Microsoft’tan Kritik Uyarı: Exchange Online Giden E-posta Limitleri Değişti! Şirketiniz Hazır mı?

Kullanıcıları için kiracı düzeyinde yeni bir giden e-posta limiti getiren Microsoft Exchange Online, Tenant External Recipient Rate Limit (TERRL) olarak adlandırılan bu yeni kısıtlama ile her kurumun dış alıcılara 24 saat içinde gönderebileceği e-posta sayısını sınırlandırmayı amaçlamaktadır. Bu değişikliğin Ekim 2025 itibarıyla bireysel posta kutuları için getirilecek external recipient rate (ERR) limitlerinin bir parçası olarak uygulanmaya başlanması hedeflenmektedir.

TERRL Nedir? Eski Sistemden Ne Farkı Var?

TERRL (Tenant External Recipient Rate Limit), Exchange Online ortamında bir kiracının 24 saat içinde dış alıcılara gönderebileceği toplam e-posta sayısını sınırlayan yeni bir politikadır. Yeni sistemde günlük kota, kiracının sahip olduğu e-posta lisanslarının sayısına göre hesaplanır. Özellikle sadece deneme lisansı kullanan kiracılar için bu sınır şimdiden aktif hale getirilmiş durumdadır.

TERRL, önceki sistem olan kullanıcı bazlı günlük alıcı limiti (Recipient Rate Limit – RRL) yaklaşımından önemli ölçüde ayrılır. Eski sistemde her bir posta kutusu için ayrı ayrı günlük alıcı sayısı sınırı bulunmaktaydı, ancak TERRL ile bu sınır kiracı düzeyine çekilerek tüm organizasyonun dış alıcı trafiği toplu olarak izlenmeye başlandı. Bu değişim, özellikle toplu veya yüksek hacimli e-posta gönderimi yapan kurumlarda daha etkin bir kontrol sağlamayı amaçlamaktadır. Ayrıca TERRL, sadece lisans sayısına değil, lisans türüne de bağlı olarak şekillenmektedir: deneme lisanslı kiracılar sabit bir sınırla karşılaşırken, ücretli lisans kullananlar için limitler dinamik olarak hesaplanmaktadır.

Microsoft, Exchange Online hizmetinin adil, güvenilir ve kötüye kullanımdan arındırılmış bir yapı içinde çalışmasını sağlamayı amaçlamaktadır. Standart posta kutuları, büyük hacimli veya otomatik toplu e-posta gönderimleri için tasarlanmadığı hâlde birçok kullanıcı bu sınırların ötesine geçebilecek çözümler geliştirmeye çalışıyordu. Bu durum, sistem performansını etkilediği gibi IP itibarının zarar görmesine ve diğer kiracıların teslimat oranlarının düşmesine neden olmaktadır. TERRL sayesinde artık her kiracının dış e-posta trafiği daha kontrollü bir şekilde sınırlandırılacaktır. Bu da hem altyapının güvenliğini hem de genel sistem dengesini korumak açısından önemli bir adım olarak görülmektedir.

Yeni Giden E-posta Limitleri Kimleri, Nasıl Etkileyecek?

TERRL’in özellikle yüksek hacimli e-posta gönderimi yapan küçük ve orta ölçekli kiracılar için kritik sonuçlar doğurması beklenmektedir. Pazarlama kampanyaları, duyuru sistemleri veya otomatik bilgilendirme e-postaları gibi süreçlerde dış alıcılara sıkça mesaj gönderen kurumlar, bu sınırlamayla karşı karşıya kalabilir. Deneme lisansı kullanan kiracılar ise günde en fazla 5.000 dış alıcıya e-posta gönderebilir. Bu da test amaçlı yapılandırılan sistemlerde bile sınırın hızlıca dolmasına neden olabilir. Öte yandan, 500’den fazla e-posta lisansına sahip büyük kurumsal yapılarda sınırlamalar daha esnek olsa da, gönderim stratejilerinin TERRL’e göre yeniden planlanması gerekebilir. Sonuç olarak, e-posta iletişiminin bir parçası olarak dış alıcılara düzenli gönderim yapan her işletme bu değişiklikten etkilenme potansiyeline sahiptir.

Şirketimin Limiti Ne Kadar ve Nasıl Öğrenebilirim?

Yöneticiler, kiracılarının TERRL’sini aşağıdaki formülü kullanarak hesaplayabilir: 

500 × (Satın Alınan E-posta Lisansları^0,7) + 9.500. 

