Her gün e-posta’larınızı yönetmek için ne kadar zaman harcıyorsunuz? Bir saat? 30 dakika? Birkaç saat? Belki de yarım gün?
E-posta iletişimi kolaylaştırmayı amaçlasa da, bazen yönetmek için çok fazla zaman harcadığınız için üretkenliğinizi etkileyecek bir araç haline geliyor.
Örneğin, sadece 10 dakika önce kontrol etmenize rağmen gelen kutunuzu tıklamaya devam ediyor musunuz ya da geçmiş postaları aramak, sıralamak, düzenlemek ve eski e-posta’ları silmek için her gün çok zaman harcıyor musunuz?
Yukarıdaki gibi sorunlar yaşıyorsanız, aşağıda sizin için e-posta yönetiminizi kolaylaştıracak 10 ipucunu derledik:
1. 80/20 kuralını uygulayın
Tüm e-posta’lar aynı öneme sahip değildir. Bu yüzden e-posta yönetiminde de 80/20 kuralını uygulayabilirsiniz. 80/20 kuralı, herhangi bir durumda girdilerin %20’sinin, çıktıların ise %80’inden sorumlu olma durumudur. Bu nedenle, %20 yüksek değerli e-posta’ya odaklanmanız gerekir. %20’nin içinde bulunan e-posta’lara hemen cevap vermeniz; bulunmayanlara ise 1-3 gün içinde mutlaka geri dönüş sağlamanız gerekir.
2. Her postayı yanıtlamanıza gerek olmadığını bilin
Her e-posta’yı yanıtlamanıza gerek yoktur. Çünkü gelen her e-posta’yı yanıtlarsanız, bütün gününüzü sadece e-posta yanıtlayarak geçirirsiniz ve günün sonunda gerçekten yapmanız gereken işlere odaklanamazsınız. Bu yüzden her e-posta’yı yanıtlama konusunda fazla strese girmeyin. Sizi strese sokacağını düşündüğünüz e-posta’lar varsa, yanıtlayabilirsiniz.
3. Sık sık benzer yanıtlar gönderiyorsanız şablon yanıtlar oluşturun
Gönderilen klasörünüze bakarsanız, muhtemelen yanıtladığınız şeylerde benzer eğilimler bulacaksınız. Özellikle geri bildirim ve teşekkür e-posta’ları bu grubun içine giriyor. Bu e-posta’ları sıfırdan yazmadığınızda geçmişe oranla size çok fazla zaman kazandırdığını göreceksiniz.
4. Yalnızca alakalı e-posta’ları okuyun
Sağlık, eğitim, blog yazma ve işinizle ilgili çeşitli haber bültenlerine abone olabilirsiniz, ancak gönderdikleri tüm e-posta’ları okursanız, ne kadar zaman kaybedeceğinizi bir düşünün. Bu e-posta’ların hepsini silmeyebilirsiniz. Sonuçta abone olma ihtiyacı duyduğunuza göre belli ki size yarayacak bilgiler içeriyordur. Bunun yerine e-posta kutunuzu otomatik olarak farklı etiketlere (klasörlere) arşivleyecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Blog e-posta’ları bloglama klasöründe, sağlık e-posta’ları sağlık klasöründe arşivlenebilir. Bu klasörlere sadece konu hakkında daha fazla bilgi almak istediğinizde bakabilirsiniz. Gelen her e-posta’yı okumanıza gerek yok, sizin için uygun olanları seçin yeter.
5. E- posta’larınızı kategorilere göre yapılandırın
Klasörler (veya gmail kullanıyorsanız etiketler) e-posta’larınızı düzenlemenize yardımcı olmak için vardır. Eğer bir klasör oluşturacaksanız, yaptığınız şeye uygun bir adlandırma sistemi kullanmanız gerekir. Şu anda en büyük öncelikleriniz blog yazmak ve spor yapmaksa, klasörlerinizi bu şekilde adlandırmanızda fayda var.
