Eğer bu yazıyı okuyorsanız, muhtemelen faksın ne olduğunu ve avantajlarını biliyorsunuzdur. Fakat faksın artık teknoloji dünyasında çok kullanılmadığından da haberdarsınızdır.
Küresel olarak gelişen teknoloji, işleri daha kullanışlı hale getirmeye çalışırken, faks göndermek istediğinizde hala hantal bir faks makinesi mi kullanıyorsunuz?
Cevabınız muhtemelen hayırdır.
Peki e-mail üzerinden faks göndermeyi hiç duydunuz mu?
Kulağa karmaşık gelse de, e-mail üzerinden faks göndermek, aslında bir e-posta göndermek kadar kolaydır. E-posta’ya ve hatta geleneksel faks makinelerine göre sayısız avantaj sağlar.
Şirketler Neden Hala Faks Kullanıyor?
Birçoğu için modası geçmiş bir teknoloji gibi görünse de gerçek şu ki, faks, özellikle hukuk, sağlık, devlet, telekomünikasyon ve eğitim endüstrilerinde, belgeleri güvenli bir şekilde değiş tokuş etmek için hala en güvenilir yöntemlerden biri olarak kabul ediliyor.
1. Yasal bağlayıcılık
Faksla gönderilen belgeler, özellikle fiziksel veya dijital imza ile imzalanmışsa, yasal olarak bağlayıcı kabul edilir. Öte yandan e-posta’lar her zaman yasal olarak bağlayıcı değildir.
Faks gönderirken mesajlar telefon hatları aracılığıyla iletildiğinden, bir bilgisayar korsanının bir faksın gönderilmesini kesintiye uğratabilmesi için tam olarak ne zaman gönderileceğini bilmesi gerekir. Bu nedenle, bir faksın gerçekliği neredeyse hiç sorgulanmaz. Fakat e-posta hesaplarına yetkisiz kullanıcılar tarafından erişilmesi oldukça kolaydır ve bazen gerçeklikleri sorgulanabilir.
2. Güvenlik
E-mail üzerinden faks gönderirken, her ne şekilde olursa olsun, devreye giren en önemli faktör güvenilirliktir. Faks önemli ve güvenli iletişim için kullanıldığından, gönderdiğiniz faksın gerçekten diğer kişiye teslim edildiğinden emin olmanız gerekir.
Sadece bu kadar da değil, aynı zamanda iletişimin gizli ve sadece sizinle onlar arasında olduğuna dair bir güvence de almanız gerekir. Bu nedenle, herhangi bir rastgele uygulamaya güvenemezsiniz.
3. Maliyet
Faks, e-posta güvenliğini sağlamaktan daha ucuzdur. Birçok şirketin hala faksı tercih etmesinin bir başka nedeni de, e-posta’nın yasal ve veri koruma standartlarına uygun olmasını sağlamanın, faks kullanmaktan çok daha pahalı olabilmesidir.
E-mail Üzerinden Faks Gönderme Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey
Faksın e-mail’de nasıl kullanılacağına girmeden önce, e-mail’den faks ve fakstan e-mail arasındaki farkı anlayalım. Bu farklardan bazıları çok benzer ve hatta aynı gelebilir. Ancak bunlar tamamen zıt şeylerdir, fakat aynı kavramı kullanırlar.
1. E-mail’den Faks
E-mail’den faks, e-mailden faks numarasına, e-posta adresiniz üzerinden bir faks gönderebileceğiniz anlamına gelir. Bu işlem temel olarak bir e-mail göndermeye benzer. Uzman Posta, Gmail, Yahoo Mail, Hotmail vb. gibi tüm e-posta istemcilerini bu amaçla kullanabilirsiniz.
2. Fakstan E-mail
E-mail’den faks göndermede, e-posta istemcinizden bir faks gönderiyordunuz. Fakstan e-mail’e geçişte süreç tersine çevrilir. Faks numaranızla herhangi biri size faks gönderebilir ve faks e-posta gelen kutunuzda görünür.
Peki bu sistem nasıl çalışır?
Çoğu kişinin bir faks makinesi olmadığından ve bu makineye 7 gün 24 saat erişemeyenler olacağı için, fakstan e-mail, alınan fakslarınızı hiçbir şeyi kaçırmadan öğrenmeniz için güvenli bir yol sağlar.
Size gönderilen fakslar PDF’ye dönüştürülür ve e-posta bildirimiyle birlikte eklenir. Bu nedenle, fakslanan belgeleri görülmeleri gerektiği gibi görüntüleyebilirsiniz.
Bir E-mail Adresine Doğrudan Faks Gönderebilir Misiniz?
Doğrudan bir e-posta adresine (veya bir e-posta adresinden) faks gönderemezsiniz. Bir faks makineniz olsa bile, e-posta’yla faks göndermek veya e-posta’ya faks göndermek mümkün değildir.
