GTM Teknoloji Holistik E-Posta Migrasyonu

Hızlı projelendirme, hızlı teklif ve hızlı tedarik modellemesi ile daima yüksek müşteri memnuniyeti esası ile çalışan GTM teknoloji, şirket hafızasında fuar ve iş temaslarından edindiği 20 bini aşkın profesyonel kontağı barındıran büyük bir kurumsal iletişim ağını yönetmektedir.

Merkezi ofisi İstanbul’da bulunan GTM Group, Almanya Frankfurt’ta yer alan GTM Europe ofisleri ile daima aktif iletişimini sürdürürken, sistem entegratörü rolü ile temsil ettiği markalar nezdinde ülkemizin önemli endüstri ve savunma sanayi kuruluşları ile stratejik projeler geliştirmekte, bahsi geçen tüm bu iletişim ağını yönetirken yüksek güvenlik standartlarında elektronik mesajlaşma ağlarına ihtiyaç duymaktadır.

Grubun sahip olduğu pek çok şirket için çoklu alan adları altında ve değişken sayıda e-posta hesabı yöneten GTM Teknoloji, çalışan yetkilendirmeleri ve belirli regülasyonlar gereği kullanıcı bazlı e-posta kuralları işletmekte, gönderilerini önem seviyelerine göre sınıflandırmakta ve düzenli teslim raporları ile iş ve iletişim sürekliliğini takip etmektedir.

Mevcut Yapı Zafiyetleri ve Proje İhtiyaçları

Kurulduğu ilk dönemde ücretsiz bir e-posta servisi ile çalışan GTM Teknoloji, yakın geçmişe kadar e-posta servisini standart hosting hizmetleri üreten bir firmadan almaktaydı. Bu süreçte istenmeyen e-posta trafiği ve zararlı yazılım içeren gönderiler ile sınırlı filtreleme kabiliyetlerine sahip yetersiz bir servis vasıtasıyla baş etmeye çalışan şirket, e-posta iletişimlerinde regülasyon uygulayan kamu kurumlarının talep ettiği standartları sağlarken çalıştığı web hosting şirketinden yeterli desteği de alamıyordu.

Bu dönemde işinin en önemli parçası olmasına rağmen plansız servis kesintileri sebebiyle e-posta kayıpları ile yüzleşen GTM teknoloji, şirket hafızasını oluşturan e-posta arşivlemelerini manuel yönetmek zorunda kalıyor; Yedek dosyalarını çevrimdışı ortama taşımak, lokal yedekler almak ve bu sürecin doğal sonucu olarak ihtiyaç duyduğu anda yazışma geçmişlerine erişememek gibi kritik problemler yaşıyordu.

Eski sağlayıcısı ile çalıştığı dönemde önem seviyesi yüksek gönderilerinde teslim raporları alamadığı için ilgili kurumlarla mükerrer telefon iletişimi kurmak zorunda kalan GTM Teknoloji, sahip olduğu 20 bini aşkın kurumsal kontağın yönetimini e-posta platformundan bağımsız excel listelerinde tutuyor, mükerrer kayıtların tespiti ve kontak sınıflandırmada önemli ölçüde operasyonel mesai harcıyordu.

Zafiyet Analizi neticesinde öne çıkan başlıklar:

• SPAM geçitleri güncel tutulamıyor, istenmeyen ve zararlı yazılım kaynaklı e-posta trafiği iletişim verimliliğini önemli ölçüde düşürüyordu.
• Çoklu alan adları üzerindeki DKIM, SPF ve DMARC kayıtlarındaki eksiklikler ve tutarsızlıklar sebebiyle kamu kurumları başta olmak üzere kritik e-posta iletişimlerinde aksamalar yaşanıyordu.
• Plansız kesintiler ve gönder / al servislerindeki aksamalar neticesinde yaşanan e-posta kayıpları iş sürekliliğini olumsuz etkiliyordu.
• Mevcut platformda çevrimiçi e-posta arşivleri oluşturmak mümkün olmadığı için manuel takip gerektiren import / export akışları operasyonel yükler oluşuyordu.
• Standart dışı dağıtık yapıda planlanan e-posta provizyonlamaları sebebiyle her yeni alan adı veya e-posta için yeniden planlama ve bağımsız hesap oluşturma işlemleri şirket iç süreçlerinde verimsizliğe neden oluyordu.
• Şirket içi denetim amaçlı e-posta yazışma takibi ve hesap bazlı kurallar işletilemiyordu.
• Şirketin sahip olduğu kurumsal kontakların yönetimi, sınıflandırılması ve güncelliğinin korunması tamamen manuel süreçlere bağlı, bir başka operasyonel verimsizlik kaynağıydı.