İkinci olarak, hiyerarşi yapısını kullanabilirsiniz. Birinci düzey klasörler büyük kategoriler, ikinci düzey klasörler alt kategoriler içindir. Örneğin, birinci düzey klasörünüz olarak “Yönetici” ve ikinci düzey klasörünüz olarak “Yedekleme”, “Muhasebe”, “Hesaplar” vb. alt klasörler oluşturabilirsiniz. Gerekirse, daha da bölümlere ayırmak için üçüncü düzey klasörler açabilirsiniz.
6. Filtrelemeye yöntemini kullanın
Filtreler, otomatik olarak e-posta’larınızı düzenlemenize yardımcı olan araçlardır. Bir filtre için gereken 2 temel şey vardır: Dikkat edilmesi gereken terimler ve terim eşleşirse uygulanacak eylemler. Eğer filtreleme yöntemini kullanırsanız, e-posta’larınız otomatik olarak ilgili klasöre arşivlenecek şekilde sıralanır.
7. Yanıtlarken 1 dakika kuralını kullanın
Gelen e-posta’nın yanıtlanması 1 dakika sürerse, hemen yanıtlayın ve arşivleyin. Uzun süre e-posta kutunuzda kalmasına izin vermeyin. Çünkü bu tip e-posta’lar sürekli olarak yanıt vermeniz gerektiğini hatırlattığı için daha da fazla çaba zaman kaybına yol açacaktır. Gerektiğinden fazla zaman almaması için, yanıtlarken 1 dakika kuralına uyduğunuzdan emin olun. Bu kural, büyük miktarda e-posta’yı kısa sürede temizlemenize yardımcı olur.
8. Gelen kutusunda geçirdiğiniz süre için bir sınır belirleyin
1 dakika kuralının ötesinde, gelen kutunuzda geçirdiğiniz toplam süreyi sınırlayın. Uzun e-posta’lar aldığınızda, bu e-posta’lar için tarama yapın, sizinle ilgili herhangi bir şey olup olmadığına bakın, ardından bunları uygun şekilde işleyin ve gerekirse yanıtlayın. Cevap vermeyi planlamıyorsanız arşivleyin. Yanıt verecekseniz, uzun bir e-posta olduğu için uzun bir e-posta’yla geri dönme ihtiyacı hissetmeyin.
Özetle gelen kutunuza giriş yapın, yapmanız gerekeni yapın ve hemen e-posta kutunuzdan çıkın.
9. Okumadığınız şeylerin aboneliğini iptal edin
İnternette dolaşırken ilginizi çeken ve daha sonra ilginizi kaybettiğiniz haber bültenleri veya blog aboneliklerini iptal edin. Kendinizi bu aboneliklerden gelen e-posta’ları defalarca silerken bulursanız, bu, hemen abonelikten çıkmanız anlamına gelen bir işarettir.
10. Beyaz & Kara Liste oluşturun
Uzman Posta kurumsal e-posta paketlerinde bulunan Beyaz & Kara Liste özelliğiyle, e-posta’larınızı yönetirken zamandan kazanabilirsiniz.
Nasıl mı?
Kara Liste’ye e-posta adresi ya da alan adı ekleyerek, ilgili e-posta adresi ya da alan adından gelen e-posta’lar için filtre kontrolü olmadan geri çevirme sağlayabilirsiniz. Tam tersi şekilde ‘Beyaz Liste’ye ekledikleriniz de, virüslü içerik barındırmadıkları takdirde sorunsuzca tarafınıza iletilir.
E-posta yönetimi hakkında bilmeniz gereken önemli detayları sizin için yanıtlamaya çalıştık. Siz de e-posta yönetiminizi kolaylaştırmanızı sağlayacak birçok özelliğin yer aldığı Uzman Posta’yı deneyimlemek isterseniz, 30 günlük ücretsiz deneme sürümümüzü kullanarak, tam bir ay boyunca Uzman Posta’nın kesintisiz e-posta servisini deneyimleyebilirsiniz.
İlgili İçerik: E-posta Aç, Oluştur, Kaydol – Yeni Mail Hesabı Nasıl Açılır, Alınır?
