Fratelli Cosulich Activesync ile Etkin E-Posta Yönetimi & Mobil Senkronizasyonu

Lojistik servislerden Chartering hizmetlerine toplamda 90 şirketi ile 18 farklı ülkede faaliyet gösteren Fratelli Cosulich Group, aralarında Yeni Zelanda, İtalya, Dubai, ABD ve İngiltere gibi yüksek montanlı ithalat - ihracat hacmine sahip ülkelerde yerleşik ofisleri ve yurt içinde İstanbul ve İzmir merkezli lojistik ve depolama ağları ile yıllık ciro büyüklüğü 1.5 Milyar doları bulan önemli bir pazar oyuncusudur.

Global ticari faaliyetlere odaklanan tüm işletmeler gibi operasyon hacmi her geçen gün gelişen Fratelli’nin mevcut ve potansiyel müşterileri ile birlikte, çoklu lokasyonda yerleşik satış ve finans gibi kritik iş birimlerinin şirket içi iletişimlerinde de e-posta çözümlerinin rolü her geçen gün artmaktaydı.

Global ölçekte 100’ü aşkın ofisinde 1.250’den fazla çalışanı arasındaki koordinasyonu ve depolama, nakliyat ve gümrükleme gibi süreçleri başta olmak üzere pek çok iş akışının e-posta omurgası üzerinden işlediği Fratelli’de ihracat ağındaki hızlı büyüme ve buna paralel iş hacimlerindeki lineer artışın doğal sonucu olarak kesintisiz ve kayıpsız e-posta iletişim mecburiyetlerine ek; bu servis bütününün güvenlik, gizlilik ve KVKK uyumu gibi hassas yönetsel beceriler gerektiren ve işletmenin tüm ihtiyaçlarına uygun esnek bir çözümle desteklenme zorunluluğu da düşünüldüğünde; Mevcutta şirket içerisinde yıllardır opere edilen lokal ve sınırlı kabiliyetlere sahip e-posta altyapısının yetersizliği açıkça ortaya çıkmaktaydı.

Mevcut Yapı Zafiyetleri ve Proje İhtiyaçları

Fratelli’nin tüm e-posta trafiği lokal ağı üzerinde pozisyonladığı bir sunucu ve bu sunucuda çalışan Cpanel yazılımı ile yönetilmekteydi. Toplamda 4 ayrı alan adı üzerinde 100’e yakın e-posta hesabını taşıyan ilgili altyapı, kurumun gelişen yönetsel ihtiyaçları ve sürdürülebilirlik taleplerine yanıt veremez hale gelmişti.

Şirketin artan e-posta trafiği neticesinde doğru yapılandırılmayan IMAP protokolleri sebebiyle teslim alınamayan ve gönderilemeyen gönderi sorunları daha da artmış, SPAM geçitlerindeki zafiyetler sebebiyle kirli e-posta yükü kabul edilemez boyutlara ulaşmış, tüm bu temel sürdürülebilirlik zafiyetleri neticesinde Fratelli’nin kritik müşteri iletişimleri dahil pek çok iş akışında kabul edilemez aksamalar meydana gelmişti.

Zafiyet Analizi neticesinde öne çıkan başlıklar:

• Lokal network üzerindeki altyapı elektrik ve network kesintilerinden direkt etkileniyordu.
• Sunucu donanım bakım ve güncelleme maliyetleri süreklilik arz ediyordu
• Doğru yapılandırılmayan protokoller ve teknik problemler neticesinde e-posta iletişimlerinde kayıplar yaşanabiliyordu.
• Yapılandırılan e-posta yönlendirmeleri doğru çalışmıyordu.
• Kurum içi iletişim gizliliğini yönetmek neredeyse imkansızdı.
• SPAM geçitleri güncel tutulamıyor, bu sebeple istenmeyen gönderiler her geçen gün katlanarak artıyordu.

Proje İhtiyaçları:

• Tüm e-posta hesaplarını kesintisiz ve kayıpsız yeni altyapıya taşıyabilmek.
• Kesintisiz e-posta iletişimini garanti altına almak.
• Bakım ve donanım maliyetlerini sıfıra indirmek.
• Şirket için ve şirket dışı e-posta gönderim kurallarını yapılandırmak.
• Çift faktörlü doğrulama ile güvenliği arttırmak.
• Sürekli güncel SPAM geçidi ile istenmeyen posta trafiğini minimum düzeye indirmek.

