Zamanlanmış mail oluşturarak otomatik mail gönderme, zamandan tasarruf etmenizi sağlayan verimli bir taktiktir. Özellikle e-posta’lara erişmenin ve e-posta oluşturmanın zor veya imkansız olabileceği dönemlerde, iki taraf arasındaki iletişimin tutarlılığını sağlamak için genellikle işletmeler tarafından kullanılır. Kafa karıştırıcı gibi görünse de, süreci öğrendikten sonra e-posta planlaması yapmak oldukça hızlı ve kolaydır.
Ayrıca e-posta’larınızı yazmayı bitirir bitirmez göndermek yerine bir e-posta’yı planlamak, e-posta’larınızın alıcılarınızın gelen kutularında ne zaman görüneceği konusunda size daha fazla esneklik sağlar.
Zamanlanmış Mail Nedir?
Zamanlanmış mail, e-posta’larınızı seçtiğiniz bir zaman diliminde otomatik olarak göndermenize olanak tanıyan bir ayarlama işlemidir. Planlanmış bir e-posta ile kitlenize e-posta’yı görme veya açma olasılıklarının en yüksek olduğu zamanda ulaşabilir, e-posta’larınızı önceden belirlenmiş bir zamanda toplu olarak gönderilecek şekilde planlayabilirsiniz. Hatta e-posta’larınızı farklı zaman dilimlerinde bulunan hedef kitleler için farklı gruplar halinde planlamak isterseniz, bu, onlara en uygun zamanlarda ulaşmanızı sağlar.
Zamanlanmış mail oluşturma, işinizin diğer önemli yönlerine odaklanmak için daha fazla zaman kazanırken pazarlama ve iletişiminizde zamandan tasarruf etmenizi sağlar. E-posta zamanlama, tatilde veya iş gezisindeyken bile etkileşimi sürdürmek için mükemmel bir çözüm sunar. Gmail ve Outlook gibi popüler e-posta hizmetleri bu özelliği sunar, ancak daha sağlam planlama için e-posta otomasyon araçlarını kullanabilirsiniz.
Zamanlanmış Mail Nasıl Çalışır?
Zamanlama mailinin çalıştığı genel bir yol vardır. Her şey, göndermeyi planladığınız mesajı oluşturmakla başlar. Hazır olduğunda, teslim edilmesini istediğiniz zamanı ayarlarsınız. E-posta’nın gönderileceği zamanın seçilmesi, “gönder” butonuna tıklamadan önce yapılmalıdır.
Zamanlanmış Mail Göndermenin Avantajları Nelerdir?
Aşağıdaki listede zamanlanmış mail göndermenin bazı avantajlarını bulabilirsiniz:
1. Saat dilimi sorunlarından kaçınma
Zamanlanmış bir mail ile e-posta’nızı farklı saat dilimlerindeki abonelerinize uygun zamanda teslim edebilirsiniz. Herkese saat 19:00’da (aboneleriniz için sabah olabilir) bir e-posta göndermek yerine e-posta’nızı hedef kitlenizin coğrafi konumuna göre ayarlayabilirsiniz.
2. Dönüşümleri hedeflemek için gönderme sürelerini optimize etme
İnsanlar ofisten çıkmak için acele ederken Cuma günü gönderilen e-postalar kaybolabilir. Abonelerinize e-posta göndermek için en uygun zamanları seçmek ve onları içeriğinize tıklamaya ikna etmek için kullanıcılarınız hakkında bildiklerinizi kullanabilirsiniz.
3. Gönderim sürelerini sizin için optimize etme
Araştırmalar abonelerinize ulaşmak için en iyi zamanın hafta sonları olduğunu söylese bile bazen hafta sonları çalışmak istemezsiniz. Çalışmadığınız zamanlarda göndermek için e-postaları önceden planlayabilirsiniz.
4. Tutarlılık yaratma
E-posta teslimatını zamanla özelliğini kullanmak, verileri tutarlı tutmak ve dönüşümleri artırmak için e-posta’ları düzenli bir programa göre gönderme konusunda size avantaj sağlar. E-posta otomasyonuna benzer şekilde, planlanmış e-posta teslimatları, daha kısa sürede daha fazlasını yapmamızı sağlayan bir sonraki adımdır ve bu bizim için işe yarar.
5. Uygun zamanlamaya ulaşma
Bazı durumlarda, bir e-posta’nın belirli bir zamanda alıcının e-posta kutusunda olmasını isteyebilirsiniz. Örneğin, farklı zaman dilimlerinde çalışan kişilere e-posta gönderirken, e-posta’yı uygun saatte göndererek, iletişimin daha etkili olmasını sağlayabilirsiniz.
6. Daha iyi pazarlama stratejileri
Pazarlama e-posta’ları, hedef kitlenin dikkatini çekmek ve açılma oranlarını artırmak için doğru zamanlama gerektirir. Örneğin, bir promosyon veya indirim duyurusunu hafta sonuna veya tatil dönemine denk getirerek alıcıların ilgisini çekebilirsiniz.
