E-Posta Arşivi Nedir? E-mail Arşivleme Önemi ve Saklama

E-posta’larınızı daha önce hiç arşivlemediyseniz ve bunları arşivlemeniz gerekip gerekmediğinden veya basitçe silebileceğinizden emin değilseniz, bugün bu yazıda e-posta arşivlemenin ne olduğundan ve öneminden bahsedeceğiz.

E-Posta Arşivi Nedir?

E-posta arşivi, bir kurumdaki tüm gelen, giden ve dahili e-postaların bir bulut ortamında veya şirket içi bir cihazda tutulduğu, indekslendiği, korunduğu ve arşivlendiği otomatik bir süreçtir. Başlangıçta yasal uyumluluk ve depolama yönetimi amaçları için kullanılsa da, artık kurumsal bilgi ve elektronik kayıt yönetiminin temel bir parçası olarak görülmektedir.

E-posta Arşivleme Ne İçin Kullanılır?

E-posta arşivlemenin birincil kullanım amacı tüm e-posta’larınızı korumak ve kayıtlarınızı daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olmaktır. Arşivleme, özel ve hassas bilgiler içeren e-posta’larla başa çıkmanın da mükemmel bir yoludur. Yalnızca geçmişteki e-posta’lara kolay erişim sağlamakla kalmaz, aynı zamanda yasal uyumluluk gereksinimlerini karşılamada, bilgi güvenliğini artırmada ve depolama alanını optimize etmede de önemli bir rol oynar.

E-posta arşivlemenin kullanım alanları aşağıdakileri içermektedir:

• Araştırma veya dava vakalarında, daha hızlı yanıt vermek: Hukuki anlaşmazlıklarda, kapsamlı bir e-posta arşivine sahip olmak, e-keşif süreçleri için çok önemli olabilecek iletişimlerin kurcalamaya karşı dayanıklı bir kaydını sağlar. Bu özellik yasal savunmaya yardımcı olur ve dava sırasında önemli ölçüde zaman ve kaynak tasarrufu sağlayabilir
• Tüm kayıp veya silinmiş e-posta’ları kurtarmak: Arşivleme, e-postalar için bir yedekleme sağlayarak yanlışlıkla silme, donanım arızaları veya siber saldırılar nedeniyle veri kaybına karşı koruma sağlar. Bir felaket durumunda, arşivlenen e-postalar hızlı bir şekilde geri yüklenebilir ve iş sürekliliği sağlanır
• E-posta’larda yer alan fikri mülkiyeti korumak: Kurumlar e-postaları sistematik olarak arşivleyerek, özel veriler ve ticari sırlar da dahil olmak üzere hassas bilgileri yanlışlıkla silinmeye veya yetkisiz erişime karşı koruyan kurcalamaya karşı dayanıklı bir depo oluşturur. Bu güvenli depolama sadece fikri mülkiyetin bütünlüğünü korumakla kalmaz, aynı zamanda yasal anlaşmazlıklar veya uygunluk denetimleri sırasında gerekli olan güvenilirliği sağlar.
• Sunucunuzun depolama kapasitesini optimize etmek: E-posta hacimleri büyüdükçe, arşivleme eski e-postaları ayrı bir depolama sistemine aktararak birincil e-posta sunucuları üzerindeki yükü azaltmaya yardımcı olur. Bu sadece yer açmakla kalmaz, aynı zamanda sunucu performansını artırır ve depolama yükseltmeleriyle ilişkili maliyetleri azaltır.
• Geliştirilmiş Arama Yetenekleri: Arşivlenen e-postalar sistematik olarak düzenlenir ve gelişmiş arama araçları kullanılarak hızlı bir şekilde geri alınabilir. Bu sayede çalışanlar önemli bilgileri dağınık gelen kutularını karıştırmadan bulabilir ve böylece üretkenlik artar.
• Bilgi Yönetimi: Arşivlenmiş e-postalar, müşteri etkileşimleri ve proje geçmişleri hakkında değerli bilgiler içerir. Kurulumlar bu verileri saklayarak, içgörüler ve eğilimler için analiz edilebilecek bir bilgi tabanı oluşturabilir ve karar verme süreçlerini geliştirebilir

Arşivdeki E-posta’lar Nereye Gider? Silinir Mi?