Çözüm Planı ve Uygulama

Uzman Posta teknisyenleri tarafından gerçekleştirilen zafiyet analizleri ve proje ister planı neticesinde Fratelli’nin ihtiyaç duyduğu Uzman Posta Kurumsal E-posta hesap yapısı oluşturuldu.

Şirketin sahip olduğu 4 alan adı üzerindeki tüm e-posta hesaplarının kullandığı depolama alanları belirlenerek, taşımaya konu alan adlarına bağlı tüm e-posta kullanıcılarının adres defterleri, takvimleri, dağıtım grupları ve klasörleri haritalandı ve migrasyona hazır hale getirildi.

Proje yalnızca e-posta servislerinin taşınmasını kapsadığı için müşterimizin alan adları üzerinde hizmet veren web sitelerinde hiç bir değişiklik yapılmadı. Taşımaya konu 4 alan adı üzerindeki tüm e-posta servisleri Uzman Posta altyapısına aktarılırken, ilgili web siteleri mevcut barındırma çözümünde var olmaya devam edecek biçimde taşımaya konu edilmedi.

İş sürekliliğinin aksamaması için Fratelli ile mutabık kalınan hafta sonu takviminde ilgili alan adlarının DNS geçişleri tamamlanarak taşıma operasyonu başlatıldı.

DNS geçişinin kök sunucularda doğrulanmasının ardından yaklaşık 1 terabayt büyüklüğündeki e-posta içerikleri Uzman Posta altyapısı üzerinde replike edilen mevcuttaki 100’e yakın e-posta kullanıcısının yeni hesaplarına aktarılıp, işlem logları ile birlikte veri paketlerinin konfirmasyonu sağlanarak müşterimizin tüm alan adları ve e-posta hesapları aktif hale getirildi.

İkinci aşamada tüm hesapların adres defterleri ve takvimleri Uzman Posta üzerine aktarıldı. Dağıtım grupları oluşturuldu. Müşterimizden alınan kural setleri, adreslenen e-posta kullanıcılarına uygulanarak aktif hale getirildi. Bu aşamada yine müşterimizin talep ettiği ve eski sistemlerinde var olmayan kara liste - beyaz liste adaptasyonları tamamlanarak, proje planlanan tüm isterlerini yerine getirmiş vaziette Fratelli’nin kullanımına sunuldu.

İlgili çözüm planı uygulaması 2 Uzman Posta teknisyeni ile 1 saat 28 dakikası DNS geçişi olmak üzere toplamda 5 saat 54 dakikada tamamlandı. Bu süre zarfında hiç bir e-posta iletişimi aksamadı ve herhangi bir veri kaybı yaşanmadı.

Sağlanan Avantajlar

Proje uygulamasını takip eden ilk 90 günün sonunda müşterimizin edindiği kantitatif sonuçlara aşağıda yer verilmiştir.

• Teslim edilebilirlik oranı %100’e ulaştı

  Protokol yapılandırmaları ve network - enerji kaynaklı teslim problemleri ortadan kaldırıldı.

• Ayda 4 adam / gün iş gücü tasarrufu sağlandı

  Sunucu bakımı ve teknik yapılandırmalar için düzenli olarak sarf edilen işgücü maliyeti sıfırlandı.

• SPAM filtrasyonu %98.7 başarıyla gerçekleştirildi

  İstenmeyen e-posta akışı, güncel kural setleri ile %98.7 oranında azaltılarak minimize edildi. Bu sayede depolama alan sarfiyatında %42 tasarruf sağlandı.

• Lisans, donanım ve bakım maliyetleri sıfırlandı

  Altyapı taşıma yükü ile birlikte gelen lisans, donanım ve bakım maliyetleri ortadan kalktı.

• Güvenlik 2 kat arttırıldı

  Çift faktörlü otantikasyon ve karantina uygulamaları ile e-posta güvenliği 2 kat arttırıldı.

• Yönetilebilirliği arttıran 12 yeni kural seti kazanıldı

  Kara liste - Beyaz liste başta olmak üzere müşterimizin kullandığı mevcut Cpanel altyapısında karşılığı olmayan 12 yeni kural seti ile kurum içi elektronik posta yönetilebilirliği arttırıldı.

• Web Siteleri aynı barındırma çözümünde kalarak taşımadan etkilenmedi

  Eski sistemde web siteleri ile birlikte aynı sunucuda yer alan e-posta hesapların taşıması esnasında Web sitelerinin barındırma alt yapısında herhangi bir değişiklik yapılmadı ve tüm web siteleri mevcut sunucularında kesintisiz çalışmaya devam etti.