7. Görünür olmak
2021 yılına kadar dünya çapında bir günde gönderilen, iletilen ve alınan elektronik yazışma hacmi yaklaşık olarak 320 milyardı. Bu istatistik, e-posta alıcılarınızın muhtemelen her gün oldukça fazla sayıda mesaj aldığının bir kanıtıdır. E-posta’ları, bir kişinin gelen kutusunun en üstüne gelme olasılığının en yüksek olduğu zamanlarda planlamak ve göndermek, mesajınızın okunmasını ve yanıtlanmasını sağlamak için en iyi seçeneğinizdir.
E-posta Zamanlaması Neden Önemlidir?
Bir e-posta’nın günün belirli bir saatinde okunma olasılığı, başka bir zamana göre daha fazladır. Öğle yemeğinden hemen önce ve sonra e-posta göndermek için en iyi zamanlardır, çünkü bu saatlerde insanların gelen kutularına odaklanma olasılığı daha yüksektir. Birine saat 16:00 civarında bir e-posta gönderirseniz, öğleden sonra gelen kutularının geri kalanıyla birlikte listenin en altında kalırsınız. Bu yüzden bir e-posta göndermeden önce e-posta’nızın içeriğini, ne sorduğunuzu ve kişinin cevap vermek için enerjisini ne zaman harcayabileceğini düşünün.
Yeni bir projeye başlamaya çalışıyorsanız, Cuma günü saat 16:00’da bir e-posta göndermek, e-posta’nızın dikkate alınmamasını sağlayacaktır. Bunun yerine, bu e-posta’yı Salı günü öğle yemeğinden hemen sonra gönderin. Bu zaman dilimi insanların okumaya ve yanıt vermeye daha açık olduğu bir dönemde olduğundan, e-posta’nızın okunması daha kolay olacaktır.
Peki e-posta göndermek için en iyi saatler nelerdir?
- Sabah 10: Sabahın geç saatleri e-posta göndermek için en iyi saatler olarak kabul edilir, ancak çoğu kişi sabah 10’un e-posta göndermek için mümkün olan en iyi zaman olduğunu bilir. Ayrıca, 11:00 iyi bir zaman olarak kabul edilir.
- 20:00: Bu zamanlamalar sıra dışıdır, ancak insanlar yatmadan önce daha fazla boş zamanı olacağı için e-posta’larını kontrol ederler. Bu nedenle, bu zaman diliminde bir e-posta göndermek, daha iyi bir tıklama oranı sağlar.
- Sabah 6: Hepimiz akıllı telefon bağımlısıyız ve gözlerimizi açar açmaz ellerimiz otomatik olarak telefonlarımızdaki mail uygulamalarına gider. Bu sayede 6-7 saatleri arasında her şey hakkında güncel bilgiler sağlayabiliriz.
Bunlar, e-posta’larınızın açılma oranlarını etkileyen birçok faktörden birkaçıdır.
Gmail’de Zamanlanmış Mail Nasıl Oluşturulur?
Gmail hesabınız için e-posta planlamanın iki yolu vardır: bir web tarayıcısı veya akıllı telefonlar ve tabletler için Gmail uygulamasını kullanmak.
Bir web tarayıcısında Gmail’de zamanlanmış mail göndermek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- Yeni bir mesaj taslağı oluşturmak için “Oluştur”u tıklayın.
- E-posta’nızı, “Kime” ve “Konu” satırları dahil olmak üzere normal şekilde yazın.
- E-posta’yı planlamaya hazır olduğunuzda, “Gönder”in yanındaki açılır butona tıklayın.
- Önceden ayarlanmış seçenekler arasından seçim yapın: “yarın sabah”, “yarın öğleden sonra” veya mesajı taslağı oluşturduğunuz günden sonraki bir hafta. Ayrıca, mesajın programını kişiselleştirmek için “tarih ve saat seçme” seçeneğine de kullanabilirsiniz.
Gmail mobil uygulamasında zamanlanmış mail göndermek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- Gmail uygulamasında, yeni bir mesaj oluşturmak için sağ altta “E-posta Yaz” seçeneğine tıklayın.
- E-posta’yı doldurduktan sonra, daha fazla seçenek için dikey “⋮” veya yatay “…” üç noktaya tıklayın.
- Mesajı planlamayı bitirmek için “Göndermeyi planla”ya basın, ardından “bir seçenek belirleyin”.
Outlook 365’te Zamanlanmış Mail Nasıl Oluşturulur?
Outlook’un birçok kullanıcısı için Outlook’ta bir e-postanın nasıl planlanacağını öğrenmek bir hayat kurtarıcıdır. Zamanlanmış mail oluşturma, iş profesyonellerine katma değerli görevlere odaklanmaları için daha fazla zaman verir ve belirli gün ve saatlerde e-posta’ları birer birer gönderme yükünü hafifletir.
Peki Outlook’ta zamanlanmış mail nasıl oluşturulur?
