Zimbra evrak çantasını kullanarak iş arkadaşlarınızla daha rahat işbirliği yapabilirsiniz. Evrak çantanızdaki klasörleri paylaşabilirsiniz. Paylaştığınız tüm üyeler kendi hakları içinde;
-
Dosya yükleyebilir.
-
Dosya indirebilir.
-
Dosyaları kontrol edebilir.
-
Dosyaların versiyonlarını yönetebilirler.
Zimbra Evrak Çantası Klasör oluşturma
- Evrak Çantası’nda klasör oluşturmak için Evrak Çantası menüsünden sol menüde Evrak Çantası bölümüne sağ tıklayıp ardından açılan pencerede Yeni Klasör seçeneğine tıklayınız.
- Gelen pencerede klasör adı tanımlayıp önem durumuna göre renk seçip Tamam butonuna tıklayınız.
- Oluşturulan klasöre dosya eklemek için Dosyayı Karşıya Yükle butonuna tıklayıp, açılan pencerede yüklenecek dosyaları seçmek için Dosyaları Seç butonuna tıklayınız.Eklenecek dosya maximum 7MB olmalıdır.Dosyayı seçtikten sonra Tamam butonuna tıklayınız.
Zimbra Evrak Çantası Oluşturulan Klasörü Paylaştırma
- Oluşturulan klasörü paylaşmak için Evrak Çantası bölümünden oluşturduğunuz klasöre sağ tıklayıp ardından Klasörü Paylaş seçeneğine tıklayınız.
- Gelen pencerede iç kullanıcılar veya gruplar ya da dış konuklar için Evrak Çantası oluşturabilir, E-posta bölümüne paylaşılmak istenen kulllanıcı hesabı yada grup hesabını yazınız.
- Rol bölümünden paylaştığınız kullanıcı hesabı veya grup hesabını sadece görüntüleyici yada yönetici olarak tanımlayabilirsiniz.
- Mesaj bölümünden paylaşılan klasörlere ait not ekleyebilir yada Standart mesaj gönder seçeneğini seçebilirsiniz.
- URL Paylaşılan öğenin grupta olmayan kişilerin de ulaşması için alt kısımdaki URL ye yönlendirebilirsiniz.
Zimbra Evrak Çantası Dosya Kontrol Etme
Paylaşım yapılan üyeler bir dosyayı kontrol edip gerektiğinde düzenlemeler yaparak, güncellenmiş dosyayı tekrar kontrol edebilir, paylaşılan dosyalar içinde işbirliği yapabilirler.
Dosya kontrol ediliyorken, diğer kullanıcılar bir kilit simgesi görür. Bu işlem birden fazla kullanıcının dosyada aynı anda değişiklik yapmasını önler.
Dosya kontrolü yapabilmeniz için öncelikle evrak çantası içerisinde bir klasörü paylaşmış olmanız gerekmektedir.
Evrak çantasında bir dosyayı kontrol etmek için dosyayı sağ tıklayın ve Dosyayı Kontrol Et’i seçin. Düzenlenecek dosya üzerinde kilit simgesi bulunuyor ise bu dosyanın şu an kilitli olduğunu ve diğer üyelerin bu dosyayı düzenleme yapamayacağını gösterir.
Bir dosyayı evrak çantasına geri getirmek için dosyayı sağ tıklayın ve Dosyayı Kontrol Et’i seçin. Dosyayı değiştirmediyseniz, iptal et seçeneğini tercih edebilirsiniz. Son olarak yüklediğiniz versiyonla ilgili sizden not eklemeniz istenecektir.
Zimbra Evrak Çantası Dosya Versiyonlarını Yönetmek
Evrak çantasında bulunan tüm dosyaların versiyonlarını görebilirsiniz. Dosya versiyonlarını yönetmek için, eski versiyonun üzerine sağ tıklayın ve mevcut versiyonla değiştir tercihini seçin.