Örneğin, 100.000 Exchange lisansına sahip bir kurumun günlük sınırı 1.590.639 harici alıcı olacaktır. Bu limit aşılırsa, harici alıcılara gönderilen ek giden e-postalar engellenir ve gönderenler bildirim olarak geri dönüş mesajları alır.

Mart ayından itibaren Microsoft, Exchange Online çok kiracılı standart ortamındaki tüm kalan kiracılar için bu sınırları uygulamaya başlamayı planlamaktadır. Uygulamaya, daha az lisansa sahip kurumlarla başlaması ve Nisan 2025’e kadar tüm kiracılara kademeli olarak yaygınlaştırılması planlanmaktadır.

Microsoft, müşterilerin standart posta kutuları aracılığıyla büyük hacimli e-postalar göndermemeleri gerektiğini yinelemektedir. Şirket, harici alıcılara toplu veya yüksek hacimli e-posta gönderimlerini yönetmek için Azure Communication Services e-postasını kullanmayı önermektedir. Alternatif olarak, kurumlar harici trafiği yönetmek için üçüncü taraf e-posta çözümlerini kullanabilir.

Ayrıca Microsoft, yöneticilerin Exchange yönetim merkezinde giden e-posta hacmini planlayıp takip etmelerini sağlayan yeni bir rapor sundu. Yöneticiler bu rapora EAC > Reports > Mail flow > Tenant Outbound External Recipients Rate bölümünden erişebilir. Bu rapor, e-posta alan harici alıcıların sayısını, kiracının günlük kotasını, kota kullanımını ve sınır aşıldığında engellenen alıcıların sayısını göstermektedir.

Yeni EAC raporları, sınır uygulamasının şu anda etkin mi yoksa devre dışı mı olduğunu takip etmeye de yardımcı olmaktadır. Ayrıca, yöneticiler Exchange Online yönetim modülü aracılığıyla Get-LimitsEnforcementStatus komutunu kullanarak Kiracının Harici Alıcı Hızı Sınırı hakkında bilgi alabilir.

Belirlenen Limiti Aşarsanız Ne Olur ve Çözüm Yolları Nelerdir?

Kiracınızın dış alıcılara günlük gönderim kotasını (TERRL) aşmanız durumunda, Microsoft bu limitin üzerindeki tüm dış e-posta gönderimlerini engeller. Bu durumda gönderici kullanıcılar “bounce” mesajı (NDR) alır. Deneme lisansına sahip kiracılar için hata mesajı aşağıdaki şekildedir:

“550 5.7.232 – Your message can’t be sent because your trial tenant has exceeded its daily limit for sending email to external recipients.”

Ücretli lisanslı kiracılar için ise mesaj aşağıdaki şekildedir:

“550 5.7.233 – Your message can’t be sent because your tenant exceeded its daily limit for sending email to external recipients.”

Çözüm Yolları

• Gönderim sıklığınızı optimize ederek sınırı aşmadan iletişimi planlayın.
• Pazarlama veya otomasyon amaçlı gönderimlerde standart posta kutularını değil, Microsoft’un önerdiği Azure Communication Services Email ya da üçüncü taraf e-posta servislerini kullanın.
• Gönderim hacmi yüksek kullanıcıları Microsoft Defender ya da EAC raporları üzerinden takip edin, kota aşımı riski olan senaryoları önceden belirleyin.

Limitlere Takılmayacağınız Güvenilir Bir E-posta Çözümü mü Arıyorsunuz?

Exchange Online’ın limitlerine takılmadan, daha esnek bir altyapıya sahip olmak istiyorsanız, bu noktada Uzman Posta devreye gireri.

Uzman Posta; güçlü sunucu altyapısı, esnek kota özelliği, yüksek teslimat oranları, KVKK uyumlu veri politikaları ve teknik destek avantajıyla, hem günlük e-posta iletişiminizi hem de toplu e-posta pazarlama kampanya gönderimlerini sorunsuz bir şekilde yönetmenizi sağlar. 

Toplu e-posta gönderimi için özel olarak geliştirilen Uzman Posta Mail Extra servisi, kullanımı kolay arayüzü ve hazır şablon desteği sayesinde dakikalar içinde binlerce alıcıya ulaşmanızı sağlar. Mail Extra, özel gün kutlamalarından kampanya duyurularına, ürün tanıtımlarından e-ticaret satışlarına kadar tüm pazarlama ve bilgilendirme ihtiyaçlarında, her ölçekten kuruma yardımcı olur. Yüksek teslim edilebilirlik oranıyla mesajlarınızın doğrudan gelen kutusuna ulaşmasını sağlar.

Kaynak: https://techcommunity.microsoft.com/blog/exchange/introducing-exchange-online-tenant-outbound-email-limits/4372797