AnatolMedia E-Posta Servisi Taşıma Projesi

Türkiye’nin en hızlı büyüyen reklam ajansları arasında yer alan AnatolMedia, kurulduğu günden bu yana dijital pazarlama odaklı tüm servislerden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için SEO’dan web tasarıma, sosyal medyadan e-posta pazarlamaya kadar birçok hizmet sunmakta ve markanızı bir sonraki seviyeye taşıyabilmeniz için bir dijital ajanstan çok daha fazlasını yapmaktadır.

Küçük ve orta ölçekli işletmelere uygun fiyatlı ve performans odaklı çevrimiçi pazarlama çözümleri sunan Gaziantep merkezli dijital ajansta pek çok iş akışı e-posta üzerinden yürümekteydi. AnatolMedia için hızlı müşteri büyümesi ve buna paralel iş hacimlerindeki lineer artışın doğal sonucu olarak kesintisiz ve kayıpsız e-posta iletişim mecburiyetleri doğmaktaydı. Ajansın tüm ihtiyaçlarına uygun esnek bir çözümle desteklenme zorunluluğu da düşünüldüğünde, e-posta altyapısının yetersizliği açıkça ortaya çıkmaktaydı.

Mevcut Yapı Zafiyetleri ve Proje İhtiyaçları

Yakın geçmişe kadar e-posta servis hizmetini standart hosting hizmeti veren bir firmadan alan AnatolMedia, yüzbinlerce kullanıcının aynı IP adresi ve mail sunucusunu kullandığı bu hizmet yüzünden; gönder / al servislerinde aksamalar, istenmeyen e-posta trafiği, zararlı yazılım içeren gönderiler ve yapılandırılamayan bir e-posta yönetim paneli ile baş etmeye çalışıyordu.

Tüm bu temel sürdürülebilirlik zafiyetleri sonucunda AnatolMedia’nın kritik müşteri iletişimleri dahil pek çok iş akışında kabul edilemez aksamalar meydana gelmişti.

Zafiyet Analizi neticesinde öne çıkan başlıklar:

• Gönder / al servislerinde meydana gelen aksamalar sonucunda yaşanan e-posta kayıpları, iş sürekliliğini negatif yönde etkiliyordu.
• Doğru yapılandırılmayan protokoller ve teknik problemler sonucunda müşterilerle e-posta iletişimlerinde kayıplar yaşanabiliyordu.
• Güncel olmayan filtreler yüzünden SPAM e-posta trafiği her geçen gün artıyor ve verimlilik önemli ölçüde düşürüyordu.
• Yapılandırılamayan e-posta yönetim paneli sebebiyle yaşanan zaman kaybı şirket içi süreçlerde verimsizliğe neden oluyordu.

Proje İhtiyaçları:

• Sorunsuz bir e-posta deneyimi için tüm e-posta hesaplarını kesintisiz ve kayıpsız Uzman Posta altyapısına taşımak.
• Hiçbir veri kaybı ve kesinti olmaksızın e-posta iletişiminizin aksamamasını garanti altına almak.
• Sürekli güncel tutulan ve sıfıra yakın hata ile çalışan SPAM filtreleri ile istenmeyen posta trafiğini minimum düzeye indirmek.
• Şirket için ve şirket dışı e-posta gönderim kurallarını yapılandırmak.
• Yapılandırılabilir ve gelişmiş yönetim paneli ile şirket içi süreçlerde verimliliği artırmak.

Çözüm Planı ve Uygulama

Uzman Posta teknik ekibi tarafından tarafından gerçekleştirilen zafiyet analizleri ve proje planı neticesinde AnatolMedia’nın ihtiyaç duyduğu Uzman Posta kurumsal e-posta hesap yapısı oluşturuldu.

Şirketin sahip olduğu alan adı üzerindeki tüm e-posta hesaplarının kullandığı depolama alanları belirlenerek, taşımaya konu alan adlarına bağlı tüm e-posta kullanıcılarının adres defterleri, takvimleri, dağıtım grupları ve klasörleri haritalandı ve taşımaya hazır hale getirildi.

Proje sadece e-posta servislerinin taşınmasını içerdiği için AnatolMedia’nın alan adları üzerinde hizmet veren web sitelerinde hiç bir değişiklik yapılmadı. Tüm e-posta servisleri Uzman Posta altyapısına aktarılırken, ilgili web siteleri mevcut barındırma çözümünde var olmaya devam edecek biçimde taşımaya konu edilmedi.