Arşivdeki e-postalar, genellikle silinmez; bunun yerine belirli bir süre boyunca saklanır ve gerektiğinde erişim sağlamak amacıyla düzenli bir şekilde depolanır. E-posta arşivleme, e-postaların kaybolmasını önleyerek, kullanıcıların geçmiş iletişimlere kolayca ulaşabilmesini sağlar. Ancak, arşivleme politikaları ve uygulamaları, organizasyonun ihtiyaçlarına ve yasal gerekliliklere bağlı olarak değişebilir. Bazı durumlarda, belirli bir süre sonra arşivdeki e-postalar otomatik olarak silinebilir; bu nedenle, kullanıcıların arşivleme kurallarını ve saklama sürelerini gözden geçirmeleri önemlidir. E-posta arşivleme sistemleri genellikle kullanıcılara e-postalarını yönetme ve gerektiğinde geri alma imkanı sunar, bu da onları silmekten daha güvenli bir seçenek haline getirir.

Neden E-posta’larınızı Arşivlemeniz Gerekiyor?

Genel olarak çoğu kişi e-posta’larını arşivlemek yerine siler. Birisine neden e-posta’larını sildiğini sorarsanız, size büyük olasılıkla e-posta’larını düzenli tutmak ve e-posta kutusu karmaşasını azaltmak istediği için onları sildiğini söyleyecektir. Bu noktada bireysel bir kullanıcı her ne kadar dilediğini yapmak da özgürse de, bir şirkette çalışıyorsanız, veri güvenliği ve saklanmasına ilişkin bugün hemen hemen her ülkede bağlayıcı yasalar bulunmaktadır. Bu durumda, e-posta silme işlemi ne kadar cazip görünse de, e-posta’ları arşivlemek daha güvenli ve ekonomiktir.

Peki e-posta’larınızı neden arşivlemelisiniz?

Gelen kutunuzda yüzlerce veya binlerce e-posta olduğunda, önemli e-posta’lar hızla gözden kaybolur. İstediğiniz zaman belirli e-posta’ları bulmanız çok daha zor bir hal alır. Ayrıca gelen kutunuzda çok fazla e-posta olması, posta istemcinizin daha yavaş çalışmasını sağlar.

Ayrıca yasal ve sektöre özgü düzenlemelere uymak, işinizi olası yasal işlemlerde korumak, sunucu alanını korumak, herhangi bir zamanda tüm iş kayıtlarına erişim sağlamak ve riski en aza indirmek için e-posta’larınızı arşivlemeniz gerekir.

Bazı durumlarda, şirketlerin e-postalarını (e-postaların resmi ticari kayıtlar olarak kabul edilmesinden dolayı) belirli bir süre saklamaları kanunen zorunlu kılınmıştır. Çalıştığınız sektöre bağlı olarak bu saklama süresi değişebilir. Ancak, e-postalarınızı yasaların öngördüğünden daha uzun süre arşivde tutmayı da seçebilirsiniz. Bu iyi bir karar olabilir, çünkü daha uzun bir saklama süresi iş sürekliliğini sağlar ve geçmiş iş kararlarını deşifre etmek için eski e-posta’lara güvenmenize izin verir. Öte yandan, e-posta’larınızı arşivde ne kadar uzun süre tutarsanız, birinin onları tehlikeye atma riski de o kadar artar.

E-posta’lar Arşivde Ne Kadar Kalmalı?