Proje İhtiyaçları:

• Tüm e-posta hesaplarını kesintisiz ve kayıpsız yeni altyapıya taşıyabilmek.
• Kesintisiz e-posta iletişimini garanti altına almak.
• Şirketin sahip olduğu tüm e-posta mimarisini, hesap provizyonlamalarını alan adlarından bağımsız tek noktadan yönetebilmek.
• Şirket içi ve şirket dışı e-posta gönderim kurallarını yapılandırmak. E-posta trafiğiniz denetlenebilir hale getirmek.
• Kaynak esnekliğine sahip, online e-posta arşivleme mimarisi oluşturmak.
• E-posta teslim raporları ile şirketin iletişim takip kabiliyetini arttırmak.
• Kurumsal kontak yönetimi ve müşteri segmentasyonu ile şirketin aktif pazarlama süreçlerini iyileştirerek, sürdürülebilir hale getirmek.
• Sürekli güncel SPAM geçidi ve KARANTİNA uygulamaları ile istenmeyen posta trafiğini minimum düzeye indirmek.

Çözüm Planı ve Uygulama

Uzman Posta teknisyenleri tarafından gerçekleştirilen zafiyet analizleri ve proje ister planı neticesinde GTM Teknolojinin ihtiyaç duyduğu Uzman Posta Kurumsal E-posta hesap yapısı oluşturuldu.

Şirketin sahip olduğu tüm alan adı üzerindeki tüm e-posta hesaplarının kullandığı depolama alanları belirlenerek, taşımaya konu alan adlarına bağlı tüm e-posta kullanıcılarının adres defterleri, takvimleri, dağıtım grupları ve klasörleri haritalandı ve migrasyona hazır hale getirildi.

Proje yalnızca e-posta servislerinin taşınmasını kapsadığı için müşterimizin alan adları üzerinde hizmet veren web sitelerinde hiç bir değişiklik yapılmadı. Taşımaya konu tüm alan adı üzerindeki tüm e-posta servisleri Uzman Posta altyapısına aktarılırken, ilgili web siteleri mevcut barındırma çözümünde var olmaya devam edecek biçimde taşımaya konu edilmedi.

İş sürekliliğinin aksamaması için GTM Teknoloji ile mutabık kalınan hafta sonu takviminde ilgili alan adlarının DNS geçişleri tamamlanarak taşıma operasyonu başlatıldı.

DNS geçişinin kök sunucularda doğrulanmasının ardından mevcuttaki tüm e-posta içerikleri Uzman Posta altyapısı üzerinde replike edilen yeni hesaplara aktarılıp, işlem logları ile birlikte veri paketlerinin konfirmasyonu sağlanarak müşterimizin tüm alan adları ve e-posta hesapları aktif hale getirildi.

İkinci aşamada tüm hesapların adres defterleri ve takvimleri Uzman Posta üzerine aktarıldı. Dağıtım grupları oluşturuldu. Müşterimizden alınan kural setleri, adreslenen e-posta kullanıcılarına uygulanarak aktif hale getirildi. Bu aşamada yine müşterimizin talep ettiği ve eski sistemlerinde var olmayan kara liste - beyaz liste adaptasyonları tamamlanarak, proje planlanan tüm isterlerini yerine getirmiş vaziette müşterimizin kullanımına sunuldu.

İlgili çözüm planı uygulaması 2 Uzman Posta teknisyeni ile 1 saat 41 dakikası DNS geçişi olmak üzere toplamda 7 saat 24 dakikada tamamlandı. Bu süre zarfında hiç bir e-posta iletişimi aksamadı ve herhangi bir veri kaybı yaşanmadı.

Sağlanan Avantajlar

Proje uygulamasını takip eden ilk 90 günün sonunda müşterimizin edindiği kantitatif sonuçlara aşağıda yer verilmiştir.

• Teslim edilebilirlik oranı %100’e ulaştı

  Servis kaynaklı teslim problemleri ortadan kaldırıldı.

• Ayda 2 adam / gün iş gücü tasarrufu sağlandı

  E-posta arşivleme ve kurumsal kontak yönetimi için düzenli olarak sarf edilen işgücü maliyeti sıfırlandı. Mesajlar gönderildikten sonra teslimi teyit amaçlı aramalar sona erdi

• SPAM filtrasyonu %98.7 başarıyla gerçekleştirildi

  İstenmeyen e-posta akışı, güncel kural setleri ile %98.7 oranında azaltılarak minimize edildi. Bu sayede depolama alan sarfiyatında %42 tasarruf sağlandı.

• %100 Regülasyon uyumu sağlandı

  Geçiş ile birlikte KVKK ile uyumlu olarak tüm e-posta kayıtlarının yurt içinde, yüksek güvenlikli, yedekli ve şifrelenmiş biçimde saklanması sağlandı.
  
  Şirketin iletişim sürekliliğini, bir başka ifade ile teknik teslim edilebilirliği arttırmak için tüm e-posta mimarisinde DKIM, SPF ve DMARC kayıtları standarta uygun olarak yapılandırıldı.

• Tüm E-posta trafiği denetlenebilir hale getirildi

  Hesap bazında kural setleri ve yönetici yapılandırmaları ile GTM Teknolojinin sahip olduğu tüm e-posta trafik akışı denetlenebilir hale getirildi.

• Web Siteleri aynı barındırma çözümünde kalarak taşımadan etkilenmedi

  Eski sistemde web siteleri ile birlikte aynı sunucuda yer alan e-posta hesapların taşıması esnasında Web sitelerinin barındırma alt yapısında herhangi bir değişiklik yapılmadı ve tüm web siteleri mevcut sunucularında kesintisiz çalışmaya devam etti.