İş sürekliliğinin aksamaması için AnatolMedia ile mutabık kalınan hafta sonu takviminde ilgili alan adlarının DNS geçişleri tamamlanarak taşıma operasyonu başlatıldı.

DNS geçişinin kök sunucularda doğrulanmasının ardından mevcuttaki tüm e-posta içerikleri Uzman Posta altyapısı üzerinde replike edilen yeni hesaplara aktarılıp, işlem logları ile birlikte veri paketlerinin konfirmasyonu sağlanarak müşterimizin tüm alan adları ve e-posta hesapları aktif hale getirildi.

İkinci aşamada tüm hesapların adres defterleri ve takvimleri Uzman Posta üzerine aktarıldı. Dağıtım grupları oluşturuldu. Müşterimizden alınan kural setleri, adreslenen e-posta kullanıcılarına uygulanarak aktif hale getirildi. Bu aşamada yine müşterimizin talep ettiği ve eski sistemlerinde var olmayan kara liste - beyaz liste adaptasyonları tamamlanarak, proje planlanan tüm isteklerini yerine getirmiş vaziyette AnatolMedia’nın kullanımına sunuldu.

İlgili çözüm planı uygulaması 2 Uzman Posta teknisyeni ile toplamda 30 günde tamamlandı. Bu süre zarfında hiç bir e-posta iletişimi aksamadı ve herhangi bir veri kaybı yaşanmadı.

Sağlanan Avantajlar

Proje uygulamasını takip eden ilk 90 günün sonunda müşterimizin edindiği kantitatif sonuçlara aşağıda yer verilmiştir:

• Gelen e-posta trafiği kesintisiz hale getirildi

  Yedekli ve birden fazla lokasyonda bulunan mail alıcı sunucuları ile gelen e-posta trafiği kesintisiz hale getirildi.

• E-posta teslim oranı %100’e ulaştı

  Hosting servis sağlayıcıdan kaynaklı teslim edilebilirlik sorunları tamamen ortadan kaldırıldı.

• Mail gönderiminde blacklist sorunu çözüme ulaştırıldı

  Yedekli yapıdaki mail gönderici sunucu ve yüksek repütasyonlu IP’ler sayesinde, mail gönderiminde kara liste problemleri ortadan kalktı.

• Gelişmiş karantina özelliği ile SPAM filtrasyonu %98.7 başarıyla gerçekleştirildi

  stenmeyen e-posta akışı; güncel filtreler, AnatolMedia’nın belirlediği kurallar ve gelişmiş anti-spam servisi %98.7 oranında azaltıldı

• Güvenlik 2 kat arttırıldı

  Çift faktörlü otantikasyon ve karantina uygulamaları ile e-posta güvenliği 2 kat arttırıldı.

• Veri güvenliği 20 kat artırıldı

  Çift katmanlı doğrulama (2FA), işletmeye özel IP yetkilendirmeleri, hesaplara özel gönderim kuralları, sadece kendi alan adına e-posta gönderebilme gibi gelişmiş yetkilendirmeler sayesinde veri güvenliği 20 kat artırıldı..

• Gelişmiş yönetim paneli ile 12 yeni kural seti kazanıldı

  Gelişmiş güvenlik panelinde bulunan; "Sadece şirket içi mesaj gönder" yetkilendirmesi, Yönetilebilen Karantina Sayfası, Dolunca kotasını arttıran esnek hesaplar, Size Özel Sınırsız e-posta kuralı oluşturabilme, GAL ile ortak şirket adres defteri, SMS ile kolayca şifre yenileme, Kişiselleştirilebilir hesaba özel e-mail imzası, Otomatik "Ofis Dışında" mesajı, Markanız ile Logo ve Arkaplan Özelleştirebilme, Bulut Depolama ve Dosya Paylaşımı, İşletmenize özel domain tanımlama ve Otomatik senkronizasyon kural setleri ile kurum içi e-posta yönetilebilirliği kolaylaştırıldı.

• Kesintisiz ve kayıpsız bir taşıma gerçekleştirildi

  Web siteleri ile aynı sunucuda barındırılan e-posta hesaplarının taşıması esnasında tüm web siteleri mevcut sunucularında kesintisiz çalışmaya devam etti. Taşıma hiçbir veri kaybı ve kesinti yaşamadan gerçekleştirildi.