- Mesajınızı yazmaya başlamak ve mesajı kimin alacağını ve konuyu belirtmek için sol üstteki “Yeni posta” butonuna tıklayın.
- Mesajın sol alt tarafındaki açılır oku tıklayın ve “Göndermeyi zamanla”yı seçin.
- Mesajın teslim edilmesini istediğiniz tarih ve saati seçin, ardından “Gönder”e basın.
Hareket halindeyken Outlook web uygulamasında e-posta göndermeyi planlamak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- Outlook.com web uygulamasını açın.
- Sol üst taraftaki mesajınızı hazırlamak için “Yeni posta”ya tıklayın.
- “Kime” alanını ve eklemek istediğiniz bilgileri doldurun.
- Sol üst tarafta, “Gönder”in yanındaki açılır oku seçin.
- “Göndermeyi zamanla”yı tıklayın ve mesajınızı erteleyin.
- E-postayı planlamayı bitirmek için “Gönder”e basın.
Yahoo’da Zamanlanmış Mail Nasıl Oluşturulur?
Ne yazık ki, Yahoo’nun Gmail veya Outlook gibi bir e-posta planlama özelliği yoktur. Bu nedenle, Yahoo’da e-posta’ları zamanlamak için Later.io gibi üçüncü taraf bir hizmet kullanmanız gerekir. Bu uygulamanın ücretsiz planı, ayda 10 adede kadar e-posta göndermenize izin verir, fakat 1000 e-posta size aylık 3,33 dolara mal olur.
Apple Mail’de Zamanlanmış Mail Nasıl Oluşturulur?
Apple Mail de e-posta’ları daha sonraki bir zaman diliminde göndermek için bir e-posta planlama uygulaması gerektirir. Örneğin, Mailbutler’ın “Daha Sonra Gönder” özelliği, Apple Mail’de e-posta gönderimini ertelemek için tercih edilir.
Uzman Posta’da Zamanlanmış Mail Nasıl Oluşturulur?
Uzman Posta’da zamanlanmış mail göndermek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
- Zamanlanmış gönderim ile mesaj merkezi üzerinden e-posta göndermek için sol menüde bulunan Yeni E-posta butonuna tıklayın.
- Açılan ekrandaki ilgili alanları doldurarak e-posta alıcılarını, e-posta konusunu ve e-posta içeriğini belirleyin.
- Oluşturmuş olduğunuz Yeni E-posta’nın gönderileceği tarih ve saati seçerek, Gönder butonuna tıklayın.
- Detaylı tarih seçmek isterseniz Tarih Seçin bölümüne tıklayabilirsiniz.
- Zamanlanmış gönderinizi Taslaklar klasöründe görüntüleyebilirsiniz. Seçmiş olduğunuz tarih ve saatte ilgili gönderim gerçekleşecek, oluşturmuş olduğunuz e-posta Gönderilenler klasörüne taşınacaktır.
Otomatik Mail Gönderme Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
1. Zamanlanmış bir e-postayı nasıl gönderirim?
Bir e-posta’nın planlanması servis sağlayıcıya göre değişir. Çoğu e-posta sağlayıcı, yeni iletinin ayarlarını düzenleyerek mesajı planlamanıza izin verir.
2. Bir e-posta’yı planlayıp planlamadığınızı kimse bilebilir mi?
Planlanmış bir mail gönderdiğinizi kimse bilemez. İnsanlar her zamanki gibi sadece e-posta’yı aldıkları tarih ve saati görürler.
3. Zamanlanmış mail nasıl çalışır?
Zamanlanmış e-posta, bir e-posta yazıp belirli bir tarih ve saatte göndermenizi sağlar.
4. Gmail’de zamanlanmış mail gönderebilir miyim?
Evet, Gmail’de e-posta zamanlayabilirsiniz. E-posta’nızı normal şekilde yazın, ardından Gönder butonunun yanındaki açılır oka tıklayın ve “Göndermeyi planla”yı seçin.
5. E-posta göndermek için günün en iyi zamanı nedir?
E-posta göndermek için en iyi zaman, alıcıya, saat dilimine ve alışkanlıklara bağlıdır. Araştırmalar, mesajlarınızı ortalama olarak sabah 6, 10, 14 veya akşam 20 ile gece yarısı arasında göndermeniz gerektiğini söylemektedir.
6. E-posta’mı belirli bir zamanda göndermek üzere planlayabilir miyim?
Evet. E-posta’nızı, aynı gün, sonraki gün veya bugünden birkaç gün sonra, belirli bir zamanda gönderilecek şekilde planlayabilirsiniz. Hatta e-postayı göndermek istediğiniz zamanı son ana kadar değiştirebilirsiniz.
7. Gmail’de nasıl otomatik e-posta oluştururum?
Belirli bir zamanda teslim edilmesini planlayarak Gmail’de otomatik bir e-posta oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için, normal Gönder’in hemen yanındaki açılır oktan “Göndermeyi planla” butonunu bulun ve zamanınızı seçin.