Faks iletişimi, analog iletimde çalışır. Tüm bilgiler, sabit hatlı telefon üzerinden arama yaptığınızda kullanılanlarla aynı olan telefon sinyalleri biçiminde aktarılır.
Bununla birlikte, e-posta adresi iletişimi internet tarafından sağlanmaktadır. Tüm e-posta verileri, analog yerine dijital bir ortamda çalışan bir internet bağlantısı üzerinden gönderilir ve alınır. Bu, faksları ve e-postaları birbirleri için anlaşılmaz hale getirir.
Ancak, bu işlemi kolaylaştıran çevrimiçi ücretsiz faks hizmetleri vardır. Faks numaranız üzerinden size bir faks gönderiyorlarsa, çevrimiçi faks hizmeti bu faksı tercüme edecek ve size bir e-posta olarak iletecektir. Benzer koşullarda, faks ekli bir e-posta gönderiyorsanız, çevrimiçi faks hizmeti bunu uygun bir faksa çevirecek ve diğer kişiye iletecektir.
E-mail Üzerinden Faks Göndermek
Birçok web hizmeti, seçtiğiniz herhangi bir numaraya faks gönderebilir. Bazı hizmetlerde, az sayıda sayfa iletiyorsanız faks göndermek ücretsizdir. Ücretsiz kullanımda faks hizmeti genellikle kapak sayfasına kendini tanıtan bir reklam veya logo yerleştirir. Daha fazla sayfa göndermeniz gerekiyorsa veya bir reklamın faksınızı karıştırmasını istemiyorsanız, belirli bir maliyete katlanmanız gerekir. Alternatif olarak, birçok hizmet sizden aylık ücret alır ve birçoğu 30 günlük veya 60 günlük bir deneme sunar.
Fakslamak istediğiniz belgenin basılı kopya biçiminde olduğunu varsayarsak, önce taramanız gerekir. Taranan belgeyi PDF veya TIF dosyası olarak kaydedebilirsiniz, ancak dosyanın elektronik sürümünü saklamak ve bir noktada başkalarıyla paylaşmak istiyorsanız PDF daha iyi bir seçimdir. Tipik olarak, bilgisayarınızı ve bir tarayıcıyı veya hepsi bir arada yazıcıyı kullanarak bir belge tararsınız. Ancak gerekli donanıma sahip değilseniz, bir tarama uygulaması kullanarak belgeyi cep telefonunuzla tarayabilirsiniz.
Örneğin, kullanımı oldukça kolay olan FaxZero, e-mail ile faks göndermenize yarayan bir hizmettir.
Hizmet aşağıdaki şekilde kullanılır:
Web sitesinden adınızı ve iletişim bilgilerinizi ve alıcınızın adını ve faks numarasını girin. Fakslamak istediğiniz belgeyi ekleyin; FaxZero, Microsoft Word belgelerini ve PDF dosyalarını kabul eder. Gerekirse bir kapak sayfası ekleyin, görüntülenen onay kodunu yazın ve faksınızı göndermek için düğmeye tıklayın.
FaxZero, yanıt olarak size faksın URL’sini içeren bir onay mesajı gönderir. FaxZero, faksı alıcınıza teslim eder, ardından faksınızın alındığını onaylamak için bir e-posta gönderir.
Bir seferde yalnızca üç sayfa göndermeniz, kendinizi günde beş faksla sınırlamanız ve kapak sayfasındaki FaxZero reklamını önemsememeniz durumunda FaxZero ücretsizdir.
FaxZero’ya gönderilen tüm kullanıcı bilgileri şifrelenir ve şirkete göre HTTPS protokolü aracılığıyla sunucusuna gönderilir. Ayrıca, FaxZero sunucusundan tüm giden iletişim SSL veya TLS ile güvence altına alır.
E-mail Üzerinden Faks Almak
Çeşitli siteler, size sanal bir faks telefon numarası atayarak size bir faks gönderebilir. Fakslanan belge size e-posta yoluyla, tipik olarak bir PDF veya TIF görüntüsü olarak ulaşır. Bazı hizmetler, belge için özel bir biçim kullanır ve belgeyi görüntülemek için ücretsiz yazılım sağlar.
Örneğin, eFax, ücretsiz bir numara olmasa da size sanal bir faks numarası atanan ücretsiz bir sürüm sunar. Ücretsiz eFax Messenger yazılımı ile ayda en fazla 10 faks sayfası alabilir ve faksları görüntüleyebilirsiniz. Bu yazılım, dosyayı yakınlaştırıp uzaklaştırmanıza, yazdırmanıza ve genel bir TIF grafiği olarak kaydetmenize olanak tanır. Faksları ayrıca Adobe Reader aracılığıyla PDF veya standart bir grafik programı aracılığıyla TIF olarak görüntüleyebilirsiniz.
Hizmet ayrıca, daha fazla faks almanız ve göndermeniz gerektiğinde ücretli planlar da sunar.