E-postaların bir arşivde kalması gereken süre büyük ölçüde yasal gerekliliklere ve kurumsal politikalara bağlıdır. Farklı sektörlerde yasalar ve yönetmelikler tarafından belirlenen belirli saklama süreleri vardır. Buna ek olarak kurumlar iş ihtiyaçlarına göre kendi politikalarını uygulayabilir ve genellikle saklama sürelerini departman veya e-posta türüne göre kategorize edebilir. Örneğin, mali yazışmalar yedi yıl süreyle saklanabilirken, idari e-postalar üç yıl gibi daha kısa bir süre için saklanabilir. Sonuç olarak, ilgili yasalara uygun ve kurumsal gereklilikleri ele alan net bir e-posta saklama politikası oluşturmak, etkili e-posta yönetimi için çok önemlidir.

Neden E-posta Arşivleriz?

Gelen kutunuzda yüzlerce veya binlerce e-posta olduğunda, önemli e-posta’lar hızla gözden kaybolur. İstediğiniz zaman belirli e-posta’ları bulmanız çok daha zor bir hal alır. Ayrıca gelen kutunuzda çok fazla e-posta olması, posta istemcinizin daha yavaş çalışmasını sağlar ve  depolama alanınız dolabilir.

Sonuç olarak, tüm e-posta’larınızı gelen kutunuzda tutmanın bir anlamı yoktur.

Bunu akılda tutarak, bir e-posta’yı işlemeniz ve ardından e-posta’yı silmeniz veya arşivlemeniz gerekir.

E-posta Nasıl Arşivlenir?

UzmanPosta tarafından sunulan arşiv hizmetinde, tanımlanmış olan hesabınızda bulunan e-posta’lar, arşiv hizmet süresince yedeklenir.

Peki Uzman Posta “Arşiv Hizmeti” tam olarak nedir?

Uzman Posta hesabınıza giriş yaptıktan sonra, Arşiv Merkezi’ne erişmek için menüden “Arşiv Merkezi” seçeceğine tıklayabilirsiniz.

Arşiv merkezi üzerinden; arşivlenmiş e-posta içeriklerini e-posta konusu veya gönderen e-posta adresine tıklayarak okuyabilirsiniz.

Arşivlemiş olduğunuz e-posta’lar içinde arama işlemi yapmak isterseniz, Arama bölümünü kullanabilirsiniz. Arşivlenmiş e-postalar üzerinden; gönderen veya alıcı e-posta adreslerine, e-posta konusuna ve e-posta’nın içerdiği kelimelere göre arama işleminizi yapabilirsiniz.

Arşivde yer alan e-posta’ların tamamını veya istediklerinizi seçerek arşiv verilerinizi kolaylıkla indirebilirsiniz.

Uzman Posta “Arşiv Merkezi” ile ilgili detaylar ve “Arşiv İndirme” nin nasıl yapılacağını öğrenmek için aşağıdaki videoyu izleyebilirsiniz.

Ne Kadar E-posta Arşivleyebilirsiniz?

E-postaları arşivleme kapasitesi, kullanılan e-posta hizmetine veya arşivleme çözümüne bağlı olarak önemli ölçüde değişir. Bu yüzden çoğu e-posta arşivleme hizmeti, şirketlerin veya bireylerin ihtiyaçlarına göre ölçeklenebilir depolama seçenekleri sunar. Bulut tabanlı arşivleme çözümleri genellikle geniş depolama kapasiteleri ve sınırsız arşivleme imkânı sağlarken, bu hizmetler ek maliyetlere tabi olabilir. Yerel sunucu veya donanım tabanlı çözümler ise, kullanılan fiziksel depolama alanının kapasitesiyle sınırlıdır. Şirketlerin e-posta arşivleme ihtiyaçlarını belirlerken, günlük iletişim hacmi, yasal düzenlemelere uygun saklama süreleri, çalışan sayısı ve gelecekteki büyüme beklentileri gibi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır. Doğru arşivleme çözümünü seçmek, hem verilerin güvenliğini sağlamak hem de erişim kolaylığı açısından büyük önem taşır.