aynı derecede önemlidir. Ortak e-posta kutusu sadece bir araç değil, bir ekip alışkanlığıdır. Bu yüzden küçük konularda anlaşmaya varın.
- Ne kadar hızlı yanıt vermeliyiz?
- Etiketler nasıl kullanılmalı?
- Bir e-postayı devretmenin kuralları nelerdir?
- Takıldığınızda ne yapmalısınız?
Bunu kısa bir rehberler çalışanlara iletmek, yeni ekip üyelerini ekibe dahil etmeyi kolaylaştırır ve herkesin uyumlu çalışmasını sağlar.
En Çok Sorulan Sorular
1. Bireysel e-posta kutusu ile ortak e-posta kutusu arasındaki fark nedir?
Bireysel e-posta kutusu genellikle bireysel kullanım için oluşturulur ve tek bir kullanıcının e-postaları göndermesine, almasına ve yönetmesine olanak tanır. Öte yandan, ortak e-posta kutusu bir ekip veya kurum içindeki birden fazla kullanıcı tarafından erişilebilirdir.
2. Ortak e-posta kutusu hassas iletişim için güvenli midir?
Evet, rol tabanlı izinler ve erişim denetimleri yaptığınız sürece güvenlidir. Bu sayede görünürlüğü ekip bazında sınırlayabilir, kimlerin yanıt verebileceğini belirleyebilir ve kimin ne yaptığını gösteren denetim günlüklerini tutabilirsiniz.
![Türkiye’de E-posta Kullanımı %40 Arttı [İnfografik]](https://uzmanposta.com/blog/wp-content/uploads/2021/02/turkiye-is-epostasi-verileri-2020-001-2-120x86.png)
